Få fart på flowet

De sløser reelt med ressourcerne. Uden at vide det. Det gælder både individer, private og offentlige virksomheder og endda hele samfund. Det konkluderer de to svenske forskere Niklas Modig og Pär Åhlström fra Stockholm School of Economics i bogen ”Dette er lean”, der i de svenske og engelske udgaver fra 2012 allerede er solgt i mere end 50.000 eksemplarer.

Du har travlt, ikke sandt? Alle omkring dig har også travlt. Vi har alle sammen hele tiden travlt. Vores dag er pakket med møder, aftaler og opgaver, og vi udnytter vores ressourcer fuldt ud og lidt til med at holde gang i mindst 12 projekter på samme tid. Du anser dig som helst for at være supereffektiv, men er du nu også det? Dette retoriske spørgsmål opstillede de to svenske forskere, da de lancerede den danske udgave af ”This is lean” på en forelæsning på CBS den 3. maj. Den danske udgave har titlen ”Dette er lean”.

Effektivitetsparadokset
Effektivitet handler om at skabe værdi, og det forhold at vi har travlt, er ikke det samme som, at vi skaber værdi. Det kalder Modig og Åhlström for effektivitetsparadokset.

For at forstå effektivitetsparadokset skal vi skelne mellem to former for effektivitet, som de to svenske forskere kalder henholdsvis ressourceeffektivitet og floweffektivitet. Ressourceeffektivitet er et indefra-ud perspektiv designet til at udnytte ressourcer maksimalt. Dette er en den traditionelle form for effektivitet. I flere hundrede år har den vestlige industrialisering og økonomiske udvikling været baseret på introduktion af måder at udnytte ressourcer endnu mere optimalt.

Kontrasten til ressourceeffektivitet er ifølge forskerne floweffektivitet. Det er et udefra-ind perspektiv, der er designet til på effektiv vis at imødekomme kundebehov ved at reducere den tid en sag, vare eller anden enhed flyder gennem en organisation, også kaldet gennemløbstiden. Enheden kan for eksempel være et produkt i en produktionsvirksomhed, en patient på et sygehus eller et projekt, der skal udvikle en ny mobiltelefon. Floweffektivitet bryder med den traditionelle og naturlige fokus på effektiv udnyttelse af ressourcer.

Overdrevet fokus på ressourceudnyttelse
Det er vigtigt at udnytte ressourcer effektivt, men det er også vigtigt at dække kundernes behov på en effektiv måde. Vil man opnå både en høj udnyttelse af ressourcer og høj kundetilfredshed, er begge forme for effektivitet vigtige. Men mange virksomheder og organisationer er mere fokuserede på ressourceeffektivitet end på floweffektivitet. Høj kapacitetsudnyttelse er ikke kun betragtet som en god kvalitet, det er ofte det primære mål. Det fører typisk til en ophøjelse af det at have travlt, målet bliver ”at have travlt”.

Med det udgangspunkt vil en velledet organisation have meget lidt eller ingen ledig kapacitet. Det vil set fra organisationens synspunkt syne til at være en fordel. Men der er et problem. En ressourceeffektiv tilgang giver problemer ud fra et kundeperspektiv og har en række negative effekter, der i mange tilfælde betyder, at:

• tilgangen skaber masser af spild eller skjult ineffektivitet, og
• at den samlede effektivitet for hele produktionskæden bliver langt lavere end, virksomheden tror.

Den ineffektive effektivitet
Ressourceeffektivitet har en række negative effekter, som skaber nye behov, som kræver ekstra ressourcer, merarbejde og opgaver som ikke ville opstå i en floweffektiv organisation. Det er her, vi finder ”effektivitetsparadokset”. Paradokset består i det faktum, at et stort fokus på udnyttelse af ressourcer har tendens til at øge mængden af arbejde. Organisationer, der i meget stor udstrækning fokuserer på ressourceeffektivitet, beder ifølge de to svenske forskere Niklas Modig og Pär Åhlström fra Stockholm School of Business selv om en række negative effekter. De er ikke kun negative ud fra et kundeperspektiv, men også ud fra et medarbejder- og virksomhedsperspektiv. Disse negative effekter har ifølge forskerne deres udspring i tre ineffektivitetskilder:

• Lange gennemløbstider – som fx skaber højere lager- og kapitalbinding samt lavere likviditet og finansieringsevne.
• Mange flowenheder – som fx skaber behov for mere lagerplads, reducerer overblik og skjuler kvalitetsproblemer.
• Meget omarbejde – som fx skaber mental nedetid, mange overleveringer og tilhørende frustrationer samt kvalitetsproblemer.

Det kalder forskerne for ”overflødigt arbejde”, og de betegner det grudlæggende som spild af ressourcer.

Skab en floweffektiv produktion
Èn strategi til at løse effektivitetsparadokset hedder ”lean”. Lean fokuserer på flow og handler om at se det hele billede samt fokusere på reelle kundebehov. Lean har været ekstremt succesfuldt til at fjerne spild i mange brancher og sektorer, men forskerne mener, at konceptet trods succesen både er dårligt defineret og dårligt forstået.

Lean er ifølge forskerne ikke metoder og værktøjer. Lean er heller ikke principper, som ellers er en almindelig opfattelse. De mener, at lean er en virksomhedsstrategi og en strategi til at nå et mål. Det egentlige spørgsmål bør derfor ifølge Niklas Modig og Pär Åhlström lyde: Hvordan realiserer man en lean virksomhedsstrategi? De videreudvikler spørgsmålet til: Hvilke midler kan øge floweffektiviteten, uden at vi giver afkald på eller endda øger ressourceeffektiviteten?

Se mere på www.thisislean.com eller køb bogen på www.amazon.co.uk