Menneskelige relationer gør outsourcing til succes

De sidder side om side på det gigantiske lager i udkanten af Prag. LEGO-manden Stefan Garsdal og DHL-manden Kevin Skinner arbejder tæt sammen til hverdag, ser et par fodboldkampe sammen i fritiden og blue sky-brainstormer ofte over en kop kaffe på kontoret.

Stefan Garsdal er Senior Director European Distribution Operations for LEGO Koncernen, og Kevin Skinner er site manager for LEGO Koncernens lager i Prag, som DHL Supply Chain har insourcet den daglige drift af. Og det er noget af et lager. På en travl dag får lageret besøg af op mod 300 lastbiler. Det bliver til min. 35.000 lastbiler eller en lille million kubikmeter varer, der flyder igennem lageret på årsbasis.

Læs også: Driv lageret selv eller læg det ud?

Lagerets gulvareal er på 85.000 m2 plus 15.000 m2 mezzanin samt 7.000 m2 produktionsareal i en separat bygning, hvor der produceres displays og Point of Sales-materiale, der bliver brugt til at synliggøre LEGO Koncernens produkter ude i butikkerne. Det er ca. 1.8 millioner pallehåndteringer, da varerne skal håndteres når de ankommer, og når de forlader lageret igen.

Kernekompetence og fokus
Samarbejdet mellem LEGO Koncernen og DHL Supply Chain tog sin start i 2005, hvor Lego Koncernen var presset af dårlige regnskabsresultater og havde behov for at strømline virksomheden. Situationen er for længst blevet vendt, og i dag er hovedincitamentet for at arbejde tæt sammen med strategiske leverandører et spørgsmål om kernekompetence og forretningsfokus.

“Vi har for eksempel valgt at outsource lagerstyringen i Europa til DHL Supply Chain. Én dag om året forhandler vi samarbejdskontrakt, ledet af vores procurement ansvarlige og går denne dag hårdt til hinanden, de andre 364 dage om året arbejder vi meget tæt sammen om fælles mål. Vi investerer begge parter løbende i hele tiden at komme videre. Det er svært og kompliceret, og vi bliver hele tiden klogere på, hvordan vi skal gribe det an. Men vi er ikke i tvivl om, at vi i LEGO Koncernen skal fokusere de fleste af vores kræfter på vores egentlige kernekompetence, som er plaststøbning og i pakning af æskerne og så overlade fx lagerstyring til DHL Supply Chain, for det er deres kernekompetence. En anden bevæggrund er, at vi slipper for selv at bruge ressourcer og ledelseskræfter på at opretholde de kompetencer in house. Vi kan i stedet koncentrere egne ressourcer på kerneforretningen. Vi forventer til gengæld, at DHL Supply Chain investerer innovationskræfter i vores løsning, så vi hele tiden forbedrer vores præstationer. Vi ikke bare forventer det, men følger også løbende op på den KPI-struktur, der nøje følger udviklingen”, fortæller Stefan Garsdal.

Læs også: Lego sikrer pakkeprocessen 20 år frem

Det er ikke kun det europæiske centrallager, LEGO Koncernen har outsourcet. Det er reelt det samlede distributionsnetværk i Europa, der er outsourcet til partnere. Stefan Garsdal bruger derfor metaforen ”ground handling unit” i en lufthavn som den bedste beskrivelse af lageret i Tjekkiet, hvor DHL Supply Chain står for hands-on driften af lageret og transport partnerne kører med varerne. Et mindre team af LEGO-folk overvåger det samlede distributionsnetværk i Europa inklusive Rusland.

Man kan ikke outsource problemer
På spørgsmålet om hvad der er vigtigt at være opmærksom på, når man outsourcer, lyder Stefan Garsdals svar prompte:

”Man kan ikke outsource problemer, og hvis man gør, kan man være sikker på, at problemerne eskalerer. Det er helt afgørende at have fuldt overblik og kontrol over virksomhedens processer, at løse eventuelle problemer og at dokumentere hele procesflowet i forbindelse med en outsourcing-proces. Dette kan være baggrunden for, at nogle vesteuropæiske virksomheder ikke har haft den forventede succes med at outsource produktion til underleverandører. De har fået en billigere vare, men de har fået problemer med kvalitet og logistik og dermed samlet set ikke opnået den forventede besparelse”.

Stefan Garsdal og Kevin Skinner anskuer samarbejdet som:

• To parter i en tæt samarbejdsrelation.
• Begge parter bliver til en vis grad en del af hinandens organisationer.
• Begge parter tænker ”vi” og har fokus på kundens behov.
• Begge parter ser deres hovedrolle som brobygger i værdikæden mellem kunder og produktion/forsyning.
• Begge parter fokuserer på at forstå den anden parts kultur, mål og behov.
• Begge parter tror på, at tillid og forståelse leverer resultater.
• Begge parter fokuserer både på den daglige drift og investerer i fremtidens udvikling.

Kommunikation og tillid
Kevin Skinner uddyber: ”Der er så mange muligheder i hverdagen for, at tingene kan gå galt. Den allervigtigste faktor i et strategisk samarbejde er viljen og evnen til at forstå hinanden. Det er ikke så nemt, som det lyder. Vi er alle en del af vores egen lille verden, og der er uendelig mange muligheder for misforståelser. Forståelse kræver masser af kommunikation, så man kommer ind bag partnerens ord og forstår den egentlige mening og de behov, der ligger bag ordene. En succesfuld outsourcing-relation kræver, at skyttegravene er fjernet, og at samarbejdet er baseret på en gensidig tillidsplatform, ellers kan det gå galt”.

Læs også: Indspark: Er outsourcing stadig den rigtige løsning?

Stefan Garsdal tilføjer: ”Vi skal arbejde lidt med reverse marketing, altså at gøre os attraktive over for DHL Supply Chain. Det skal vi, fordi jo bedre vilkår DHL Supply Chain får for at løse opgaven, jo bedre præsterer hele LEGO Koncernens forsyningskæde”.

Han nævner to eksempler på, hvordan LEGO Koncernen har foretaget investeringer, der på lang sigt gør det muligt for DHL Supply Chain at præstere bedre.

I 2012 blev man enige om at flytte produktionen af display- og Point of Sales-materialer til en separat lokation, så der blev bedre plads til at placere paller på en hensigtsmæssig måde. Det giver et bedre flow af paller på lageret.

Et andet eksempel er etablering af tre elevatorer på Prag-lageret, som transporterer paller fra grundniveau til mezzaninniveau, hvor varerne kan blive forsynet med mærkater på lokale sprog. Det frigiver plads til aktiviteter ved otte porte og øger kapaciteten med 50 lastbiler per dag.

”I sidste uge ansatte LEGO Teamet to nye ledere til deres kontor her på lageret, og jeg deltog i jobsamtalerne. Det synes jeg er et godt billede på, hvor tæt vi samarbejder. Det er vigtigt for samarbejdet mellem LEGO Koncernen og DHL Supply Chain, at den menneskelige kemi spiller rigtigt. Jeg er ikke sikker på, at alle her på stedet har helt styr, hvem der er ansat i hvilken virksomhed – det er positivt”, fortæller Kevin Skinner.