Langt de fleste er i dag fortrolige med brugen af smartphone og tablet til både kommunikation og indhentning af information. En teknologi som video er på få år blevet hver mands eje. Alle kan producere levende billeder med deres smartphone, og man kan sige, at det har "revolutioneret" vores måde at lære og kommunikere på. Hvis virksomheden lægger træningsprogrammer ud på nettet, så kan træning ske præcis når medarbejderen har behov for det, og ikke mindst lige dér, hvor den erhvervede kompetence skal anvendes.
En virksomheds succes hviler i bund og grund på medarbejdernes kompetencer og virksomhedens evne til at omsætte disse kompetencer til gode produkter og processer. Hvis kompetencerne indenfor virksomhedens kerneforretning ligger på det jævne, så bliver produkterne og ydelserne ikke specielt interessante for kunderne, og dermed bliver lav pris den eneste konkurrenceparameter, man kan spille på. Hvis ikke virksomheden evner at udvikle og fastholde kompetencer, og omsætte dem til gennemarbejdede, standardiserede metoder, så vil man levere ydelser af varierende kvalitet med manglende kundetilfredshed som resultat. For enhver virksomhedsleder vil det derfor være en central opgave at sikre de rette kompetencer i organisationen, og sikre, at de bliver omsat til kvalitet i alle dele af organisationens aktiviteter.
Set i det lys kan man undre sig over, at træning og udvikling af træningsværktøjer har en relativt lille rolle i mange virksomheder. Den mundtlige sidemandsoplæring, eventuelt suppleret med skriftlige instruktioner, er stadig en foretrukken træningsmetode, og brug af video, computer eller smartphone har kun i meget begrænset omfang vundet indpas som hjælpemidler. Selv om der er indlysende fordele ved den mundtlige træning, som for eksempel at den kræver et minimum af forberedelse og værdien af den personlige kontakt i træningsforløbet, så har metoden en række væsentlige svagheder og begrænsninger. Først og fremmest er det svært at fastholde en standard. Hvis træningen hviler på mange individuelle træneres opfattelse af budskaberne, kombineret med modtagerens filtrering af det sete og hørte gennem sit personlige opfattelsesfilter, bliver arbejdsmetoder og processer med tiden stadig mere forskellige fra medarbejder til medarbejder. Specielt hvis træningen er et led i en forandringsproces, hvor nye og forbedrede standarder skal implementeres bredt i organisationen, vil det nødvendiggøre en fast forankring, som kan være svær at opnå, hvis træningen gennemføres mundtligt fra mand til mand igennem mange led. Hvis træningen ydermere skal løfte kompetenceniveauet og styre processer i organisationer, som er geografisk spredt, måske endda med enheder i mange lande, gør det udbredelsen ekstra besværlig.
Når brug af de nye teknologier ikke er mere udbredt, så skyldes det nok, at mange viger tilbage for det arbejde, der ligger i at forberede et træningsmateriale, som har den rette kvalitet. Dem, som har forsøgt sig med videooptagelser til træningsformål, vil have erfaret, at der ligger mere arbejde i det, end blot at lade kameraet køre tidstro og håndholdt efter Dogme modellen, og så bruge det ubearbejdede materiale som instruktion. Der kræves både planlægning og efterbearbejdning. Hvilke centrale budskaber skal fremhæves, så man sikrer, at de efterfølgende bliver husket, og hvordan får man klippet det uvæsentlige fra, så træningssekvenserne ikke bliver unødvendigt lange? Endvidere stiller anvendelsen af de elektroniske hjælpemidler til træningen også større krav til en basal viden om undervisningsmetoder, som for eksempel TWI. Man får jo ikke den umiddelbare feedback på modtagerens forståelse af budskaberne, lige som man gør i den mundtlige overlevering.
- Ideelt set bør et træningsprogram opfylde nogle basale krav:
- Det skal være tilgængeligt, når man har brug for det. En arbejdsinstruktion skal for eksempel kunne gennemgås ved start af en opgave, i det omfang operatøren har behov for det.
- Det skal være tilgængeligt der, hvor man skal bruge det. Betjening af en maskine skal ikke læres i et møderum, men ude ved maskinen.
- Det skal være pædagogisk rigtigt opbygget.
- Det skal give den indlæring, som fører til de ønskede kompetencer.
- Det skal være muligt at dokumentere, at de ønskede kompetencer faktisk er opnået.
Indlæring på rette tid og sted
I industrivirksomheder er der lang tradition for, at produktionsinstruktioner ligger som mapper ude ved arbejdspladsen og brugermanualer ligger ved maskinerne. Ligeså har serviceingeniører servicemanualer liggende i deres vogn for det tilfælde, at de bliver præsenteret for en funktionsfejl, de ikke kan opklare rutinemæssigt, og instruktionerne bliver tit benyttet som opslagsværk til repetition af en proces, der tidligere er indlært som en egentlig træning. En ulempe ved papirmanualerne er, at de ofte fylder meget, og at de ikke er umiddelbart tilgængelige, når man står og har brug for dem. Her kommer pcen, stationær såvel som bærbar, tablet og smartphone ind som nogle muligheder for at sikre tilgængelighed på rette tid og sted. Efterhånden er disse elektroniske hjælpemidler blevet så udbredt, at man både kan forvente, at langt de fleste er fortrolige med at betjene dem, og samtidig at de også er ejere af flere af disse hjælpemidler. Træningsprogrammer, der kan downloades til en pc eller hentes via en app, vil derfor kunne opfylde kravet om rette tid og sted.
En af de virksomheder, som har specialiseret sig i opbygning af træningsprogrammer, specielt for det elektroniske medie, er Newish. Her er papiret helt taget ud af træningsprogrammet, idet både instruktioner og vejledninger hentes via pc, tablet eller smartphone. Også de ønskede registreringer, som skal dokumentere processen efterfølgende, leveres via de elektroniske medier. Træningen er i stor udstrækning bygget op som en instruktionsvideo, ledsaget af forklarende tale eller tekst, og som eksempler på anvendelser kan nævnes:
Ecolet, der producerer patientlifter blandt andet til hospitaler, har lagt brugermanualer og tekniske vejledninger over på elektronisk form, med hyppig brug af video. Det har både forøget kvaliteten af produktet for brugeren og samtidig reduceret omkostninger til den skriftlige dokumentation.
Virksomheden "Måltidet", som leverer over 5000 frokoster over rampen hver dag, bruger de elektroniske instruktioner til at gennemføre en standardisering af de daglige arbejdsrutiner, så kvaliteten af produkterne sikres, og samtidig dækker instruktionerne den nødvendige vedligeholdelse af udstyret, så stop i produktionen minimeres.
Plejepersonalet på Odense Universitetshospital modtager elektronisk deres instruktioner i betjening af respirator til brug for patienter med lungesygdomme. Personalet er udstyret med en tablet eller smartphone, og ved at scanne en QR-kode kan de gå direkte til instruktionen i form af billeder, videoklip og tekst, som beskriver den rette betjening af respiratoren.
Fredericia Kommune har sat en QR-kode op på væggen hos de plejekrævende borgere. Ved at scanne koden kan borgerne få adgang til instruktioner, som gør dem selvhjulpne på en række områder, og dermed spares værdifuld tid for hjemmehjælpere. Som eksempel nævnes instruktioner i tilberedning af de middagsretter, som kommunen leverer.
Fælles for de nævnte eksempler er, at instruktionerne skal anvendes og forstås af et stort antal brugere, og bortset fra eksemplet med Fredericia Kommune, er instruktionerne et vigtigt værktøj til at sikre, at opgaverne udføres korrekt efter en forud besluttet standard, så kvaliteten af ydelsen sikres effektivt.
En anden virksomhed, som også leverer en platform for videoløsninger til mange formål, er det finske softwarefirma Dream Broker. Her er den primære forretning at levere en cloud-baseret software, designet til et end-to-end workflow, der gør enhver medarbejder i stand til nemt at oprette, redigere og dele online videoer på både stationære computere og mobile enheder. Selv om det er muligt at få personlig bistand fra Dream Brokers konsulenter, er systemet i høj grad baseret på, at brugeren bliver trænet i brugen af softwaren ved selvstudium, hjulpet på vej af instruktive videoer. De nødvendige hjælpemidler til at skabe et professionelt træningsmateriale er alle til rådighed online.
Som eksempler på mulighederne i systemet nævner Dream Broker:
- Intuitiv og end-to-end cloud baseret løsning - den bruges af alle i organisationen til at oprette, redigere og dele videoindhold (mobile optagelser, skærmoptagelser, eksternt indhold)
- Mobilitet og skalerbarhed - alt fra nogle få brugere til tusindvis kan oprette, se og dele videoer på farten
- Sikkerhed og fleksibilitet - uanset hvilken type organisation, business-funktion, enhed, eller organisatoriske niveau - softwaren passer til de forskellige behov understøttet af de strammeste sikkerhedsforanstaltninger
Dream Broker har mange store, internationale virksomheder i deres produktportefølje, og den finske direktør Mika Ahokas fremhæver, at netop i den globale kommunikation er online video platformen et stærkt hjælpemiddel. Den gør det muligt at komme ud til en stor kreds af medarbejdere eller kunder på tværs af landegrænser med letforståelige budskaber, og mulighederne for at modtage informationerne på de elektroniske medier, som smartphones eller tablets, betyder også, at budskaberne kan komme ud til alle i målgruppen samtidig. Som eksempel nævner Mika Ahokas, at mange virksomheder anvender online video platformen til at informere om virksomhedens overordnede strategi og udvikling på en måde, som er tilgængelig for alle.
Hovedstadens forsyningsselskab HOFOR har i det daglige en stor del af deres medarbejderstab spredt over hele hovedstadsområdet, og her har man haft god nytte af Dream Brokers online video platform. Mange arbejdsinstruktioner er lagt ud på video, tilgængelig når og hvor man har behov for dem. Som eksempel kan nævnes demonstrationen af brugen af it systemer, hvor man på video kan følge cursoren på skærmen mens instruktøren forklarer hvad der sker, og hvordan man skal gøre. Et overbevisende stærkt redskab til træning i brugen af de it systemer, som ofte mange skal beherske i hverdagen, og samtidig et område, hvor en video instruktion vil være ret enkel at fremstille, uden de store forberedelser.
Indholdet af træningsmaterialet skal være i orden
Når træningsprogrammer lægges over på elektroniske medier og gennemføres som digital undervisning uden tæt kontakt mellem instruktør og elev, så stiller det krav til kvaliteten af undervisningsmaterialet, både hvad angår den pædagogiske opbygning og den tekniske udførelse. Lisbet Soya fra firmaet YOUR SETUP Video Production, som leverer videobaserede træningsprogrammer til private og offentlige virksomheder, siger da også, at en god videoinstruktion kræver både grundig forberedelse og nogen efterbearbejdning. Man skal gøre sig helt klart, hvilke centrale budskaber modtageren efterfølgende skal forstå og huske, og man skal kende processen til bunds, så man også kan forklare, hvorfor arbejdsgangen skal forløbe som foreskrevet. Lisbet Soya har flere gange været ude for, at selve processen med optagelse af videoen har medvirket til at optimere arbejdsprocesser og workflows. Lederen har i flere tilfælde kasseret de første filmoptagelser, fordi de mod forventning dokumenterede en uhensigtsmæssig praksis som har sneget sig ind, for eksempel manglende brug af handsker, som foreskrevet. I næste filmoptagelse er den rigtige praksis så blevet dokumenteret.
"Når først en virksomhed er kommet i gang med at producere instruktioner elektronisk, så kan personalet i høj grad selv gennemføre arbejdet med videooptagelser og den efterfølgende vedligeholdelse", siger Lisbet Soya. "Så behøver man måske kun støtte til det pædagogiske og den efterfølgende klipning og bearbejdning. Men i starten vil de fleste have behov for ekstern bistand igennem hele produktionsprocessen, så kvaliteten af det færdige resultat ikke bliver alt for håndholdt".
På trods af fordelene ved de elektroniske løsninger, vil nok de færreste helt overlade træningen til computeren. Hos Nordic Sugar i Nakskov har man fået produceret en videoinstruktion, som skal sikre korrekt betjening af en automatiseret damptørring af roepulp, der sælges til dyrefoder. Anlægget har mange håndtag, ventiler og måleinstrumenter, placeret på flere styretavler, og her hjælper det at kunne tage instruktionen med rundt til de forskellige tavler og blive guidet i betjeningen step for step. Fabriksdirektør Runi Egholm forventer, at den nye teknologi vil være til stor hjælp, når fabrikken starter op med den nye produktionssæson til efteråret, men han siger samtidig, at den ikke helt vil erstatte den mundtlige sidemandsoplæring. Nyansatte vil ikke kunne nøjes med en tablet eller smartphone, og så blive overladt til dig selv. Den grundlæggende oplæring skal ske i den direkte kontakt med den erfarne operatør, som også efterfølgende skal tjekke, at alt er forstået, og at instruktionen faktisk bliver fulgt. Der, hvor videoudgaven for alvor kommer ind i billedet, bliver ved repetition af det lærte, indtil det sidder helt fast, eller når man har været væk fra anlægget i en periode.
Tyveri af know how må ikke være en mulighed
Alle de virksomheder, som arbejder med at lægge procesbeskrivelser og træningsprogrammer over på elektroniske medier, hvor for eksempel alt downloades fra nettet, har fokus på datasikkerhed. En væsentlig del af de fleste virksomheders knowhow ligger gemt i unikke produktionsprocesser, som ikke må falde i hænderne på konkurrenter. Datasikkerhed i alle led af træningsprocessen er derfor ofte en afgørende parameter for, om en virksomhed begiver sig ud i elektroniske løsninger. Det betyder, at systemleverandøren skal kunne demonstrere sikker behandling og opbevaring af sine data, men det gælder i lige så høj grad datasikkerhed hos de mange brugere af systemet. Hvordan sikres for eksempel, at en tablet eller smartphone, efterladt på et arbejdsbord, tændt og koblet ind på træningssystemet, ikke kan anvendes til at kopiere vitale procesbeskrivelser? Ud over de sikkerhedsrutiner, som kendes fra den normale pc verden, med screen saver og adgangskontrol med autorisation og password, nævner Lisbet Soya et eksempel fra hospitalsverden, hvor en sender i arbejdsrummet kun tillader at downloade de instruktioner, der hører til processerne i det pågældende rum. Når rummet forlades, lukker systemet automatisk ned for de downloadede instruktioner eller procesbeskrivelser. Tilsvarende er der også sat begrænsninger på, hvem der kan downloade hvilke instruktioner, så kun autoriserede brugere kan få adgang, og man får kun adgang til instruktioner, som man har behov for til udførelse af sine opgaver.
Der er således allerede gjort meget for at sikre den nødvendige fortrolighed omkring knowhow, men det vil givetvis være et område, som skal dyrkes langt mere fremover, efterhånden som elektronikken vinder indpas.
