Wilsons formel kan forhindre store pengetab

KLUMMESKRIBENT: Adm. direktør og partner Lars Villads Krogh, ABC-tool Aps
I forbindelse med helt generelle økonomibetragtninger er det vigtigt at være klar over, at en sparet omkostningskrone bidrager med sin fulde værdi i virksomhedens resultat, mens en ekstra omsætningskrone ikke giver samme gevinst. Er dækningsbidraget 10 %, betyder det, at for hver krone omsætningen øges, stiger omkostninger med 90 %. I dette tilfælde betyder det, at en omkostningsreduktion har 10 gange større effekt end en tilsvarende omsætningsstigning. Eksempel: En omkostningsreduktion på 100.000 kroner har samme effekt som en stigning i omsætningen på en million kroner.

Balance i indkøbsomkostningerne
Rigtig mange virksomheder fastsætter indkøbsmængde og indkøbsfrekvens af lagerførte varer på et ufuldstændigt grundlag. Det tungeste parameter i forbindelse med bestemmelse af indkøbsstørrelsen er lagerrenten. Det skyldes, at CFO'er af mange gode grunde fokuserer voldsomt på at nedbringe kapitalbindingen. Det medfører, at lagerrenten og dermed kapitalbindingen dominerer rigtig meget i virksomhedens målstyring og i særdeleshed, når indkøbsafdelingens arbejde skal evalueres.

Lagerrenten er kun den halve sandhed
Lagerrenten er en rente, der skal udtrykke risikoen ved at have varen liggende på lageret. Lagerrenten er omkostninger, der hele tiden løber på, når en vare ligger på lageret, og som stiger, når den gennemsnitlige lagerværdi øges. Det er typisk risikoen for ukurans, der har betydning for størrelsen af lagerrenten. Det vil sige, at mode- og elektronikvirksomheder, som handler med varer, der meget hurtigt bliver forældede, ofte har en meget høj lagerrente. Disse virksomheder opererer for eksempel med en lagerrente på helt op til 40 % på visse varer, mens virksomheder i mindre udsatte brancher opererer med lagerrenter på 10 til 15 %.

Læs også: Wilsons formel fra 1913 er stadig aktuel i 2024. For nogle varer

Lagerrenten er vanskelig at udregne matematisk, fordi især risikoen for ukurans ikke er let at bestemme. Ofte bliver lagerrenten kun svagt diskuteret og/eller fastsat som værende ens for alle varer, selvom risikoen for ukurans varierer kraftigt for de forskellige varer. Resultatet bliver, at ingen har tillid til de udregninger, hvori lagerrenten indgår.
Hver gang en virksomhed bestiller varer, opstår der omkostninger på grund af selve indkøbsaktiviteten og varemodtagelsen. Disse omkostninger er typisk relateret til selve bestillingen af varen, fragtomkostninger, varemodtagelsen og placering af varen på lokationen. Det betyder, at jo større volumen man køber per gang jo færre indkøb, hvilket betyder, at ordre- og modtagelsesomkostningerne bliver lavere.

Wilsons genopstår fra de døde
Wilsons formel er en klassiker i logistikkens historie. Alle virksomheder har på et tidspunkt anvendt Wilsons formel, og det, man anvendte den til, var at fastsætte den optimale indkøbs- eller seriestørrelse. Den var en integreret og central del af alle ERP-systemer i 80’erne. Formlen bliver dog i dag sjældent anvendt, bl.a. fordi den forudsætter en virkelighed, som ikke længere eksisterer. Virkelighedens verden er i dag ikke stabil, tværtimod oplever alle virksomheder et ustabilt aftræk og en uforudsigelig efterspørgsel. Men Wilsons formel er stadig relevant som rettesnor og især for varer, der er karakteriseret ved ”lav værdi og højt aftræk”, og som typisk udgør 5-10 % af samtlige lagerførte varer.

Et spørgsmål om at balancere
Ifølge Wilsons formel bliver den optimale ordrestørrelse fastsat ud fra fire faktorer: Forventet årsforbrug, bestillings- og modtagelsesomkostninger, varens pris og den interne lagerrente, se figur 1. Eksemplet i figur 1 viser, at ved en lagerrente på 15 %, bestillings- og modtagelsesomkostninger på 250 kroner, et forventet årligt forbrug på 283 styk og en varepris på 3,21 kroner er den optimale indkøbsstørrelse 542 styk. Konklusionen er, at varen maksimalt skal købes ind én gang om året.
Eksemplet er et reelt eksempel fra virkelighedens verden, og den pågældende virksomhed havde faktisk købt varen tyve gange det forløbne år. Det betyder, at virksomheden har anvendt 5000 kroner til bestilling og varemodtagelse, mens den reelle indkøbspris på varen kun har været 908 kroner. Virksomheden har altså anvendt fem gange så mange penge på at bestille og modtage varen, end den værdi varen reelt repræsenterer.
Ved at købe alle varer på en gang stiger lagerbindingen og dermed risikoen for ukurans, men vi taler om en total investering på under tusind kroner. Anvendes for eksempel kun halvdelen af varerne, fordi det forventede forbrug har været mindre end forventet, må lageret nedskrives med ca. 500 kroner. Her kan man tale om, at forholdene er ude af proportioner.

Lidt regnearbejde kan give store besparelser
Lad os se på et andet eksempel, hvor vi ser nærmere på den kontante effekt af Wilsons formel for alle ”lav værdi og højt aftræk”-varerne i en konkret virksomhed. Virksomheden er en handelsvirksomhed, der lagerfører cirka 8.000 varer og har 339 varer i kategorien ”lav værdi og højt aftræk”. Lad os kalde disse varer; Flow-varer, se figur 2.
I tilfældet med handelsvirksomheden er der altså en besparelse på mere end en halv million kroner om året i en virksomhed, der omsætter for 66 millioner kroner og har et overskud på cirka 6 millioner kroner. Det er en forbedring af resultatet med omkring 10 % opnået ved at anvende et par timer i selskab med Wilsons formel.
Varens pris er normalt et rimelig eksakt tal. Årsforbruget kan variere en del, men det skal afvige relativt meget, før det forstyrrer beregningerne. Lagerrenten er ofte et politisk tal, som bliver fastsat af virksomheden, og svinger en del afhængig af branchens sårbarhed over for udsving i efterspørgslen. Erfaringstal og diverse undersøgelser viser, at bestillings- og modtagelsesomkostningerne typisk udgør mellem 150 og 650 kroner per indkøb.
Jeg har udover handelsvirksomheden inden for det seneste år foretaget de samme beregninger i både produktions- og handelsvirksomheder. Alle steder kommer vi frem til det samme resultat, nemlig at få timers arbejde med en så enkel formel som Wilsons afslører ganske store besparelsespotentialer på de relativt få varer, der alle er karakteriseret ved lav værdi og højt forbrug. Men selv på disse varer skal Wilsons forslag til indkøbsstørrelser ikke følges blindt.

Wilsons formel er en rettesnor
Wilsons formel har sine fordele i form af at skabe et grundlag for en bedre balance mellem lageromkostningerne og ordre-/modtagelsesomkostninger, men den har også sine svagheder. Svaghederne er først og fremmest knyttet til metodens forudsætninger, som blandt andet er, at efterspørgslen skal være jævn og konstant, ordre- og modtagelsesomkostninger samt lagerrenten skal være kendte størrelser, og at der ikke mangler plads.
Svaghederne kan dog reduceres, hvis det kun er de relativt få varer med lav værdi og højt aftræk, som beregnes. Et vigtigt argument for at puste liv i Wilsons formel er, at formlen er bedre end det ofte benyttede alternativ, nemlig ikke at gøre nogen antagelser om sammenhængen mellem lager- og ordreomkostningerne.

Jagten på ordreomkostningerne
Erfaringer fra analyser i en lang række virksomheder fortæller, at virksomhederne forsømmer at interessere sig for bestillings- og modtagelsesomkostninger.
Tidsforbruget varierer fra et par minutter til et par timer for at udføre aktiviteterne relateret til at bestille varen og typisk et par minutter eller mere til at modtage og placere varen på rette lokation. Nu er det jo ikke sådan, at virksomheder direkte kan konvertere en besparelse på bestillings- og modtagelsesomkostninger til kontante penge. Det ville kræve, at virksomheden fyrer medarbejdere, hvilket de færreste sikkert vil finde fornuftigt. Men virksomheden kan få frigjort en masse tid, som indkøbere kan anvende på de mere komplicerede varer.

Dokumenteret mindre tidsforbrug
Det overrasker alle virksomheder, hvor meget tid der frigives, når der kommer en bedre balance mellem ordre- og lageromkostningerne.
Tager vi eksemplet fra før, og antager vi, at tiden til bestilling af varen er tre minutter, og at tiden til varemodtagelse samt placering af varen er seks minutter, ville indkøb/disponering få frigjort 210 timer og lagerfunktionen 410 timer om året.
Regner vi det samme eksempel igennem igen, men nu hvor tidsforbruget til varebestilling er fem minutter, og varemodtagelse/placering af varen tager otte minutter, er den samlede tidsbesparelse 887 timer per år. Hvis den effektive arbejdstid er seks timer per dag, betyder det, at der kan anvendes 147 dage om året på alt mulig andet end på at bestille og modtage de relative få ”billige” varer.

Nøglen til at ændre skævheden
Det er helt forståeligt og naturligt, at indkøbs- og logistikledelsen overser ordreomkostningen og fokuserer så tungt på lageromkostningerne. Det gør de fordi, det er det, de ofte bliver målt på, og fordi det er det, der er synligt i virksomhedens økonomi- og målstyringssystemer. I de virksomheder jeg har besøgt, har jeg spurgt til deres kapitalbinding, og jeg har modtaget et prompte svar. Når jeg spørger til ordre- og modtagelsesomkostninger, ser de samme mennesker meget overraskede ud, og ingen kender svaret. Årsagen er, at virksomhederne aldrig eller sjældent har undersøgt disse omkostninger.
Nøglen til at ændre på denne skævhed er at fokusere meget mere på ordre- og modtagelsesomkostningerne og lade dem indgå i virksomhedens målstyringssystem (KPI-system). På den måde vil man hurtigt kunne forklare, at en mindre forhøjelse af kapitalbindingen bliver mere end opvejet af de lavere ordre- og modtagelsesomkostninger. Gevinsten er store besparelser relateret til den gruppe af varer, som har lav værdi og højt aftræk - besparelser som virksomheder med stor fordel kan anvende på andre varegrupper, hvor værdiskabelsen og usikkerheden vil være langt højere.