Den oversete kompleksitet i supply chain: Når labels og dokumenter bliver forretningskritiske

I mange ERP-projekter er dokumenter noget, man forventer at få på plads mod slutningen. Først skal processerne designes, data migreres, integrationerne etableres og den nye løsning testes.

Så kommer fakturaerne, følgesedlerne, ordrebekræftelserne og labels.

Og her opdager mange produktionsvirksomheder, at det, der lignede en relativt enkel del af ERP-projektet, i virkeligheden er tæt forbundet med både kunder, produktion, lager, logistik og den øvrige supply chain.

En label er ikke nødvendigvis bare en label. Og et dokument er ikke nødvendigvis bare et dokument.

Dokumenter kommer ofte sent på agendaen i et ERP-projekt, fordi de umiddelbart ser forholdsvis enkle ud. Men når vi begynder at kortlægge de konkrete kunde-, produkt- og markedskrav, viser der sig ofte en kompleksitet, som virksomheden ikke havde forventet, siger Lene Sørensen, Sales & Business Development Manager hos AlfaPeople.

Når dokumentet bliver en del af vareflowet

I en produktionsvirksomhed bevæger varer sig gennem en lang række processer, før de når kunden. Dokumentationen følger med.

Labels skal kunne aflæses korrekt på lageret. Stregkoder skal indeholde de korrekte oplysninger. Følgesedler skal matche kundens krav. Produkt- og batchinformation skal være korrekt, og internationale kunder kan have helt andre krav end danske.

Det betyder, at dokumenthåndtering i praksis bliver en integreret del af virksomhedens supply chain.

Problemet opstår, når kompleksiteten først bliver synlig sent i et ERP-projekt.

En virksomhed kan eksempelvis have ét grundlæggende labeldesign, men samtidig skal den håndtere forskellige krav til sprog, varenummer, stregkode, batchinformation og layout afhængigt af kunden og markedet.

Gang det med hundredvis eller tusindvis af varenumre og et stort antal kunder, og kompleksiteten vokser hurtigt.

Kundekrav driver antallet af variationer

Især virksomheder, der leverer til store internationale kunder, detailkæder eller virksomheder med standardiserede logistikprocesser, møder ofte meget specifikke krav.

En kunde anvender måske sit eget varenummer. En anden kræver en bestemt stregkodestandard. En tredje vil have specifikke oplysninger placeret på bestemte steder på labelen.

Hvert krav kan isoleret set virke beskedent.

Udfordringen opstår, når virksomheden skal håndtere dem samlet set.

Hvis hver variation kræver særskilt udvikling i ERP-systemet, kan dokumentlandskabet gradvist udvikle sig til et stort antal specialtilpasninger, som efterfølgende skal testes, vedligeholdes og opdateres.

Det er her, omkostningerne begynder at stige.

Den reelle omkostning ligger sjældent i dokumentet

Når virksomheder vurderer omkostningerne ved dokumenthåndtering, er det nærliggende at fokusere på software og implementering.

Men det interessante spørgsmål er snarere, hvad det koster at ændre dokumenterne over tid.

Hvor mange udviklingstimer kræver en ny kundelabel? Hvor hurtigt kan virksomheden implementere et nyt krav fra en strategisk kunde? Hvor omfattende er testen efter en ændring? Og hvor afhængig er organisationen af bestemte ERP-specialister?

Det er her, dokumenthåndtering bliver et spørgsmål om totalomkostninger frem for alene teknologi.

En billig løsning kan blive dyr, hvis hver ændring kræver udvikling. Omvendt kan en større investering være fornuftig, hvis den reducerer udvikling, test og vedligeholdelse over flere år.

For virksomheder med mange kunder, produkter, markeder og dokumentvarianter kan forskellen blive betydelig.

Standardisering betyder ikke nødvendigvis færre variationer

Den umiddelbare løsning kunne være at reducere antallet af dokumenter og standardisere.

Det er også en vigtig del af svaret, men standardisering behøver ikke at betyde, at alle kunder skal modtage det samme.

En mere skalerbar tilgang er at skabe et begrænset antal grundlæggende templates, som kan genbruges og tilpasses efter eksempelvis kunde, land, produkt eller sprog.

Dermed flyttes fokus fra at udvikle endnu et dokument til at administrere variationer af en fælles standard.

Det er en væsentlig forskel.

Når nye kunder eller markeder kommer til, skal virksomheden ikke nødvendigvis begynde forfra. Den kan genbruge eksisterende strukturer og kun ændre de elementer, der faktisk er forskellige.

For virksomheder med international vækst kan den fleksibilitet være vigtig.

Hvem ejer egentlig dokumenterne?

Der er samtidig en organisatorisk udfordring, som let bliver overset.

Dokumenterne går på tværs af organisationen.

Finans har krav til fakturaer. Salg har behov omkring ordrebekræftelser. Produktion og logistik arbejder med labels og følgesedler. Kunder stiller deres egne krav. Marketing kan have ønsker til virksomhedens visuelle identitet.

IT ender ofte med ansvaret for at få det hele til at fungere.

Derfor bør dokumenthåndtering ikke reduceres til en teknisk aktivitet i ERP-projektet. Der bør være klare beslutninger om ejerskab, standarder og governance.

Ellers risikerer virksomheden, at nye kundekrav løbende bliver omsat til enkeltstående tekniske løsninger uden blik for den samlede arkitektur.

Nye krav øger behovet for fleksibilitet

Udviklingen gør området endnu mere relevant.

E-fakturering, strukturerede dataformater, XML, øgede dokumentationskrav og stadig mere digitaliserede forsyningskæder ændrer måden, virksomheder udveksler information på.

Det betyder også, at virksomheder i stigende grad skal kunne håndtere både det visuelle dokument og de strukturerede data bag det.

For produktionsvirksomheder med internationale kunder bliver evnen til hurtigt at håndtere nye dokument- og datakrav derfor en del af virksomhedens operationelle fleksibilitet.

Det handler ikke længere kun om at kunne printe en faktura eller en label.

Det handler om at sikre, at information kan følge varen korrekt gennem hele værdikæden.

Teknologien kan flytte ændringer tættere på forretningen

I moderne ERP-platforme som Microsoft Dynamics 365 findes der standardfunktionalitet til mange dokumenttyper. Men virksomheder med stor kompleksitet vælger også specialiserede output management-løsninger, eksempelvis DoCentric, når behovet for variationer og løbende ændringer bliver stort.

Pointen er ikke nødvendigvis det enkelte værktøj.

Den væsentlige forskel ligger i arkitekturen: hvor meget skal specialudvikles, og hvor meget kan håndteres gennem genbrugelige templates og konfiguration?

Jo mere virksomheden kan håndtere uden et traditionelt udviklingsprojekt, desto hurtigere kan den typisk reagere på nye krav.

Det reducerer samtidig afhængigheden af specialiserede udviklingsressourcer ved relativt simple forretningsændringer.

”Det interessante er ikke kun, hvad dokumentløsningen kan på go-live-dagen. Virksomheden bør også se på, hvor nemt den kan håndtere den næste kunde, det næste marked eller et nyt krav til dokumentation. Det er dér, en fleksibel arkitektur for alvor viser sin værdi,” siger Lene Sørensen.

Fem spørgsmål, der bør stilles tidligt i ERP-projektet

Dokumenthåndtering bør derfor kortlægges på samme måde som andre centrale processer i et ERP-projekt.

For produktions- og supply chain-organisationer er fem spørgsmål særligt relevante:

1. Hvor mange reelle dokument- og labelvariationer har vi?
   Ikke kun dokumenttyper, men variationer på tværs af kunder, produkter, lande og sprog.
2. Hvilke variationer skyldes reelle eksterne krav?
   Der er ofte forskel på nødvendige kundekrav og historiske specialtilpasninger, som ingen længere kan forklare.
3. Hvad koster en ændring i dag?
   Medregn udvikling, test, kvalitetssikring og intern tid – ikke kun selve programmeringen.
4. Hvor afhængige er vi af udviklere?
   Overvej hvilke ændringer forretningen med fordel selv bør kunne administrere inden for definerede rammer.
5. Kan løsningen skalere med nye kunder og markeder?
   Et dokumentsetup bør ikke kun løse dagens krav, men også understøtte virksomhedens forventede udvikling.

Dokumenter fortjener en plads tidligere i projektplanen

Dokumenthåndtering bliver sjældent det emne, der får mest opmærksomhed, når et nyt ERP-projekt starter.

Men for produktionsvirksomheder er konsekvenserne meget konkrete, hvis dokumentationen ikke fungerer.

En forkert label kan stoppe et vareflow. Manglende information kan skabe ekstra håndtering. Et nyt kundekrav kan udløse udvikling og test. Og et stort antal specialtilpasninger kan gøre ERP-platformen dyrere at vedligeholde år efter år.

Derfor bør spørgsmålet ikke være:

Hvordan får vi vores eksisterende dokumenter over i det nye ERP-system?

Det mere interessante spørgsmål er:

Hvordan bygger vi en dokumentarkitektur, der kan håndtere de krav, vores supply chain kommer til at møde i de næste mange år?

Det spørgsmål er bedst at stille, før ERP-projektet er næsten færdigt.