IC Groups centrallager er klædt på til fremtiden

Det er lige før, man kunne tro, man er i en (meget) stor tøjbutik. Der er rent og pænt overalt på IC Groups centrallager i Brøndby, som primært rummer varer fra tre tøjmærker: Peak Performance, Tiger of Sweden og By Marlene Birger.

Modekoncernen omsætter for 2,6 milliarder kroner om året og beskæftiger cirka 1000 medarbejdere. Salget foregår i Norden, Europa og i mindre udstrækning også i andre dele af verden, og det sker både via butikskunder, egne butikker, franchise, outlets og ikke mindst e-handel. E-handelskanalen vokser med to-cifrede vækstrater, og det er ikke mindst ambitionen om effektivt at understøtte e-handelslogistikken, der fik IC Group til at investere i Astro WMS (warehouse management system).

”Vi havde et gammelt ERP-system, der gav os meget begrænsede muligheder for at optimere og udvikle logistikken. Vi har også været gennem en oprydning i og frasalg af vores mærker, og vi havde et ønske om at samle mere af vores lager på centrallageret i Brøndby. Vi besluttede os derfor i 2012 for at investere i et moderne WMS og pick-by-voice, der kunne give os en stærk og fleksibel platform for at styre, optimere og udvikle lagerstyringen”, fortæller Jesper Hviid Ibsen, DC Manager.

Fra stenalderen til online i ét spring
IC Group ønskede at opnå tre ting med det nye WMS:

·         Bedre produktivitet.

·         Højere kvalitet.

·         Flere muligheder og fremtidsfleksibilitet.

”Vejen fra beslutning over implementering til drift har været lang og udfordrende. Det har været en stor forandring for medarbejdere og ledelse, som har budt på mange ændringer af arbejdsgange, værktøjer og indgroede vaner. Vi har haft tungt fokus på forandringsledelsesdelen i implementeringen, og det har betydet, at vi i dag fungerer godt og har opnået resultater på alle vores tre målområder. Vi har sprunget en del generationer over og er gået fra om ikke stenalderen så papiralderen til ren digital lagerstyring, hvor alt er online hele tiden”, fortæller Jesper Hviid Ibsen. IC Group har blandt andet trukket lager af e-handelsvarer hjem fra et eksternt lager i Tyskland. Det ville ikke have muligt uden det nye WMS.

Forberedelserne foregik i 2013. ”Forberedelserne tog lang tid og var grundige. Jeg tror ikke, man kan overvurdere hvor vigtigt, det er at være grundig i denne fase”, fortæller Jesper Hviid Ibsen.

Selve implementeringen foregik fra november 2013 til april 2014. Hovedparten af IC Groups varer fra leverandører er pakket i bokse mærket med stregkoder. Alle lokationer og paller er i dag stregkodemærket, og alle modtagne varer bliver registreret online. Varer uden stregkoder bliver stregkodemærket og registreret i WMS ved varemodtagelse.

Alle pluk sker med voice og bliver styret af ordrer fra ERP-systemet, der bliver sendt til WMS og prioriteret, så plukkeren som udgangspunkt skal gå så få skridt som muligt. Det er også muligt at prioritere plukordrerne efter batch plukning eller efter kanal eller en helt fjerde eller femte prioritet efter behov. Ordrerne bliver plukket direkte i forsendelsesboksen.

”Vi har kun gode erfaringer med voice pick. Vores medarbejdere har en sund og kritisk indstilling, men vi hører kun positive tilbagemeldinger. Vi havde i startfasen problemer med forbindelsen mellem hardware og det trådløse netværk, men det fik vi løst”, fortæller han.

Stor forandring for medarbejdere
Jesper Hviid Ibsen betragter selve forandringsledelsesopgaven som den vigtigste forudsætning for en succesfuld WMS-implementering. ”Der sker naturligt en masse følelsesmæssige reaktioner, når en organisation bliver udsat for store forandringer. Vi har lagt stor vægt på at imødekomme disse reaktioner så meget som muligt for at lette processen”, fortæller han.

 IC Groups change management gjorde brug af tre primære virkemidler:

·         Formål: Synliggøre og dele formålet og meningen med forandringen. For IC Group var formålet højere produktivitet; mere uafhængighed af ERP, når det gamle ERP-system skal udskiftes; insourcing af e-handel fra eksternt lager; fungere som 3PL for egne mærker; optimere plukning af fuldbokse og udvikle cross docking-funktion.

·         Kommunikation: Så meget kommunikation og så mange gentagelser som muligt, så organisationen bliver fortrolig med opgaven og formålet. Plancher på væggene, teammøder, månedlige møder etc. Giv det mest korrekte og ærlige billede som muligt. Gør brug af Youtube-film, som kan gøre det nemmere for medarbejderne at føle sig trygge.

·         Involvering: Inddrag brugerne af WMS så meget og så tidligt som muligt. De skal have indflydelse, fordi det giver en bedre løsning, og fordi det tager brodden af det chok, en stor forandring altid er. Involvering skaber ambassadører blandt brugerne, der kan hjælpe med at berolige de mest nervøse medarbejdere.

Klar til alt det sjove
”Nu, da vi har implementeret WMS, har vi platformen på plads til alt det sjove. Nu er der gode muligheder for at udvikle os. Vi har insourcet vores e-handel, og det er en stor fordel for os. Vi er ved at forberede vores leverandører og kunder på cross docking, som vil styrke hele forsyningskæden. Og vi vil gå efter at samle flere af vores lageraktiviteter på centrallageret i Brøndby”, fortæller Jesper Hviid Ibsen.

Cirka 30 procent af IC Groups ordrer via e-handel er til Danmark, og virksomheden forventer, at e-handelsandelen kun vil vokse i fremtiden på alle markeder. Returflowet på e-handelsvarer udgør cirka 20 procent, og der går maksimalt 24 timer fra varemodtagelse til kunden er krediteret, og maksimalt 48 timer fra lageret modtager en returvare til, varen er tilbage i vareflowet klar til at blive solgt igen.

Jesper Hviid Ibsen: ”Vi kan med tilfredshed konstatere, at vi ikke har misset én eneste ordre ud af mere end 10.000 ordrer og cirka 20.000 varer, siden vi insourcede e-handlen i marts 2015. Ordrer modtaget inden klokken 13 bliver sendt samme dag og leveret dagen efter i Danmark og det meste af Sverige. I næste uge kører vi e-handelskampagne, og her forventer vi øgede volumener på 300-400 procent, så det bliver den store test. Men som jeg bliver ved med at fortælle medarbejderne: Den største sten er flyttet, med WMS på plads er vi klar til, hvad fremtiden end måtte byde på.”