Moderne logistik sikrer 3,5 milliarder statsdokumenter
Det nye Rigsarkiv er indrettet med topmoderne logistikteknologi, som skal optimere opbevaringen af de 3,5 milliarder uerstattelige dokumenter helt tilbage fra 1100-tallet, som fylder 370 hyldekilometer. Samtidig er det et logistisk forhindringsløb at skulle flytte op mod 1,8 milliarder dokumenter fra de hidtidige magasiner til en helt ny bygning at sikre de tåler flytningen, at registrere dem, at sørge for den nødvendige sporbarhed samt at sikre en forsvarlig transport. Forberedelserne har taget otte år.
Med en samlet værdi på 1,4 mia. kr. omfatter kontrakten byggeri og drift gennem cirka 30 år af nye magasinbygninger, som skal huse Danmarks hukommelse tilbage fra middelalderens pergamenter til nutidens og fremtidens elektroniske arkivsystemer. Skønsmæssigt kommer arkivet til at indeholde i alt 3,5 milliarder dokumenter.
Det er således en væsentlig del af rigets historiske arv, som fremover sikres trygge rammer på de i alt 370 hyldekilometer. Hylderne skal bære over 4,2 millioner specialbyggede arkivkasser indeholdende dokumenter, der emnemæssigt spænder lige fra grundlove, indfødsretssager og tegninger over DSB-anlæg til regnskaber over samtlige statslige institutioner, udstykningssager, motorkøretøjsregistreringer, skødeprotokoller og betænkninger fra Atomenergikommissionen.
Ved at sammentænke fordelene ved gennemprøvede mobile og kompakt opstillede højlagereoler med ny og avanceret logistikteknologi er det lykkedes at spare en masse gangarealer - og dermed få arkivalierne hurtigere frem til publikum. Samtlige magasiner har således adgang fra én og samme overvågede magasinkorridor.
Vakuumsug og laserlys
Hvert højlagermagsin indeholder fire selvstændige mobile og 12,5 meter høje pallereol-anlæg, som kan betjenes hver for sig. De enkelte højlagre betjenes af hver to trucks, hvor der er påmonteret et specialaggregat til at håndtere de arkivkasser, som er placeret i reolerne. På hver truck er der ligeledes fastgjort et udtræksaggregat med vakuumsug, som kan trække kasserne ud. Herefter kan truckføreren tage den ønskede arkivkasse op af plastkassen i en specialdesignet reol, som er placeret på aggregatet, og så skubbes arkivkassen automatisk tilbage i reolen ved hjælp af vakuumudtrækket.
For at sikre at kassen trækkes korrekt ud af reolen, er der monteret et laserlys, som skal ramme en lille cirkel på plastkassen. Først når laserlyset rammer cirklen på plastkassen, kan denne trækkes ud.
Når truckføreren har hentet et antal arkivkasser forskellige steder i reolsystemet, kører han tilbage til porten, hvor reolen, der sidder på truckens udtræksaggregat, let kan afmonteres.
2,3 millioner syreneutrale æsker
Arkivchef og historiker August Eriksen fra Statens Arkiver, som har været ansvarlig for bygge- og flyttesekretariatet, blev allerede involveret i byggeriet i 2001. Han har haft til opgave at lede forberedelsen og gennemførelsen af flytteprocessen, der omfatter 200.000 hyldemeter. Denne proces, som påbegyndes i oktober, vil strække sig over sammenlagt 17 måneder.
Arkivalierne, hvoraf de ældste er nogle angelsaksiske fragmenter fra 1100-tallet, er selv sagt skrøbelige og er blevet emballeret i 2,3 millioner særlige syreneutrale æsker. Ydermere har det været nødvendigt at skaffe sig fuldstændig overblik over, hvad man har af arkivalier, samt i hvilke magasiner de hidtil har befundet sig.
Det har været meget vigtigt for os at kombinere gennemprøvede logistiske løsninger på en ny måde og samtidig gøre brug af den nyeste teknologi, forklarer August Eriksen.
Han er heller ikke i tvivl om, at én af de største udfordringer i forbindelse med selve flytningen af arkivalierne har bestået i at finde ud af, hvor flaskehalsene er.
Såfremt det viser sig, at flaskehalsene opstår i forbindelse med transportens afslutning, vil alle foregående processer være determineret via disse flaskehalse. Derfor var det oprindeligt vores tanke at skubbe flaskehalsene frem til indledningsfasen. Derefter ville tingene glide, som de skulle. Men i praksis ville det naturligvis aldrig gå sådan. Derfor valgte vi i stedet at dimensionere delprocesserne i forløbet, så de passer til hinanden. Herved får vi den nødvendige luft, hvis noget går galt. Der skal jo være afsat planmæssig tid til at kvalitetskontrollere undervejs.
Sporbarhed og sikker transport
Et andet vigtigt element i flytningen består i, at hver eneste arkivæske er fuld sporbar under flytningen. Dette har kunnet lade sig gøre, fordi Statens Arkiver har sit eget elektroniske databasesystem, der indeholder et særligt logistik- og stregkodemodul.
Selve transportopgaven har vi haft i EU-udbud. Vi har derfor i planlægningsfasen stået med en ukendt flytteentreprenør, og det har været en udfordring at sikre et velfungerende samspil mellem vores og hans logistikteknologi.
Selve transporten vil foregå dag efter dag med lastbiler, og Statens Arkiver har måttet sikre sig, at det ansvarlige transportfirma råder over den nødvendige kapacitet til at gennemføre daglige transporter gennem mange måneder.
Bilerne skal være aflåste og forseglede, og via GPS skal der skabes overblik over, hvor hver enkelt bil indeholdende den uerstattelige last hele tiden befinder sig. Endelig skal der føres præcise afgangs- og ankomst-journaler.
Forberedelse tog otte år
Det arkivfaglige forberedelser - at bringe arkivalierne i stand, at arkivere dem på en måde, så de tåler flytningen samt at ompakke, emballere og registrere dem, har sammenlagt taget otte år.
De gamle magasiner, hvor der ikke var plads til trucks, var propfyldte. Selve emballeringen og nyregistreringen inklusive stregkodning og lokationsregistrering har taget os i alt 270 årsværk. Men ved at bruge mobile arbejdspladser som så at sige åd sig gennem lagrene, er det lykkedes os at forøge produktiviteten med 80 procent, siger August Eriksen.
I løbet af de otte år flytteforberedelserne har taget, har arkivchefen skullet bygge en stor og kompliceret organisation op.
Allerede tre år før det var slut, skulle der imidlertid være styr på, hvorledes organisation skulle afvikles. At sikre at afviklingsprocessen foregik gennemskueligt og hensynsfuldt samt at sikre, at produktiviteten samtidig steg, har været en vanskelig, men også fagligt og personligt givende udfordring for mig og medarbejderne, siger han.
Alle har adgang til det meste
Alle statslige myndigheder har ifølge Arkivloven pligt til at aflevere deres arkivalier til Statens Arkiver, inden de er 30 år gamle. Statens Arkiver vurderer herefter, om arkivalierne er bevaringsværdige. Selv om kun ni procent af den samlede statslige og kommunale arkivproduktion bevares for eftertiden, er der tale om enorme og stadigt voksende mængder materiale.
Når logistik og sporbarhed er et nøgleord for Rigsarkivet, skal det ikke mindst ses i lyset af, at alle borgere har adgang til arkiverne. De ønskede arkivalier bestilles via Statens Arkivers hjemmeside www.sa.dk, hvorefter disse ligger klar i Rigsarkivets læsesal kort tid efter.
Dog er enkelte arkivalier ifølge arkivloven ikke umiddelbart tilgængelige for borgerne. Det drejer sig om dokumenter, som omfatter privatlivets fred samt statens sikkerhed. Endelig findes der enkelte dokumenter, som på grund af deres helt særlige indhold nødigt må falde i de forkerte hænder og derfor ikke umiddelbart kan udleveres. Således er der først umiddelbar adgang til tegninger over fængsler efter 250 år. Kreative personer med stor frihedstrang skulle jo nødigt med Arkivloven i ryggen få fikse idéer.
370 hyldekilometer
Det nye Rigsarkiv får plads til cirka 370.000 hyldemeter arkivalier, hvilket rækker frem til 2030. Materiale, som modtages i dag, er 15-20 år gammelt. I 2020 vil det materiale, som modtages, være skabt i årene 2010-15, og det vil i vidt omfang være elektronisk og således næppe fylde ret meget. August Eriksen er derfor overbevist om, at det bliver sidste gang, der skal bygges et nyt Rigsarkiv.
Men vi holder først op med at modtage materiale, når Historien går i stå - og det gør den som bekendt aldrig. Arkivalierne ændrer blot form, siger han.
