Pick-by-Voice hjalp Intervare til vækst

Af Stig Boesgaard

På en inspirationsdag om Effektiv lagerstyring og Voice Picking, som Apport Systems A/S afholdt i marts i København, fortalte driftsdirektør Henrik Hjorth om de erfaringer og problemer, som virksomheden Intervare har haft i forbindelse med at indføre Pick-by-Voice på sit lager. Intervare er en dagligvarevirksomhed, som har fundet en helt speciel niche. Selskabet har specialiseret sig i at levere dagligvarer til svage borgere i Danmark, som af den ene eller anden grund er visiteret til at få hjælp til indkøb. Intervare laver en aftale med en kommune, som har ”x” antal borgere, der er visiteret til ydelsen – som ellers varetages af hjemmehjælpere i lokale varehuse. Selve kundeforholdet sker dog direkte til borgerne i kommunen. Fordi kunderne ikke selv kan komme ud af huset, er kravet til kvaliteten en del højere end det, dagligvaremarkedet normalt præsterer.
Det er faktisk hele Intervares grundlag for at kaste sig ind i Pick-by-Voice. Kvaliteten af de pluk der foretages skulle være markant anderledes.
”Da vi gik ombord i det nye system, havde vi papir på lageret. Vi havde ikke noget decideret lagerstyringssystem - udover det manuelle. Når vi skrev en liste ud, og der så stod 29 citronmåner. Og hvis der ikke var det, jamen så måtte man finde nogle citronmåner og gå ud og fylde op. Det var en ret stor opgave. Vi har omkring 3.000 varenumre, så kan man selv forestille sig, hvor lang tid det tager bare at tælle op manuelt. En kasse med 6 kilo tomater i, er jo ikke bare 6 kilo – et pluk handler om hvor mange styk, der er bestilt. Så tømmer man lige kassen og tæller dem, så det havde vi en gevaldig udfordring i - hver evige eneste morgen”, siger Henrik Hjorth.
Derudover skulle Intervare sortere i alle de ordre som lå klar hver dag. Det var en opgave, der tog fra kl. 8 til kl 14.30 for to medarbejdere. Systemet stoppede hver gang der var en vare, som ikke var tildelt en lokation, eller hvor der ikke var nok. Det i sig selv var jo en enorm byrde, erkender han. På det tidspunkt i virksomhedens lagerstyringsforløb udskrev Intervares lagerfolk mere end 2.000 A4-ark, som man ekspederede efter.
”Vi startede ekspeditionen fra kl 16 til 22, hvilket var totalt ”genialt”, fordi alle kompetencer i huset går hjem kl. 16. Opstod der problemer, måtte vi ringe rundt, i hvert fald til markedschefen. Der var tale om en voldsomt tung håndtering, som trak rigtig mange ressourcer i hele virksomheden. Vi brugte studerende til at pakke. Engagementet og loyaliteten var måske ikke helt optimal. Vi ekspederede på papir, holdt øje med lokationen og hvad det var for en vare. Så stod man og kontrollerede varerne bagefter. Det var faktisk katastrofalt at komme til at levere en forkert vare”, siger Henrik Hjorth.
Kunderne kunne ikke bare bytte, hvis Intervare havde leveret karry i stedet for kanel til jul. ”Ekspeditionspresset var katastrofalt. Der er kun en til at løse problemet og det er os. Og så er det ikke så fedt at være landsdækkende. Når vi var færdige med at pakke, så lavede vi kørelister. Og det gjorde vi manuelt. Da vi ikke vidste noget om, hvor meget der var pakket ned, så gik vi lige rundt og talte det om - og skrev det ned manuelt på samtlige kørelister. På det tidspunkt havde vi cirka 16 ruter, så det tog lige en times tid. I bedste fald var man færdig kl. 23 på lageret”, siger han.

Vækst kan også være et problem
Fordi plukkefunktionerne var lagt på et relativt kort tidsrum og der var tale om en meget stor skiftende arbejdsstyrke – studerende – var det også et problem for Intervare at lave nye aftaler med kommunerne.
”Hvis vi skrev flere ordrer ud, så begyndte vi at nærme os ”skrænten” kl. 16. Vi kunne simpelthen ikke nå det. Vi overvejede på et tidspunkt, om vi skulle rykke plukketiden fra 18-24, men det var stadigvæk på en voldsom baggrund. Og det begrænsede vores vækstmuligheder. Vi tog en beslutning om, at nu skulle der ske noget andet. Vores ønske om at bruge Pick-by-Voice var faktisk ikke et spørgsmål om at spare en masse penge - som det primære. Det primære var helt klart kvaliteten. Når kvaliteten højnes, så kommer pengene automatisk. Det er helt afgørende for om vi har succes eller fiasko”, siger Henrik Hjorth.
Han konstanterer, at de firmaer som har været i markedet i samme niche, de døde af succes, stort set alle sammen. Jo mere vækst, jo flere problemer kan man næsten konkludere.
”Hver gang, der er nogen, der må lukke på det her område, så står vi som redningsplanken og løfter opgaven. Men vi kunne jo godt se, at hvis vi ikke gjorde noget, så ville det jo på et tidspunkt blive os selv. Vi ville gerne løse problemerne, så vi kunne have ubegrænsede vækstmuligheder”, siger han.

Vigtigt at teste ordenligt
Henrik Hjorth understreger, at en grundig test af systemet – i flere omgange – er vigtig for at komme godt igennem omstillingsprocessen. I Intervare led man under ringe IT-kompetencer og en manglende fokus på at dedikere medarbejdere til oplæring i systemet.
”Vi havde lige en time her og en time der. Vi savnede faktisk et ordentligt undervisningsmiljø. Det var vi ikke gode nok til, selvom det ikke skortede på advarsler fra vores IT-leverandører. Men det mente vi sagtens, at vi kunne. Vi havde samtidigt en idé om, at hvis vi ansatte folk fuldtids, så deres job hos os var deres levebrød, så ville vi opnå en større loyalitet. Derfor gik vi i gang med at søge efter medarbejdere. Det var sgu’ ikke nogen nem opgave”, siger han.
Dem som blev ansat, havde fraværsprocenter på over 20. Intervare skiftede ud, og skiftede ud, og skiftede ud.
I Påsken 2007 mødte medarbejderne onsdag morgen og kørte først hjem fredag aften. Og der var ingen i pakningen, der havde sovet i to døgn.
”Så meget var vi bagud. Ren katastrofe. Det duer ikke at være forsinket i den her branche. Vi fandt så et rekrutteringsbureau. De havde gode erfaringer med at rekruttere arbejdskraft fra de baltiske lande. Og qua vi var gået i gang med det her Pick-by-Voice-system, så var det lige pludselig en overkommelig opgave at have arbejdskraft, der ikke kunne snakke dansk”, siger Henrik Hjorth.
Der blev i første omgang rekrutteret og testet 10 medarbejdere. Og lynhurtigt blev det til flere. Intervare har over 30 udenlandske medarbejdere i dag. Med det gamle system havde det været umuligt.
”De skulle jo kunne se forskel på en citronmåne og en kakaoroulade i en ordreliste. Kravet til de medarbejdere som vi ansætter, er, at de skal kunne forstå engelsk. Og det kan de stort set alle sammen. De skal kunne klare tal fra 1-9, farver og de simple kommandoer. Det har gjort, at vi står i en situation, hvor vi aldrig mangler folk. Når man tager udenlandsk arbejdskraft ind, kommer de kun for at tjene penge. Derfor er de altid på arbejde, både på godt og ondt. Det kræver lidt at tage dem ind, men de er virkelig med til at gøre en forskel, især som arbejdsmarkedet ser ud nu”, siger han.
Omlægningen af lageret i Intervare har først og fremmest skabt kvalitet i de daglige pluk.
”Der er sket en enorm forskel på hvordan vi leverer og hvilke produkter kunden modtager efter at vi har lagt plukkefunktionerne om og i stedet bruger dagtimerne til at udføre arbejdet i. I det gamle lagersetup arbejdede vi også med et kaoslager, netop for at undgå, at man ekspederede forkert. Vi havde ikke al marmeladen eller alle strømpebukserne stående ved siden af hinanden. Varer blev ekspederet på grundlag af bare tekst. Når man opererer med et kaoslager, og man har rigtig mange små leverandører, er det et helvede at fylde op på lageret. Nu har vi samlet vores leverandører ét sted, fordi kontrolsystemet sikrer at der er tale om den korrekte vare”, siger han.
Tidspresset gjorde tidligere, at der ikke var tid til at gå i dybden med problemstillinger. Et ny lagerkoncept og en effektiv lagerstyring har vendt det hele 180 grader.
”Når det hele rigtig kører, har vi tid til at gå i dybden og se på hvad vi kan gøre anderledes. Det har givet rigtig mange ressourcer, at kigge på nogle helt andre områder. Med det setup og det knowhow, som Intervare har fået inden for dagligvarer, åbner der sig mange muligheder. Det skridt vi har taget, har simpelthen fremtidssikret vores butik. Fra før at være en butik, der druknede i lavpraktisk arbejde, er det nu en virksomhed med ubegrænset vækst”, siger Henrik Hjorth.