Svensk sygehus indfører just-in-time
På Skåne Universitetshospital har man sløjfet de store depoter og erstattet dem med mindre magasiner på hver enkelt afdeling - tæt ved patienterne. Den bundne kapital i lagrene er derfor på kun tre år reduceret med 40 procent, hvilket har ført til hurtigere arbejdsgange og bedre flow. Frem for alt bliver der nu udelukkende bestilt de varer og den medicin, der er behov for.
Det stod klart, da konsulentvirksomheden Logisys i begyndelsen af juni arrangerede en konference på Herlev Hospital med titlen Produktivitet og effektivitet i sundhedssektoren gennem intelligent logistik.
Logisys har da også 25 års erfaring, når det gælder om at optimere samspillet mellem processer, IT, logistik og organisation. På den baggrund havde virksomheden indbudt en række repræsentanter fra sundhedssektoren, som fortalte om de erfaringer, de hver især havde høstet, hvad angår effektiv hospitalslogistik.
Baggrunden er ikke tilfældig. I løbet af de kommende år vil der blive afsat milliarder af kroner til fornyelse af sundhedssektoren. Samtidig øges imidlertid det politiske krav om at højne kvaliteten og effektiviteten, og politisk er det bestemt, at målene skal gennemføres på tværs af sygehuse, afdelinger og regioner. Her vil effektiv og nytænkende logistik indtage en central rolle.
Konferencen understregede, at de fleste danske sygehuse desværre fortsat arbejder mere eller mindre med hver sine strategier og med et minimum af indbyrdes dialog.
I vores naboland Sverige har man derimod valgt at gå nye veje og tænke på tværs.
Torbjörn Harlenbäck, som er chef for fysisk udvikling på Skåne Universitetshospital, kunne i sit indlæg fortælle, at otte tilbageværende skånske sygehuse gennem de seneste år har valgt en fælles strategi med hensyn til at effektivisere varelogistikken, hvilket har medført dokumenterede forbedringer af såvel kvalitet som effektivitet.
Torbjörn Harlenbäck blev ansat på Skåne Universitetshospital i Malmø i 2005 med ansvar for vareforsyningen. Med en baggrund fra industrien var han vant til at have fokus på internationale logistikløsninger, og vidste derfor på forhånd intet om sygehuslogistik.
Mit udgangspunkt var imidlertid, at logistikløsningerne i sygehussektoren via sund fornuft og rationel drift og så langt det nu var muligt - skulle tage ved lære af de metoder, som benyttes i industrien. Men det er og vil altid være to meget forskellige verdener, og processen var heller ikke helt nem, erkender Torbjörn Harlenbäck. Således skulle 10 skånske sygehuse i løbet af tre år reduceres til otte.
Kortere forsyningslinier
Skåne Universitetshospital i Malmø er sammen med Universitetshospitalet i Lund ét af Sveriges største sygehuse. Hver dag er der indlagt 1800 patienter. Dagligt kommer 25 nye små svenskere til verden på hospitalet, og 400 patienter visiteres hvert eneste døgn til akutmodtagelsen.
Indtil 2005 var hospitalets magasiner mildt sagt præget af rod. Alt virkede uorganiseret og varerne stod hulter til bulter. Ligeledes var der heller ingen kontrol med, hvilke varer hospitalet aktuelt havde på lager, hvilket selvsagt var upraktisk. Personalet løb dagen lang op og ned ad gangene med rulleborde læsset med medicin og andet udstyr, som var hentet på depoter i den modsatte ende af hospitalet.
Derfor blev det besluttet, at en vagtmester skulle have ansvar for udlevering af varer og medicin fra hvert af de mange magasiner og som noget nyt blev magasinerne fysisk flyttet tæt på de enkelte afdelinger, så forsyningslinierne frem til de enkelte sygestuer, operationsstuer og ambulatorier blev reduceret markant. Samtidig blev hvert magasin reduceret i størrelse, så de kun indeholdt nøjagtigt de varer og den medicin, man behøvede på den pågældende afdeling. Man overførte med andre ord Just in Time til sygehussektoren. Vagtmestrene indgår i dag egenhændigt aftaler med leverandørerne, lige som de efter behov selv sørger for at bringe varer fra det store centralmagasin til de lokale magasiner. Hvert af regionens sygehuse har således fået en hidtil uset grad af autonomi og systemet fungerer efter hensigten.
Fælles koordinering
Det overordnede mål med nyorganiseringen var naturligvis at frigøre ressourcer på de enkelte afdelinger, så alle i højere grad kan koncentrere sig om patienterne. Hver afdeling afgør selv, hvad de har brug for. Dertil er lagrene blevet mindsket, hvilket skaber en smidigere forsyningskæde. Hver afdeling har i snit 250 artikler, hvoraf to tredjedele udgøres af blot 30 artikler. Disse 30 artikler typisk lagner, katetre, medicin, saltvand, medicinske gasser etc. - er placeret i nogle yderligere ganske små depoter i umiddelbar nærhed af sygestuerne. Et forældet lagerstyringssystem er ydermere blevet afløst af skannere, hvormed vagtmestrene via et centralt IT-system til stadighed har overblik over, hvad der mangler og derpå kan give besked til et regionens fælles logistikcenter. Logistikcentret koordinerer ud fra vagtmestrenes indtastede oplysninger forsyningerne mellem de otte skånske hospitaler. Konsekvensen er, at forsyninger nu kan bringes frem til den enkelte afdeling på 10 minutter.
Den bundne kapital i lagrene er således på kun tre år reduceret med 40 procent. Frem for alt bliver der ikke bestilt flere varer end, der er behov for, og i modsætning til tidligere når ingen materialer eller medicin at blive for gammelt. Tidligere måtte man kassere en masse medicin, fordi udløbsdatoen jævnligt blev overskredet. Alt i alt har man skabt et langt bedre overblik og den samlede tid, som bruges til håndtering af medicin og materialer er siden indførelsen af det nye lagersystem reduceret med 65 procent
Rene uniformer 24 timer i døgnet
På Herlev Hospital har man på et enkelt område rationaliseret varehåndteringen - endog på en meget effektiv måde, idet hospitalet for nylig - som det første i landet - har indført uniformsautomater. Herom fortalte strategisk chef for intern service og logistik, Michael Wallin.
Hospitalet skal i løbet af de kommende år udvide sit areal med 100.000 kvadratmeter, hvilket betyder ombygning for 2,3 mia. kr. Det nye byggeri skal være fremtidssikret til at kunne håndtere tidssvarende automatiske logistikløsninger. Gennem mange år har det været en næsten uoverskuelig logistisk udfordring at håndtere indkøb og fordeling af personalets uniformer. I alt har hospitalet 4000 uniformsbærende medarbejdere, som skal have udskiftet deres uniform flere gange om ugen. Det tal er i øvrigt øget med 25 procent på blot tre år. Tidligere havde hospitalet til stadighed 25.000 stykker tekstiler placeret på vaskeriet, hvilket var både dyrt og upraktisk.
Med nylig indførelse af et antal uniformsautomater spredt forskellige steder på hospitalet, kan personalet få udleveret nye uniformer 24 timer i døgnet. Hver automat indeholder op til 9.000 uniformer. Løsningen har minimeret problemerne med flow og hygiejne og problemerne med flaskehalse ved hvert vagtskifte foran de traditionelle garderober er forbi.
Registrering via ID-kort
Leverandøren De Forenede Dampvaskerier kører direkte ind på hospitalet og håndterer logistikken. Via et ID-kort, som medarbejderen sætter ind i automaten, modtager denne på få sekunder nøjagtig den nyvaskede og strøgne uniform, som der er behov for på en bøjle - og naturligvis i de korrekte mål. Men for at få udleveret en ny uniform, skal man aflevere den gamle i automatens affaldsskakt. Automatens software registrerer dagligt, hvor mange uniformer, som mangler.
I den nærmeste fremtid er det planen også at opstille et antal automater, hvor sterile fiberholdige tekstiler til brug for operationer kan afleveres og erstattes af nye.
Fordelene ved at opstille uniformsautomater består naturligvis først og fremmest i, at vi mindsker omkostningerne. Derudover kræver de mindre plads. Endelig er det en kæmpe gevinst, at udlevering af uniformer nu kan registreres automatisk, hvilket sparer medarbejderne for en masse unødig tid, siger Michael Wallin.
