4 udfordringer og 5 løftestænger for hospitalslogistik

Der er både mange fællestræk og mange forskelle på logistikken i private industrivirksomheder og på offentlige hospitaler. Niels Have er salgschef for Roima Intelligence, der i 2022 opkøbte Logimatic IDS, hvor han har arbejdet med salg af logistikløsninger til danske industrikunder i en længere årrække. For tre-fire år siden gik Roima/Logimatic også ind på markedet for hospitalslogistik og har på kort tid fået succes med at sælge avancerede lagerstyringsløsninger til hospitaler i Danmark, Norge og Tyskland.

”Både industri og sygehuse har et ønske om rette vare på rette sted i rette mængde samt kvalitet. Begge steder handler det om at balancere forsyningssikkerhed med lagerniveau og skabe en så effektiv forsyningskæde som mulig, hvor der både er en vis grad af fleksibilitet og så lidt spild som muligt”, fortæller han og supplerer:

”Hospitaler har dog behov for højere forsyningssikkerhed, fordi det handler om helbred og menneskeliv. Operationsstuer kan ikke operere uden de rette materialer og det rette udstyr. Derudover er hospitalslogistik præget af en lang række faktorer, der indimellem gør logistikken til en vanskelig manøvre”.

Niels Have fremhæver eksempler på fire udfordringer:

4 udfordringer
1. Mangel på arbejdskraft: Danske hospitaler lider af mangel på arbejdskraft inden for blandt andet det kliniske personale. Dette kan vanskeliggøre arbejdet med at implementere nye løsninger, hvor deres viden er vigtig, blandt andet fordi forbrugsplaner og -mønstre er mere uforudsigelige.

2. Fysisk kompleksitet: Bygningsarealer på hospitaler er kostbare, begrænsede, ofte fordelt på mange etager og typisk optimerede efter patientbehandlingsbehov og ikke vareflows. På det nye Aalborg Universitetshospital, der består af seks hospitaler, er der for eksempel 6600 lokationer, som alle har behov for præcis og regelmæssig vareforsyning. Det giver utrolig mange leveringer og meget styring.

3. Organisatorisk kompleksitet: Hospitaler er kendetegnet ved mange forskellige faggrupper og meget tydelige faggrænser. Det giver hårdt optrukne snitflader, hvor en sammenhængende logistik kan opleve ’benspænd’ eller ’huller’. Begrænset samarbejde mellem faggrupper på hospitaler udgør en hæmsko for effektiv logistik samt reduktion af fejlleverancer og spild.

4. Byggeforsinkelser: Renoveringer og nybyggerier af hospitaler er både i Danmark, Norden og Tyskland præget af store forsinkelser. Det gør indførelsen af automatiserede logistikløsninger vanskeligere. For eksempel stiger risikoen for, at medarbejdere med viden og træning i anvendelse af de nye løsninger når at skifte job inden, lagerløsninger bliver taget i brug. Det er en stor hæmsko.

Læs også: Scope 3 kræver massive adfærdsændringer på sygehuse

Niels Have fremhæver dernæst fem løftestænger, der kan bidrage til at håndtere udfordringerne. De fire sidste udfordringer er i virkeligheden underpunkter til den første store løftestang, nemlig automatisering.

5 løftestænger
1. Automatisering: Den vigtigste løftestang er ifølge Niels Have automatiseringsløsninger. Automatisering har potentialet til netop at reducere afhængighed af den manglende arbejdskraft og både den fysiske og organisatoriske kompleksitet. Det gælder særligt, hvis de automatiserede anlæg er tænkt ind i et nybyggeri fra starten af. Det nye hospitalsbygning i Stavanger er for eksempel udstyret med 40 meter høje lagerautomater integreret, så de kan forsyne flere etager med varer ’lige til døren’. Automaterne bliver suppleret af AMR’er (mobile robotter, red.). Men automatisering er ikke en mirakelkur. Det kræver både medarbejdere, der kan betjene løsningerne; processer der binder værdikæden sammen; gode stamdata og meget andet.

2. Stamdata: Automatisering bygger på en række forudsætninger, hvor én af dem er gode stamdata. Det er for eksempel stamdata om varens vægt, højde, bredde og dybde, som danner forudsætningen for, at systemet selv kan beregne, hvor meget der kan være på en vogn til distribution ude på afdelingerne. Stamdataene kræver, at indkøbere stiller krav til leverandører og griber på den måde ind i indkøbspraksis.

3. Processer: Lagerautomater, mobile robotter og andre automatiseringsløsninger skal hænge sammen med de omgivende logistikprocesser for det interne vareflow, så der ikke opstår flaskehalse. Det kræver nøje kortlægninger af processer og afstemning mellem de forskellige faggrupper, så der er enighed om nye arbejdsgange. Logistik af senge er en af hospitalslogistikkens tunge opgaver, fordi der er et stort forbrug, fordi senge fylder meget på gange og i elevatorer, og fordi klargøring kræver skarp hygiejne. Klargøring af senge er også fordelt på både sygeplejersker, portører og vaske-/klargøringspersonale.

4. Organisatorisk nytænkning: Automatisering og forbedring af hospitalslogistik kræver ifølge Niels Have, at der bliver tænkt nye organisatoriske tanker for at øge samarbejdet mellem faggrupper. Krav om stamdata stiller for eksempel nye krav til de centrale indkøbsorganisationer i regionerne. Sengelogistikken er et andet godt eksempel på behov for organisatoriske ændringer med mere smidige faggruppesnitflader. Hospitalsverdenen er præget af stærke hierarkier, som er med til at fastholde faglige siloer – og siloer kan hæmme effektiv logistik og vareflow, der går på tværs af det hele.

5. Skarpere planer for forbrug: Niels Have peger på en femte ’byggesten’ for mere effektiv og automatiseret hospitalslogistik, nemlig skarpere planer for aktiviteter på hospitaler, som danner grundlag for prognoser for varebehov på de forskellige lokationer. På hospitaler er der i sagens natur både planlagte og uplanlagte aktiviteter. Niels Have fremhæver, at det vil være en stor fordel at strukturere opsamlingen af planer, og at det er muligt at se nærmere på historik for de forskellige hospitalsafsnits ’uplanlagte’ aktiviteter og på basis af historik udlede mønstre, der kan hjælpe med at forudsige behov for varer. Det vil alt sammen bidrage til mere præcis vareforsyning, lagerbeholdning og indkøb samt mindre spild.