Hjælpsomme medarbejdere kan skjule dyre problemer

Når den ekstra indsats bliver en del af hverdagen

En medarbejder forlader sin opgave for at finde materialer. En anden ringer til en kollega for at afklare, hvad der skal ske med en ordre. En tredje flytter nogle paller, så næste opgave kan komme i gang.

Ingen af situationerne behøver at virke alvorlige. Medarbejderne tager ansvar, hjælper hinanden og finder løsninger. Det er en styrke på enhver arbejdsplads.

Udfordringen opstår, når de samme problemer vender tilbage, og den ekstra indsats bliver en fast forudsætning for at få hverdagen til at hænge sammen. Så bruger medarbejderne en del af deres arbejdsdag på at kompensere for manglende information, uklar koordinering eller uhensigtsmæssige arbejdsgange.

Opgaven bliver løst. Omkostningen er mindre synlig
Når en ordre bliver færdig til tiden, er det let at konkludere, at processen fungerer. Men resultatet fortæller ikke nødvendigvis, hvor mange afbrydelser, afklaringer og ekstra ture der skulle til undervejs.

Tiden bliver sjældent registreret som en særskilt opgave. Den fordeler sig mellem produktion, lager og planlægning og kan derfor være svær at få øje på.

Samtidig tager afbrydelserne medarbejderne væk fra det arbejde, de skulle udføre. En opgave må vente, mens en anden bliver reddet. Hvis det gentager sig gennem dagen, kan det skabe et behov for ekstra bemanding eller overarbejde, selvom en del af presset skyldes måden, arbejdet er organiseret på.

Spørg, hvad medarbejderne skal løse igen og igen

Et godt sted at begynde er de situationer, medarbejderne selv omtaler som noget, de “bare lige” ordner.

Hvad skal de hente, før de kan gå i gang? Hvilke oplysninger skal de efterspørge? Hvor skal de vente på en afklaring? Og hvilke opgaver må de forlade for at hjælpe andre videre?

Formålet er at forstå, hvorfor deres ekstra indsats bliver nødvendig. Medarbejderne kender ofte de tilbagevendende problemer bedst, netop fordi de løser dem hver dag.

Når flere personer jævnligt må håndtere den samme situation, er det værd at undersøge arbejdsgangen bag den. Er ansvaret tydeligt? Er informationen tilgængelig? Er materialerne klar? Og er der plads og kapacitet til næste trin?

Løsningen skal passe til årsagen

Nogle problemer kræver tydeligere aftaler eller bedre planlægning. Andre kan løses ved at ændre placeringen af materialer, indrette arbejdsområdet anderledes eller automatisere gentagne håndteringsopgaver.

Det afgørende er at finde årsagen, før man vælger løsningen. Hvis medarbejderne mangler information, hjælper mere udstyr ikke nødvendigvis. Hvis de derimod løbende må forlade deres arbejdsstation for at flytte varer, kan en ændring i den fysiske håndtering give dem mere sammenhængende tid til deres opgaver.

En konkret forbedring bør derfor vurderes på, hvilke afbrydelser og ekstraopgaver den fjerner, og hvad medarbejderne får mulighed for at bruge tiden på i stedet.

Giv hjælpsomheden bedre vilkår

Der vil altid være situationer, hvor medarbejderne skal træde til og hjælpe hinanden. Men tilbagevendende problemer fortjener en løsning, så den samme ekstra indsats ikke er nødvendig hver dag.

Næste gang en medarbejder får en vanskelig situation til at lykkes, er det derfor værd både at anerkende indsatsen og spørge: Hvad gjorde den nødvendig?