Indspark: Billeder og farver sætter fart på logistikken

Man siger, at et billede kan sige mere end 1000 ord. Visdommen i det gamle ordsprog gælder også i et måske lidt overset miljø, nemlig på lageret, i varemodtagelsen og i vareforsendelsen. Alle de steder, hvor fysiske produkter skal registreres, lagerføres, plukkes, pakkes, sendes og kontrolleres er produktbilleder og farvekoder en effektivitetsbooster, der får flowet til at glide smidigere og med færre fejl til gavn for afsendervirksomheden og kunden, der skal modtage varen.

At sende og modtage varer er en kompleks og kritisk opgave, der har direkte påvirkning på virksomhedens effektivitet og konkurrenceevne. Lagerlister, pakkesedler, pluklister, forsendelsespapirer, labels, tolddokumenter og anden dokumentation skal udfyldes, registreres og forstås af alle, der har dem i hænderne.

Små fejl, store konsekvenser

Sker der fejl undervejs, kan det give forsinkede leverancer, som kan få konsekvenser for både omdømme og økonomi. En palle med komponenter, der fejlplaceres på lageret, kan forsinke produktionen betydeligt, og forsendelser til udlandet, som hænger i tolden, kan føre til utilfredse kunder og tabt omsætning, bare for et give et par eksempler.

De tilsyneladende små bump på vejen skaber store forstyrrelser i forsyningskæden og får virksomhedens tandhjul til at dreje langsommere. Både serviceniveauet og kundernes oplevelse og loyalitet er således på spil. Derfor bør effektiv og intelligent håndtering af bilag og dokumentation ikke blot være en operationel nødvendighed, men en strategisk prioritet for at opretholde og forbedre virksomhedens markedsposition.

Et vigtigt supplement til QR-koder

Mange virksomheder har indført QR- og stregkoder for at strømline processerne omkring vareforsendelse og -modtagelse, men i tillæg til dem kan en simpel tilføjelse af produktbilleder og farvekoder på dokumentation og labels gøre, at alt går lidt lettere og hurtigere i alle led. Her er et par eksempler:

• Svendsen Sport får deres varer 3 gange hurtigere gennem tolden, efter at de er begyndt at tilføje produktbilleder på tolddokumenterne.
• IC Group har lettet varemodtagelsen hos deres kunder ved at sætte logoer, stregkoder og snart billeder på labels, hvilket gør det nemmere for modtageren at navigere i forsendelserne og finde det, de har brug for.
• Designvirksomheden House Nordic har indført produktbilleder og stregkoder på alle labels for at effektivisere varemodtagelsen. Og deres tilbud har fået wauw-faktor med store produktbilleder, der skal øge antallet af accepterede tilbud.
• Andre virksomheder bruger med succes farvekoder til at orientere om risikofaktorer ved produkterne i en forsendelse. Det kan fx brandfare, som medarbejderne i varemodtagelsen og på lageret skal være opmærksomme på.

Hvor QR- og stregkoder kræver fysisk udstyr i form af scannere, er det en lavpraktisk og enkel løsning at tilføje billeder og farvekoder som supplement til stregkoderne på alle de dokumenter, der indgår i en vareforsendelse. Det kan styres centralt i output management-systemer, som tilbyder funktionen, og kræver hverken programmering eller individuel opsætning ved hver forsendelse. 

Få marketing på banen

Man kan spørge sig selv, hvorfor flere ikke har fået øje på disse muligheder. Jeg tror, at det langt hen ad vejen handler om, at Output Management og opsætning af transaktionsdokumenter håndteres af IT, som har fokus på, at ERP-systemerne virker og leverer de rigtige dokumenter. 

Dokumenternes brugervenlighed og kundeoplevelsen er forståeligt nok ikke på deres radar. Derfor er det en god ide at lade marketing og salg tage ejerskab over de kunderettede transaktionsdokumenter, så budskaber, opbygning og indhold tænkes ind i virksomhedens overordnede kommunikationsstrategi. 

Det vil medvirke til at styrke virksomhedens salg og kunderelationer til gavn for toplinjen.