Prime Cargo lægger forretningssystemet i skyen

Flertallet af danske virksomheder har i dag det meste af deres supply chain-IT i såkaldte on-premise løsninger og supplerer med nogle få cloud- eller skybaserede løsninger. Den teknologiske udvikling er i dag så langt, at der er få tekniske barrierer for at lægge it ud i skyen.

Men der er mange organisatoriske, kompetencemæssige og ”psykiske” barrierer for, at mere IT bliver lagt ud. Der er ellers store fordele at hente i skyen, og det gælder ifølge Christian Clausen, Business Development Director for Oracle i Norden, særligt for it, der understøtter supply chain processer.

”Jeg er ikke i tvivl om, at det meste eller al IT på den lange bane vil ligge i skyen. Der er helt enkelt så store fordele at hente, at det vil give sig selv. Men det er stadig på mange måder nyt, og der er en del barrierer, som skal tackles først. Der er mange typer fordele at hente for virksomhederne. Skyen betyder, at virksomheder flytter en del ressourcer fra egen organisation til skyen. Det indebærer at flytte omkostninger fra faste lønomkostninger til variable omkostninger. Men det er også noget, der reducerer kompleksitet og bidrager til at fokusere forretningen på kernekompetencen”, fortæller Charles Møller til mediet TransformationTools.dk. Han er professor i innovation af forretningsprocesser på Aalborg Universitet.

Charles Møller supplerer: ”Skyen åbner også op for helt nye muligheder for at få adgang til komplekse services og høj udviklingskraft. Virksomheder får adgang til specialiserede løsninger, der på avanceret vis kan understøtte særlige behov inden for CRM, ordrehåndtering, stamdatahåndtering, finansopgaver, lagerstyring, transportstyring etc. Det er services, der for alvor kan gøre en forskel for en virksomheds konkurrenceevne”.

Gør tanke til handling
Hos logistikvirksomheden Prime Cargo med hovedkvarter i Kolding og afdelinger i Polen, USA, Kina og agentnet i resten af verden nøjes de ikke med at tænke, snakke og overveje. Virksomheden har besluttet at skifte fra et on premise forretningssystem til det sky-baserede system CargoWise, der er skræddersyet til logistik- og speditionsvirksomheder.

”Vi er gået i skyen af to hovedgrunde. For det første viser vores businesscase, at vi vil spare omkostninger på den lange bane. For det andet vil cloud-løsningen bedre understøtte vores meget globale virke, ligesom vi får bedre muligheder for at skalere løsningen til vækst i volumen eller til nye services, som vi ønsker at lancere”, fortæller IT Manager Stephan Valkær.

Omkostningsbesparelserne kommer først og fremmest fra lavere udgifter til strøm, køling, hardware etc. og lavere lønudgifter til it-driftsmedarbejdere. ”Vi fyrer ikke nogen, fordi vi har pæn vækst i forretningen. Men vi kommer til at ansætte færre it-specialister i fremtiden end, vi ellers ville have gjort”, fortæller Stephan Valkær.

Store forretningsfordele
Prime Cargos nye cloud-baserede forretningssystem er født globalt, og det er en stor fordel for en så globaliseret forretning som Prime Cargos fragt- og transportvirksomhed.

”Hurtig og nem tilgang til vores system er meget vigtig for os. Det er også vigtigt for os, at den tilgang er lige hurtig og god for vores medarbejdere på tværs af kontinenter. Vores svartider skal være meget hurtige, så vi kan arbejde stort set i realtid. Det opnår vi med CargoWise. Vi går ganske vist først rigtigt i luften med det omkring 1. april, men vi har allerede testet dele af systemet så meget, at vi føler os overbevist om, at oppetiden og svartider matcher vores krav til hastighed og stabilitet”, fortæller Stephan Valkær.

En anden kilde til forretningsfordele for Prime Cargo er cloud-systemets best practice processer. Systemet er udviklet af og til speditører og fragtvirksomheder, og det indeholder derfor et væld af såkaldte best practices, der er processer, som har vist sig at være den bedste måde at udføre bestemte arbejdsopgaver på.

”Vi har valgt at implementere rigtig mange af systemets best practices og altså at fastholde standardsystemet. Det forventer vi vil gøre os mere effektive på den lange bane, og det vil for eksempel medføre, at op til 20 procent af vores processer med det nye system bliver automatiserede. Det var processer, som vi tidligere løste manuelt. Det siger sig selv, at det indebærer en masse sparet medarbejdertid, som vi kan bruge på mere værdiskabende opgaver. Best practices og standardsystemet vil også give os et fælles sprog på tværs af lokationer og afdelinger. Det er en stor fordel”, fortæller Stephan Valkær.

Han peger også på, at de får adgang til support døgnet rundt, som vil være lige tilgængelig for alle dele af virksomheden, og at det globale cloud-system er født med alle relevante valutaer, sprog, lovgivningsmæssige reguleringer etc.

Endelig peger Stephan Valkær på, at det nye system vil gøre Prime Cargo i stand til at levere højere transparens til kunderne, der får bedre mulighed for i detaljer at holde øje med status og fremdrift på fragtforsendelser.

Forandring af mennesker og vaner
Når man vælger standardsystem-vejen frem for en tilpasset løsning, betyder det også, at processerne skal tilpasses systemet og ikke omvendt. ”Det medfører, at vi skal forandre en del af vores processer, og det er klart den største udfordring med at gå i skyen. Vi har brugt mange ressourcer og meget tid på at kommunikere med alle berørte medarbejdere, skabe tryghed og understrege, at forandringen ikke medfører fyringer”, fortæller Stephan Valkær.

Prime Cargo har brugt lang tid på at kortlægge AS-IS processer, dernæst kortlægge TO-BE processer og endelig at undervise medarbejdere i de nye processer.

”Vi fik heldigvis startet vores proces i god tid, og det er også nødvendigt, fordi det tager lang tid for os mennesker at vænne os til nye rutiner. Det kræver meget dialog, mange gentagelser og meget bearbejdning”, fortæller han.

Et af de områder, hvor det nye system byder på automatiseringer, er generering af rapporter og viden. Det nye system skaber simpelthen løbende rapporter om for eksempel salgsoverblikket fra CRM-delen af systemet, hvor sælgerne kan se møder og salgsaktiviteter, ligesom andre medarbejdere også kan få et overblik over salgsaktiviteter i den næste periode er.

Integrerer til WMS, økonomi m.m.
Prime Cargos forretning har fire ben: fragt, fortoldning, B2B og e-handel. Det er primært det første ben, som CargoWise vil understøtte.

”Vi vil fortsat have en del integrationer mellem cloud-systemet og forskellige specialløsninger, der er on premise. Det er for eksempel integration til vores WMS og til vores økonomistyring. Vores lageraktiviteter er meget kritiske for vores forretning, og vi har behov for selv at have hænderne på server og system, så vi selv er herre over oppetiden. Vi kan ikke tåle at være uden adgang til WMS en halv dag, så går hele vores drift ned, og vi kan ikke servicere vores kunder”, fortæller Stephan Valkær.