Den oversete del af forsyningskæden: Derfor er inbound-logistik næste skridt i digitaliseringen
Mens udgående leverancer i stigende grad er digitaliserede, håndteres indgående transporter stadig mange steder via telefon, e-mails og regneark. Det skaber manglende overblik, unødvendigt manuelt arbejde og begrænsede muligheder for at optimere transportomkostningerne. Men med bedre data og digital transportstyring kan virksomheder få større kontrol over hele vareflowet.
Foto: nShift
Mange virksomheder kan i dag følge en pakke hele vejen fra lageret til kundens hoveddør. Men spørger man, hvornår en container med varer fra en leverandør ankommer til virksomhedens eget lager, er svaret ofte langt mindre præcist.
Det skyldes, at digitaliseringen af transportområdet historisk har været koncentreret om de udgående leverancer. Indgående transporter fra leverandører samt vareflytninger mellem lagre, produktionsfaciliteter og butikker har ikke fået samme opmærksomhed.
Ifølge Jon Jacobsson, Senior Solution Architect hos nShift, er inbound-logistik derfor et område med et betydeligt digitaliseringspotentiale. Selv store internationale virksomheder håndterer fortsat centrale transportprocesser manuelt, hvilket begrænser både effektiviteten og overblikket over forsyningskæden.
Fra regneark til samlet transportoverblik
En typisk inbound-transport kan involvere flere transportører, speditører og leverandører på tværs af landegrænser. Ofte indhentes priser og leveringstider via telefon eller e-mail, hvorefter transporten bookes direkte hos den valgte leverandør.
Information om bookinger, priser og forventede ankomsttidspunkter samles måske i et fælles regneark.
Problemet opstår, når oplysningerne ikke bliver opdateret, medarbejdere er fraværende, eller leverandører benytter forskellige transportører uden en fælles proces.
Konsekvensen kan være manglende overblik over indgående varer, uforudsete forsinkelser og begrænsede muligheder for at analysere transportomkostningerne.
Et Transport Management System (TMS) kan samle bookinger, transportstatus, priser og dokumentation ét sted. Dermed får virksomhederne et mere ensartet datagrundlag og bedre mulighed for at koordinere transporterne på tværs af leverandører, lagre og transportører.
Præcision er vigtigere end hastighed
Når virksomheder vurderer transport, er hurtig levering ikke nødvendigvis det vigtigste parameter.
For produktionsvirksomheder og virksomheder med begrænset lagerkapacitet kan præcision være langt vigtigere.
Ankommer komponenter for sent, kan det forsinke produktionen. Men ankommer de for tidligt, kan det også skabe problemer, hvis der hverken er personale eller lagerplads til at modtage varerne.
Derfor handler effektiv transportstyring i stigende grad om at kunne forudsige, hvornår godset faktisk ankommer.
Med historiske transportdata kan virksomheder analysere leveringstider på specifikke ruter og sammenligne forskellige transportløsninger.
Hvis en forsendelse skal ankomme på en bestemt dato, kan valget af transportør dermed baseres på dokumenteret leveringspræcision frem for alene på pris.
Det giver et bedre beslutningsgrundlag og reducerer risikoen for forstyrrelser i forsyningskæden.
Transportdata skal nå de rigtige medarbejdere
Synlighed i transporten skaber først reel værdi, når informationerne kan bruges til at handle.
Hvis en transportør eksempelvis rapporterer en forsinkelse som følge af dårligt vejr, bør informationen ikke blot være tilgængelig i et separat trackingsystem.
Den skal nå frem til den medarbejder, der kan gøre noget ved situationen.
Ved at integrere et TMS med virksomhedens ERP- eller WMS-system kan opdaterede leveringstidspunkter og afvigelser blive synlige direkte i de eksisterende arbejdsgange.
En salgsmedarbejder kan eksempelvis få besked om en forsinket leverance på en konkret kundeordre og kontakte kunden, inden problemet udvikler sig.
Det handler ikke om at sende flere notifikationer, men om at sikre, at relevante informationer når de rette personer på det rette tidspunkt.
Automatisering skal tage højde for virkeligheden
Ikke alle transporter kan eller bør automatiseres fuldstændigt.
Ved standardiserede forsendelser, hvor vægt, dimensioner og emballage er kendt på forhånd, kan transportbookingen ofte automatiseres direkte fra virksomhedens ERP- eller WMS-system.
Ved mere komplekse transporter kan det derimod være nødvendigt med en manuel kontrol af eksempelvis palleantal og vægt, inden bookingen gennemføres.
Formålet er ikke at fjerne alle manuelle processer, men at automatisere de opgaver, hvor datagrundlaget er tilstrækkeligt præcist.
Et eksempel er den svenske virksomhed Permobil, der producerer avancerede mobilitetsløsninger, herunder elektriske kørestole.
Virksomheden har med nShift TMS automatiseret transportbookinger på baggrund af ordredata og integreret processen med produktionen.
Det har resulteret i cirka 34 automatiserede bookinger dagligt, en tidsbesparelse på omkring fem minutter pr. kørestol og samlet to timer og 50 minutters mindre manuelt arbejde pr. produktionsdag.
Eksemplet viser, hvordan automatisering kan reducere administrationen uden at begrænse fleksibiliteten i valget af transportører.
Start med de vigtigste processer
En af de største udfordringer ved implementering af et TMS er ifølge Jon Jacobsson, at virksomheder forsøger at digitalisere alle transportprocesser på én gang.
En mere effektiv tilgang er at implementere løsningen gradvist.
Første skridt kan være at samle transportbookinger i ét system og erstatte manuelle regneark med standardiserede processer.
Dernæst kan systemet integreres med ERP eller WMS, så transportoplysninger automatisk overføres fra eksisterende ordrer.
Når processerne fungerer, kan virksomheden tilføje transportpriser og begynde at sammenligne transportører, ruter og faktiske omkostninger.
Det er samtidig vigtigt at vælge en løsning, der kan integreres med både store internationale transportører og mindre lokale leverandører.
Fleksibilitet er afgørende, så ændringer i transportørvalg ikke kræver omfattende IT-projekter.
Bedre data styrker transportforhandlingerne
En ofte overset gevinst ved digital transportstyring er muligheden for at træffe bedre kommercielle beslutninger.
Når alle transporter registreres i samme system, opbygges et historisk datagrundlag over priser, leveringstider, transportører og afvigelser.
Det gør det muligt at identificere ineffektive ruter, sammenligne faktiske transportomkostninger og vurdere transportørernes performance.
Hvis en transportør eksempelvis lover tre dages leveringstid, men historiske data viser, at leverancerne ofte tager fire eller fem dage, har virksomheden et konkret grundlag for at tage dialogen.
Det samme gælder prisforhandlinger. Når virksomheden kender sine samlede transportvolumener på tværs af lokationer, kan den forhandle på baggrund af den samlede forretning frem for individuelle forsendelser.
Fra fragmenterede processer til en sammenhængende forsyningskæde
Digitalisering af inbound-logistik handler i sidste ende om mere end at effektivisere transportbookinger.
Det handler om at skabe sammenhæng mellem leverandører, transportører, lagre og interne systemer, så virksomhederne kan reagere hurtigere på ændringer og træffe beslutninger på et mere oplyst grundlag.
For mange virksomheder ligger næste store effektiviseringspotentiale derfor ikke nødvendigvis i den sidste kilometer frem til kunden, men i de transporter, der finder sted, før varerne overhovedet når lageret.
Vil du vide mere om digital transportstyring?
Med nShift TMS kan virksomheder samle indgående, interne og udgående transporter i én løsning og få bedre overblik over bookinger, transportstatus og omkostninger.
