Digitalisering skal ske trin for trin

Da transport- og logistikvirksomheden ALPI besluttede at stige på digitaliseringstoget, var det med det forbehold, at der ikke skulle digitaliseres bare for digitaliseringens skyld. Hvert enkelt tiltag skulle give mening for såvel kunderne som for medarbejderne. Desuden ønskede ALPI frit valg med hensyn til valg af leverandør af de løsninger, der skulle implementeres. C2IT Digital blev udvalgt til at være den uvildige rådgiver på turen.

Læs også: Skyen baner vejen for robotterne

Under disse forudsætninger gik ALPI og C2IT Digital i gang med et gennemgribende analysearbejde, der skulle kortlægge virksomhedens forretningsgange og systemer og dermed skabe et overblik over mulige digitaliseringsområder og den værdi, de ville have for kunder, medarbejdere og forretningen generelt. 

“Johannes Tange Jørgensen fra C2IT Digital havde allerede fra tidligere samarbejde et indgående kendskab til vores forretning og kunne stille alle de rigtige spørgsmål. Han fik hurtigt kortlagt den rejse, vi skulle på for at nå til det sted, vi ønskede”, siger Jens Salling, som er Project Manager hos ALPI og supplerer:

“Eftersom kunderne er den primære årsag til, at vi har valgt at digitalisere, spurgte vi naturligvis også dem til råds. Hvilke løsninger ville give mest værdi for dem? Savnede de noget i samarbejdet med os? Og kunne de foreslå nye løsninger, der ville lette deres arbejde – nu og hvis de skulle kigge for eksempel fem år ud i fremtiden? De samme spørgsmål stillede vi vores medarbejdere. I begge lejre oplevede vi, at processen blev godt modtaget. Kunderne følte sig hørt, og vi er kommet i langt tættere dialog med dem”, siger Jens Salling.

Vigtigt at involvere medarbejderne 
I arbejdet med at kortlægge forretning og arbejdsprocesser fandt parterne blandt andet frem til, at virksomheden ikke var særlig god til at genbruge data i de forskellige systemer. Medarbejderne brugte uforholdsmæssigt meget tid på at taste de samme data ind flere forskellige steder. 

Med fokus på netop genbrug af data udviklede IT-Kartellet flere software-robotter, der automatisk henter data fra for eksempel ALPIs ERP-system og overfører dem til Excel. Herfra kan data så efterfølgende stilles til rådighed for kunderne. 

Læs også: 5 årsager til at større virksomheder vender blikket mod cobots

“Det er bare et eksempel. Når først man begynder at kigge på sine processer og tænke digitalisering, så er der reelt et hav af muligheder for forbedringer. Man er derfor nødt til at vælge ud fra hvad, der giver det største eller bedste resultat på kortest tid. Det er meget let at lade sig rive med og sætte gang i for mange tiltag på samme tid - eller omvendt at miste overblikket og slet ikke komme i gang. Det er ligesom med den velkendte elefant – den skal spises i små bidder, ellers bliver man kvalt”, siger Jens Salling.

Vi sparer en masse tid 
Resultaterne af digitaliseringen hos ALPI er til at tage og føle på: “Vi sparer en masse tid på den digitale overførsel af data mellem vores systemer. Men også i finansafdelingen er det blevet lettere at være medarbejder. Hvor man tidligere tjekkede alt igennem, kigger medarbejderne nu kun efter afvigelser. Det betyder, at en medarbejder, der tidligere skulle kigge på cirka 1000 linjer, nu kun skal tjekke omkring 10 linjer. Det sparer helt op til 40-50 timer per måned alene i denne afdeling”, fortæller Jens Salling. 

Han fremhæver, at det ikke kun er et spørgsmål om tidsbesparelsen. Det handler i lige så høj grad om at gøre tingene på en smartere måde. Nogle af virksomhedens medarbejdere var i begyndelsen skeptiske. Betyder det her, at jeg vil miste mit job? Kan jeg mon finde mig til rette i alt det nye? 

”Vi lagde derfor stor vægt på, at formålet med digitalisering ikke var at spare tid, så vi kunne reducere medarbejderstaben. Men derimod ønskede vi at fjerne nogle overflødige opgaver og arbejdsrutiner, så der kunne blive bedre tid til de opgaver, hvor medarbejderne ikke kan erstattes af maskiner. Det betød, at medarbejderne begyndte at kigge på deres daglige arbejdsopgaver og selv komme med forslag til ændringer og forbedringer”, siger Jens Salling.

Et skridt ad gangen
Digitaliseringsprocessen hos ALPI er langt fra slut, men den er derimod rigtig godt i gang. “Vi bliver nok aldrig helt færdige, for der sker jo hele tiden nye ting i teknologi-verdenen. Jeg har hverken tid eller mulighed for at følge med i den teknologiske udvikling, derfor forventer jeg, at C2IT Digital følger med på mine vegne. Jeg regner også med, at de fungerer som vores filter, så jeg ikke behøver tage stilling til alle de muligheder, der dukker op, men udelukkende bliver præsenteret for de løsninger, der giver mening for vores forretning. Men nu er vi i gang, og det handler et langt stykke hen ad vejen om mindset. Når man først er begyndt at tænke digitalt, så dukker der hele tiden nye muligheder op. Men vi skal som sagt passe på, at det ikke bliver for overvældende, så vi tager digitaliseringen et skridt ad gangen”, siger Jens Salling.