Fertin Pharma halverer fejl og afvigelser med TWI

Fertin Pharma producerer nikotintyggegummi og er underlagt sundhedsmyndighedernes skrappe krav til produktionsprocesser og dokumentation, som det er beskrevet i GMP (good manufacturing practices). GMP-kravene er formuleret af den amerikanske sundheds- og fødevaremyndighed FDA, og medfører, at Fertin Pharma har godt styr på alle produktionsprocesser.

”Vores processer er velbeskrevne, og medarbejderne er rigtig dygtige, men vores udgangspunkt er, at vi altid kan blive endnu dygtigere. Virksomhedens ledelse besluttede derfor i 2015, at struktureret jobtræning fremover skal være et strategisk fokusområde. Udgangspunktet for beslutningen var et ønske om at forbedre kvaliteten endnu mere, reducere varians i processer og fjerne flaskehalse”, fortæller Hanne Lundquist, der er ansat som projektleder med ansvar for at indføre TWI (Training Within Industry, red.) som struktureret jobtræning.

Fra sidemandsoplæring til struktureret træning

Virksomheden har på linje med stort set alle virksomheder tidligere anvendt sidemandsoplæring som metode til træning af medarbejdere, der skifter position og nyansatte medarbejdere. ”Sidemandsoplæring giver naturligt nok en vis varians i oplæringen, idet oplæringen afhænger af den medarbejder, som træner. Virksomheden har typisk udvalgt dygtige medarbejdere til at oplære. I TWI går vi efter, at træneren både er dygtig til den faglige udførelse af processen og også er dygtig til at lære fra sig. Det er træningsdelen, der er ny. Vi ønsker, at alle medarbejdere får kvalificeret træning, så kompetenceniveauet bliver løftet, og så processerne bliver udført ensartet på tværs af skift, afdelinger og fabrikker”, fortæller Hanne Lundquist.

Ledelsen i Fertin Pharma valgte TWI som metode, fordi TWI har skabt gode resultater i flere danske virksomheder som Lego, Kopenhagen Fur, Odense Kommune, PostNord med flere, og fordi TWI’s fokus på at standardisere processer matcher Fertin Pharmas ambitioner om ensartede procesudførelser, høj effektivitet og kvalitet samt dyb GMP-forståelse.

Halverer fejl og afvigelser

Virksomheden har i vinterhalvåret 2015-16 gennemført et afgrænset pilotprojekt med to uddannede jobtrænere, der har trænet medarbejdere i nogle få udvalgte processer i én fabrik. Resultaterne af pilotprojektet har været en halvering af antallet af fejl og afvigelser. Afvigelser kan lede til produktionsstop, som igen kan lede til store omkostninger og i værste tilfælde, at et helt parti tyggegummi skal kasseres, fordi det ikke kan blive FDA-godkendt.

Der har derfor ikke været tvivl om, at TWI-forløbet skal udvides til fuldskala i de to danske fabrikker og på længere sigt formentlig også i den indiske fabrik og muligvis også i andre funktioner som laboratorier og administrative enheder.

TWI kræver grundighed

”Vi har gjort meget ud af processen med at rekruttere de to jobtrænere. Vi har gennemført en intern ansøgningsproces, hvor vi har opfordret medarbejderne til at søge og dernæst udvalgt to trænere, som har den rette faglige profil og også besidder den rette mængde empati samt robusthed”, fortæller Hanne Lundquist.

Jobtræning kræver ifølge Hanne Lundquist god indlevelse i, hvordan forskellige medarbejdere bedst lærer nye ting, og der vil også uundgåeligt opstå følelsesmæssig modstand fra medarbejdere på de forandringer, som bliver indført. Jobtrænerne skal derfor være i stand til at håndtere lidt turbulens og uro.

”Jobtrænerne er blevet trænet af det TWI-certificerede institut Business Through People, ligesom produktionslederne, fabrikscheferne og den administrerende direktør er har modtaget træning i TWI. Det har været en god investering også at træne lederne, fordi det har skabt en stor forståelse for og opbakning fra ledelsen til TWI-projektet”, fortæller Hanne Lundquist. Hun fremhæver, at en af årsagerne til de gode resultater i pilotprojektet er, at TWI-indsatsen møder opbakning hos alle og på alle niveauer i Fertin Pharma: ”Alle er enige i og indstillet på, at TWI og struktureret jobtræning er vejen frem for os”.

Hanne Lundquist fremhæver, at TWI kræver grundighed i alle dimensioner: Forberedelse, kommunikation, udvælgelse og træning af træner samt ikke mindst træning og proceskonfirmering af medarbejdere.