GEA matcher projektproduktion og ERP

GEA Process Engineering A/S, der leverer procesløsninger til fødevare- og farmavirksomheder og er en 100 procent projektstyret virksomhed, implementerede et Axapta-system allerede i 2003. Axapta-systemet er løbende blevet tilpasset til Geas behov for projektstyring, men det er sket på bekostning af standarderne i systemet.

”Konsekvensen blev, at systemet efterhånden var blevet et kludetæppe med mange knopskydninger og en tilfældig styring af tilpasningerne. Det betød, at vores system havde bevæget sig så langt væk fra standardsystemet, at nye tilpasninger skulle foregå helt nede i motorrummet af systemet hver gang. Det er både tidskrævende og uhensigtsmæssigt”, fortæller Andy Simonsen, ERP Manager hos GEA Process Engineering A/S.

AX til projektvirksomhed
Andy Simonsen hyrede derfor i 2011 et hold erfarne AX-programmører fra Pingala A/S, der har specialiseret sig i at få Dynamics AX til at mødes med forretning, processer, kulturer og mennesker. Opgaven var at tilpasse AX Dynamics til Geas specifikke behov for funktionalitet og effektivitet.

Fokus på kernekrav
Gea har valgt at arbejde efter en pragmatisk implementeringsstrategi, hvor de i første omgang fokuserer på kernekrav fra forretningsfunktionerne, og i anden bølge ser på de mere krævende opdateringer omkring transaktioner.

Kernekrav er forretningsfunktioners behov for at have nemt overblik over spørgsmål som:

• Hvor er varen?
• Hvad er leveringstiden?
• Hvad er omkostningerne i denne sag eller dette projekt?
• Hvad er status på fremdrift i projektet?
• Og lignende grundbehov for projektstyring, indkøb og logistik.

”Vi prioriterer opgaverne i den rækkefølge, de skaber forretningsmæssig værdi. Det er altså forretningsbehovene, der styrer ERP-projektet”, fortæller Andy Simonsen.

Processen giver pote
Han tilføjer:

”Det er ikke en nem proces, fordi vi ikke kan opstille en fuldstændig kravspecifikation på forhånd med præcis budget samt tidsplan. Det kræver, at teamet omkring ERP-implementeringen arbejder tæt sammen og har en fælles forståelse. Men det kræver også forståelse fra organisationens og ledelsens side for, at det er en kompleks øvelse, hvor vilkårene i form af fx produktmix, ordreflow og krav til dokumentation hele tiden ændrer sig”.

Sans for teknik og processer
Andy Simonsen understreger, at tilpasningsstrategien kræver en kombination af dyb teknisk viden og sans for processer.

”Det er fagligt meget krævende at foretage tilpasningerne uden at gribe ind i systemets kerne. Det kræver et programmeringslag, der lægger sig uden på kernen. Samtidig skal tilpasningerne være skarpe værktøjer til de mange forskelligartede processer i vores projekter, det kræver tæft”.

Eksempler på løsninger til Gea Process Engineering A/S:

• Master scheduling (beregning af behov og disponering udvidet med logistikdimension og lagerstedsbestemte forskelle i disponering i forhold til denne dimension).
• Advance payment of supplier invoices (partial payments of invoices) related to purchase orders (ny funktionalitet idet godkendelse af flere delbetalinger af et indkøb med afsluttende validering og godkendelse mod fakturatotal ikke er mulig i standard AX).
• Remnants (ny funktionalitet til håndtering af pladerester, rørrester eller lignende fra materiale, der skæres i og lægges stumper af tilbage på lageret).
• IFRS (finansiel rapportering på koncernniveau).
• Production handling and advanced warehouse management (standard AX udvidet med tilkøbsmodul til avanceret styring af reservering og nye skærmbilleder for bedre statusoversigt på produktioner og indsigt i kritiske flaskehalse for levering af indgående varer).