Herlev Hospital har succes med enkel og effektiv lagerløsning

Sommetider er det de enkle løsninger, der skaber de bedste resultater. Det er tilfældet på Herlev Hospitals 56.000 m2-store Fælles Akut Modtagelse (akuthuset), der blev bygget i 2020-21. Akuthuset modtager op mod 100.000 patienter om året. Det er i sagens natur akutte patienter, så der er højt tempo og høj uforudsigelighed i hvilke varer, der bliver brug for hvornår.

”Vi havde brug for en lagerløsning, der kunne sikre let og sikker tilgængelighed af varer tæt på forbrugsstederne i det nye akuthus. Det er vigtigt, at lageret ikke løber tør for kritiske varer. Vores analyser af vareflow og -forbrug viste, at der var mange gentagelser, men også at der var en del spild, som resulterede i kassationer, fordi udløbsdatoen var overskredet”, fortæller enhedschef for logistikenheden på Herlev Hospital, Henrik Als.

Han supplerer: ”Sammen med Langebæk A/S fandt vi frem til briksystemet som den bedste løsning, der både sikrer rette vare på rette sted, sikrer patientsikkerhed, gør genopfyldningen gennemsigtig, reducerer kassationer og forbedrer bæredygtigheden. Langebæk hjalp også med at skabe tryghed blandt personale om den nye løsning og etablere processerne omkring løsningen”.

Lavpraktisk løsning
Systemet fungerer i al sin enkelthed på den måde, at det kliniske personale kan plukke mellem cirka 20.000 varenumre i lagerløsningen. Når en given vare når et forudbestemt lagerniveau, er der en fysisk brik, som personalet vender. Den vendte brik er synlig for logistikenhedens ’opfyldere’, når de med regelmæssige mellemrum kommer forbi og fylder op. Den vendte brik er et signal til opfylderen om, at her er der behov for genopfyldning. Når varen er genopfyldt vender opfylderen brikken igen, og på den måde foregår genopfyldningen næsten per automatik uden, at der altså er anvendt højteknologi.

Læs også: Scope 3 kræver massive adfærdsændringer på sygehuse

”Det er en lavpraktisk løsning, der løser opgaven på bedste vis. Når varer bliver udfaset, eller de produktansvarlige indfaser nye varer, sker der en opdatering i vores SAP-system, der også fastslår mængden af varer, som briksystemet skal genopfyldes med per gang. Opfylderne placerer så en ny brik for en ny vare eller fjerner en brik for en udfaset vare. Det sker altså en automatisk og løbende afstemning mellem SAP og briksystemet”, fortæller Henrik Als.

Varerne til briksystemet bliver leveret fra regionslageret i Region Hovedstaden. Herlev Hospital modtager 120-140 burvogne med varer per dag til fordeling på det 350.000 m2 store hospital – heriblandt akuthusets briksystem.

Involvering af personalet
Langebæk faciliterede som nævnt processen for etableringen af løsningen. Det skete via en workshop-baseret tilgang, hvor udfordringer, muligheder og endelige løsninger blev belyst gennem flere workshops.

Peter Lamp Sørensen var konsulent på opgaven, og han påpeger personalets faglige viden som en afgørende faktor for et vellykket projekt og forklarer om processen: ”Nøglemedarbejdere fra Service og Logistik samt Fælles Akut Modtagelse skabte i fællesskab overblik og klarhed over afdelingens layout, lagerplads og forsyningssikkerhed. Og samtidig fik de på et konkret og operationelt niveau indrettet skabe og depoter, så der kunne gøres klar til den endelige flytning”.

Omkring de gennemførte og inkluderende workshops fortæller Enhedschef for Logistikenheden på Herlev Hospital, Henrik Als:

”Langebæk optrådte med sin indgående proceserfaring fra lignende projekter i hospitalssektoren som en professionel projektleder for vores fællesmøder. Og deres erfaring i at lede workshop-processer var vigtig for at sikre, at alle parter blev aktiverede, engagerede og involverede”.