Når undtagelsen bliver den normale arbejdsproces
Komplekse processer er sjældent designet til at være komplekse. De bliver det lidt efter lidt. Én særregel, én manuel arbejdsgang og én midlertidig løsning ad gangen.
Foto: Q-System A/S
Det begyndte sikkert som en fornuftig løsning
En palle skal placeres et andet sted end normalt.
En bestemt vare kræver en ekstra kontrol.
Eller en truckfører skal flytte pallen manuelt, fordi den ikke passer ind i det normale flow.
Hver løsning kan give god mening i situationen.
Problemer opstår, når den midlertidige løsning bliver permanent.
Efterhånden fungerer processen kun, fordi medarbejderne kender alle særreglerne.
Kompleksiteten bliver en del af hverdagen.
Driften fungerer - men er den robust?
En kompleks proces ser ikke nødvendigvis problematisk ud.
Varerne bliver flyttet. Produktionen kører. Og leverancerne kommer ud.
Men under overfladen bruger medarbejderne måske meget tid på at kompensere.
De flytter paller, der står forkert.
De venter på information.
De retter op på variationer.
Og de ved præcis, hvilken genvej der skal bruges, når den normale proces ikke virker.
Driften fungerer derfor ikke nødvendigvis, fordi processen er god.
Den fungerer måske, fordi erfarne medarbejdere får den til at fungere.
Kompleksitet bliver ofte først synlig, når de medarbejdere, der normalt håndterer den, ikke er til stede.
Michael Bohl CEO Q-System
Hvad koster særreglerne?
Prisen står sjældent på én faktura.
Den viser sig i små afbrydelser gennem arbejdsdagen.
En ekstra palleflytning.
Et telefonopkald.
En vare, der skal omlæsses.
En medarbejder, der må forlade sin opgave for at løse et problem et andet sted.
Hver hændelse virker måske begrænset.
Men samlet kan de påvirke kapacitet, leveringstid og oplæring af nye medarbejdere.
Tegn på unødvendig kompleksitet
- Processen afhænger af bestemte medarbejdere
- Paller flyttes flere gange uden en klar grund
- Midlertidige bufferområder er blevet permanente
- Medarbejderne bruger deres egne huskeregler
- Den samme fejl bliver løst igen og igen
- Nye medarbejdere har svært ved at forstå flowet
Automatisering bør ikke være første spørgsmål
Når en proces er tung eller personafhængig, kan automatisering virke som det oplagte næste skridt.
Men hvis flowet ikke er afklaret først, risikerer virksomheden at automatisere kompleksiteten.
Det kan gøre løsningen dyrere og mindre fleksibel.
Det første spørgsmål bør derfor ikke være:
Hvilken teknologi skal vi vælge?
Det bør være:
Hvorfor ser processen ud, som den gør?
Hvilke variationer er nødvendige?
Og hvilke eksisterer kun, fordi sådan har man altid gjort?
Nogle problemer kræver automatisering.
Andre kan løses med et enklere layout, tydeligere standarder eller færre interne flytninger.
Ofte er den bedste løsning en kombination.
Fleksibilitet skal være et bevidst valg
Målet er ikke at fjerne alle undtagelser.
Produktion og intern logistik, hvad der er standard, og hvad der reelt er en undtagelse.
Det gør flowet lettere at planlægge.
Det gør oplæringen enklere.
Og det gør det lettere at vurdere, hvor automatisering kan skabe værdi.
Den vigtigste forbedring er derfor ikke altid at få den eksisternde proces til at kære hurtigere.
Nogle gange er det at gøre den enklere.
