Procurement med data og passion

Indkøbsfunktionen har en speciel plads – på godt og ondt – i mange store virksomheder, som både en nødvendighed men også en (naturlig) kilde til udgifter og af samme årsag også et evigt fokuspunkt for effektiviseringer og stramninger.

Det gør moderne procurement til en kompliceret disciplin med mange typer udfordringer, men samtidig også mange muligheder for udvikling. For at dele noget viden om perspektiverne, inviterede Prokura i slutningen af september interessenter fra branchen til en halv dags konference om emnet på CBS.

Læs også: Bøgernes forsyningskæde kaster sig over digitalisering

To store danske selskaber, Maersk og Falck, bød på oplæg fra deres respektive topfolk på området, med Director of Digital Procurement fra Maersk Group, Jacob Gorm Larsen, som første mand på podiet.

Som hans titel antyder, så er netop det digitale et stort fokuspunkt for rederigiganten, og Jacob Gorm Larsen talte da også om koncernens vision for digitaliseringen af sine indkøbsprocesser, og hvor den strategi potentielt er på vej hen.

Stort potentiale i digitalisering – men det er ikke alt eller intet
”Hvad er egentlig the end-game for digitaliseringen på det her område?”, spurgte han retorisk, og bød selv ind med et svar:

”Lige nu har vi ca. 600 fuldtidsansatte beskæftiget med forskellige opgaver relateret til procurement, og på sigt regner vi med at kunne automatisere omkring de 330 af dem. Slutproduktet bliver fuldautomatisk sourcing fra end-to-end. Det er et forholdsvis aggressivt mål, men det mener vi også er nødvendigt”, sagde han.

Videre pegede Jacob Gorm Larsen på, at store dele af den nødvendige teknologi allerede er på plads, ligesom at diverse sourcing bots er på vej frem, eksempelvis hos Amazon, der har automatiseret indkøbsfunktionerne (hvad, hvor, hvornår og hvor meget skal der lagerføres) omkring deres såkaldte lightning deals.

Han understregede dog også, at man fra Maersks side går grundigt til værks for at trække de rigtige elementer af driften ind i arbejdet.

”Digitalisering er ikke alt eller intet eller et mål i sig selv. For os handler det om at finde de områder og opgaver, som man kan gøre bedre, hurtigere og smartere ved hjælp af data og software, og så bygge videre på dem”, forklarede Jacob Gorm Larsen.

Syv konkrete skridt
Dagens anden keynote, Group CPO for Falck, Peter Schack, gik meget konkret til værks og serverede sine syv skridt til et succesfuldt supply chain procurement-program. I en ikke nødvendigvis meget fasttømret rækkefølge skal man:

1. Sætte et ambitiøst mål
   Uden en klar ambition, der er stor, målbar og simpel, får man ingen opmærksomhed.
2. Skabe transparens og planlægge derefter
   Her skal man gå tilbage og skabe grundlaget for den ambition, man allerede har meldt ud. Uden det på plads, ved du ikke, hvor du skal starte, og hvordan du skal komme videre.
3. Forbinde ambitionen til en organisatorisk opdatering
   Dette kræver personlig energi, passion, charme og analytiske evner, snarere end tekniske og procesrelaterede færdigheder. Udtryk og personlighed er langt vigtigere.
4. Etablere governance
   Et kedeligt, men vigtigt punkt. Hvis det ikke er på plads, så kan man ligeså godt stoppe.
5. Tage nogle quick wins, som giver tryghed
   Det er vigtigt at plukke nogle lavthængende frugter, både ud fra et finansielt og et procesrelateret perspektiv.
6. Skabe tillid til besparelser
   Vis reelt lavere omkostninger, andre slags savings tæller ikke.
7. Institutionalisere gennem systemer
   Start småt og skalér så op, når det gælder organisationen som helhed.

”I mange virksomheder og organisationer oplever indkøbsansvarlige en generel mangel på forståelse og anerkendelse af deres arbejde, og en topledelse, der groft sagt er ligeglad. Og det er problematisk mange steder. Derfor gælder det i min optik om at vende billedet rundt og tænke ’hvad kan jeg som CPO eller lignende gøre for at få ørenlyd’, og der er de her syv skridt mit bud”, sagde Peter Schack.

Synlighed, engagement og passion
En stribe ikke-finansielle indikatorer kan vise, om transformationen er på vej i den rigtige retning. Dels gælder det om at opnå synlighed ved bl.a. at få månedlige styregruppemøder på plads, at få fremlagt sit arbejde for bestyrelsen, og at være tilstede til alle ledelsesmøder.

Og så skal der engagement til. De bedste folk skal ombord, de skal opleve procurement som en ”højenergisk og sjov” afdeling, andre dele af forretningen søger aktivt at være med i projekterne, og alle fra leverandører til partnere hylder succesen.

Læs også: Digitaliseringen kræver nye måder at køre driften på

Når det kommer til at ansætte de bedste folk, sluttede Peter Schack med et synspunkt i forlængelse af skridt nr. 3, der fik skabt lidt debat.

”Som jeg ser det, så det personlige drive og passionen for det man laver, langt vigtigere end den erfaring og uddannelse, man kommer med. Jeg vil til enhver til hellere ansætte en person, som jeg kan mærke brænder for at komme i gang, også selvom vedkommende er stort set total uerfaren omkring procurement. Det giver i mine øjne det bedste udgangspunkt.”