Wienerbrødsproduktion fastholder lean resultater på den lange bane

På Lantmännen Unibake i Hatting, der er den tidligere Hatting brødproduktion, som er opkøbt af den svenske fødevarekoncern Lantmännen, produceres der tusindvis af frostbrød og kager hver eneste dag. Wienerbrødene leveres som bake-off til bl.a. tankstationer og hoteller. I produktionen af wienerbrød arbejder cirka 100 medarbejdere i tre skift. I 2011 gennemførte virksomheden et forløb i samarbejde med konsulenthuset 4Improve, som har givet markante resultater.

Hvordan skabes så markante resultater i driften?
Årsagen til de imponerende forbedringer skal ifølge konsulent Erik Gärtner findes i projektets helhedstænkning:

”Med afsæt i lean-værktøjerne kan man fokusere udelukkende på at reducere spild i produktionen. Arbejder man samtidig med en helhedsorienteret tilgang, reduceres risikoen for, at organisationen falder tilbage til de gamle metoder, når konsulenterne igen er ude af virksomheden. Alt hænger sammen i driften af en virksomhed, og netop forståelsen af dette, er en af årsagerne til Lantmännen Unibakes gode resultater. De har ikke alene opnået at fastholde deres performance, men fortsat forbedringerne efter forløbets afslutning. Det kan godt imponere en garvet konsulent.”

Helhedstænkning i et samlet forløb
Lantmännen Unibake vurderede i begyndelsen af 2011, at potentialet ved at gennemføre et leanprojekt i wienerbrødsproduktionen var stort. Virksomheden valgte ekstern konsulentbureau til at hjælpe med at gennemføre projektet, og i fælleskab lagde parterne en plan for forløbets gennemførelse. Forløbet blev delt op i tre projekter med fokus på henholdsvis vedligehold, drift og lederudvikling. De tre projekter blev ikke sat i gang på én gang. Lean Manager Charlotte Knudsen forklarer:

”Kombinationen af de ting, vi satte i gang, fungerede rigtig godt. Først satte vi et projekt i vedligehold i gang for at skabe forudsætningerne for at optimere i driften. Efterfølgende blev projektet i driften og ledelsesudviklingen startet op.”

Vedligeholdelsesprojekt sikrer gode resultater
Vedligeholdelseschef Klaus Toft tilrettelagde sammen med sine medarbejdere en optimal vedligeholdelsesorganisation for Lantmännen Unibake i Hatting. Derudover var det vigtigt, at alle medarbejdere kendte deres ansvar og mål, og at der blev fulgt op på det. Opfølgningsværktøjet bestod af daglige tavlemøder, hvilket har været en stor succes. Vedligeholdelseschef Klaus Toft fortæller:

“Medarbejderne føler et stort ansvar for deres område, men er samtidig også gode til at hjælpe hinanden. De har fået ansvar for deres eget budget, hvilket har resulteret i, at medarbejderne ser mere nuanceret på tingene.  Samlet set er vi blevet gode til at vurdere, hvor vi får mest for pengene.”
 

Drift med fokus på målstyring
Projektet i driften forløb over 12 uger og havde til formål at reducere spildet og øge effektiviteten og arbejdsglæden. Det skulle ske på flere fronter. Ansvarsområder og jobbeskrivelser på de to produktionslinjer blev klart defineret, der skulle kommunikeres tydeligere med vedligehold samt internt på de to produktionslinjer, tavlemøder skulle implementeres og endelig skulle der fokuseres på reduktion af spild i produktionen.

Reduktion af spild er det målbare resultat af flere indsatser.
Da først fundamentet var skabt i såvel vedligehold som drift, kunne der fokuseres på at reducere spild. Spildet i produktionen omfattede både dej, fyld og færdige kager. Hovedårsagerne blev identificeret og fælles for størstedelen af dem var, at der manglede standardisering, kommunikation og forventningsafstemning. 

Løsningen var ikke nye investeringer, men i stedet indførte afdelingen flere tiltag, der skulle effektivisere produktionen. Herunder “jobkort” og tavlemøder.

Jobkort sætter ord på ansvaret
Medarbejderne kan i dag læse, hvilke krav, der er knyttet til hver jobfunktion på linjen. 

Konsulent Erik Gärtner siger: ”Jobkortene handlede ikke om at indføre nye måder at løse opgaverne på. Medarbejderne skulle fortsat gøre det, de altid havde gjort. Forskellen består i, at opgaverne ikke var standardiseret og dokumenteret. Når roller og ansvarsfordelingen ikke er defineret, så opstår risikoen for fejl og misforståelser. Samtidig stiger mængden af underforståede arbejdsopgaver desto mere håndværkspræget, en produktion er. Gennem implementeringen af jobkortene blev ”Best practice” identificeret og standardiseret på tværs af alle skift.”

Målene bliver synliggjort i tavlerummet
Tavlerummet bruges dagligt i driften.  Gennem tavlerne planlægges næste skift med afsæt i produktionsstatus. Målopfyldelsen synliggøres, og fokusområder identificeres. I projektforløbet blev tavlerne udviklet, og der blev udviklet en fast struktur for, hvordan tavlemøder skulle forløbe. Metoden blev præsenteret for samtlige medarbejdere, og værktøjerne blev umiddelbart efter taget i brug:

”Tavlemøderne fungerer rigtig godt. De 10 minutter er rigtig godt givet ud. Her undgår vi mange misforståelser, alle er enige om den fremadrettede plan og kender målet. Når man ved, hvad målet er for dagen, så stræber man også efter at nå det”, fortæller driftsleder Søren F. Kristensen. 

Charlotte Knudsen tilføjer:
“I det hele taget er organisationen blevet mere sammentømret og ansvarlig. Alle bidrager med idéer, udviser ansvar for at få problemerne løst og er også nysgerrige for at finde de reelle årsager, når problemerne opstår”.

Ledelsesudvikling med fokus
Lederudviklingsforløbet strækker sig over et år og er stadig i gang. Det består blandt af udviklingen af en leanlederprofil, som dannede grundlag for for en 360 analyser af lederne, individuelle handlingsplaner og personlige coachingforløb. Charlotte Knudsen er meget begejstret for ledelsesudviklingsforløbet:

“Det er bare vildt godt. Der er meget fokus på vores egen lederrolle i forhold til virksomhedens strategi og specifikt lean-forløbet. Ledelsesudviklingen er et afgørende element i, at vi har været i stand til at forankre lean-projekterne og ikke mindst fastholde resultaterne.”

 Helheden har skabt resultatet
De samlede resultater er imponerende. Spildet per produktionstime er reduceret med 38 %. Reduktionen af spild er det mest umiddelbart synlige resultat af de samlede tiltag i forløbet. Både konsulent Erik Gärtner og Lean Manager Charlotte Knudsen understreger, at helheden er vigtig for forløbets imponerende resultater. 

Charlotte Knudsen forklarer: ”Spildtallene fortsætter med at falde, og medarbejderne holder momentum. Resultatet i driften ville ikke have haft samme succes uden det samlede forløb. Projektperioden kunne måske godt have haft en tilsvarende succes, men vi havde ikke været i stand til at fastholde resultaterne og de kontinuerte forbedringer. ”

Erik Gärtner supplerer: ”Projektets resultater er primært skabt som synergi mellem ledelsesudviklingen, det fokuserede forbedringsarbejde og den samlede ledergruppes commitment.  Ledelsen i Lantmännen Unibake i Hatting har gennem leanforløbet defineret mål og midler, hvilket øger fokuseringen og sandsynligheden for, at de kontinuerte forbedringer kan fortsætte på virksomheden.”