Automatisk varebestilling løfter Matas

”Man skal passe på med at beskrive den slags forandringer for rosenrødt, for det er ikke nemt at indføre innovativ ny teknologi i en hel kæde. Men der er ingen tvivl om, at den automatiske varebestilling er en succes. Vi fortsætter med den løsning, og vi udbreder automatiseringen til vores indkøb”, siger logistikchef Jesper Amsinck fra Matas.

Læs også: Mere styr på forecast hos Royal Greenland

Alle Matas-kædens butikker er nu omfattet af en SAS-løsning til automatisk varebestilling og forecasting. Den intelligente logistik er én af de store og varige forandringer, som Matas har gennemført på sin rejse fra ejerledelse over kapitalfondseje til børsnoteret selskab med succes. På logistikområdet er lageret moderniseret med pick-to-voice-lagersystem og lagerelevatorer, og et nyt centrallager er kommet til.   

”Vores automatiske varebestilling bestod en vigtig test, da vi åbnede det nye lager for især parfumeprodukterne. Tidligere blev disse varer leveret direkte fra leverandørerne til butikkerne, men nu leverer vi disse varer fra centrallageret. Det klarede løsningen uden bølgeskvulp og et minimum af kodning. Det gik faktisk helt uden problemer, at vi med ét slag fordoblede antallet af varer”, siger Jesper Amsinck. 

Butikken sparer tid
SAS-løsningen står for disponering og låste ordreforslag fra butikkerne til det centrale lager. Butikkens medarbejdere ser ikke længere det SAS-genererede ordreforslag. Når SAS-løsningen har produceret ordreforslag fra alle butikker, bliver dette set igennem på 10-15 minutter af en central logistikmedarbejder for at finde eventuelle ”mærkværdige” ordrer. Tidligere brugte hver butik måske én til halvanden time hver dag på at gennemgå det statistisk begrundede ordreforslag, men nu er denne tid sparet.  

”Nu ser vi for alvor effekten af systemet, hvor vi fuldautomatiserer varebestillingen. Butikken sparer op til ni timer per uge. Desuden har vi markant færre udsolgt-situationer, hvis den intelligente forecasting får lov at tage helt over og køre uden menneskelig indblanding”, fortæller teamleder Johnny Rolsted fra Matas logistikfunktion.

Tidligere klarede butikspersonale selv varebestillingen, og derfor var det et kulturskift at stole på computeren. Men Matas gennemførte en blindtest af ti butikker med fuldautomatisk varebestilling op mod ti butikker med egen varebestilling. Det gjorde udslaget. Testen viste, at når en butik går over til fuldautomatiseringen, sparer den tid og opnår en lavere grad af udsolgt-situationer uden, at lagerbindingen stiger.

Fuldautomatisering overbeviste
”Da vi viste disse resultater til ledelsen, var tvivlen væk, og siden har vi kørt med låste ordreforslag, og altså en fuld automatisering”, siger logistikchefen hos Matas. Han er tilfreds med samarbejdet med SAS Institute, der leverer software og konsulentydelser bag den intelligente logistik. Løsningen står for disponering af varer til centrallager, ordreforslag til direkte leverandører, kampagnevarer, fordelingsvarer og langsigtet forecast til indkøb og leverandører.

Oprindelig fik Matas den første erfaring med automatiseret varebestilling i et pilotprojekt i to butikker. Resultaterne var stærke, og den automatiske varebestilling viste potentiale til at reducere lagerbindingen med 40 procent. Disse resultater er nu udbredt til hele kæden og til 95 procent af sortimentet. Dermed realiserer Matas en flercifret millionbesparelse. Selv om projektet ikke var defineret som et besparelsesprojekt. Det overordnede formål var – og er - at spare butikspersonalets tidsforbrug til lagerstyring, så de kan koncentrere sig om at rådgive og levere oplevelser til kunderne.

”Vi bruger også SAS-løsningen til at understøtte vores indkøbsfunktion. Den kommer med forecast til vores leverandører et halvt år frem i tiden, og den kommer med indkøbsforslag. Derfor har vi i dag en enkelt person, som kan styre indkøb af mange tusinde varenumre til hele kæden”, siger Jesper Amsinck. 

Matas på omgangshøjde
Løsningen tager højde for en lang række forhold, når den leverer et forslag til indkøb – heriblandt om det er en sæsonvare, tendensen i varenummeret i den pågældende butik, åbningstider, varens leveringstid og flere andre forhold.  Løsningen udtrækker nødvendige data fra de operationelle systemer og genererer statistiske forecast om det fremtidige salg baseret på historiske salgsdata og på data om kampagner. De statistiske forecast, data om lagerbeholdning og økonomiske nøgletal genererer vareordrerne.

”Hvis vi sammenligner os internationalt og i Danmark, kan vi konstatere, at vi er godt med i udviklingen. Vi er på omgangshøjde med de helt store detailkæder, og vi er foran de fleste specialkæder med hensyn til computerstøttet varebestilling", siger Jesper Amsinck.

Når løsningen automatisk bestiller varer, tager den højde for forventet salg og for varians. Den er også udstyret med regler for optimal lagerpolitik i forhold til anbrud på varen, og ordrestørrelsen bliver beregnet, så den vælger den billigste løsning i forhold til næste hele kolli. På den måde rummer den ganske avancerede ”menneskelige” overvejelser, men den er stadig kun i stand til løse sin opgave, hvis butikspersonalet forsyner den med data om den faktiske lagerbeholdning i butikken.

Læs mere: Ny tilgang giver mere præcise forecast

”Vores erfaringer viser, at ni ud af ti fejl i forecast til butikkerne ligger i forkert lagerbeholdning og forkerte stamdata - ikke i selve forecastingen. Derfor er butikkens præcision i lageroptællingen afgørende for vores samlede effektivitet”, siger Johnny Rolsted.

Det fuldautomatiske forecast er nu en indiskutabel succes hos Matas, som fremover ser nogle muligheder for at spare tid på at ændre på antallet af varer i en leverance. Computerens præcision kan give små ordrestørrelser, og selv om det kan give en lidt større lagerbinding, kan Matas måske med fordel vælge lidt større ordrestørrelser fremover for at spare tid på håndtering.