En økonomi-guru kommer til byen
Strategisk økonomistyring er særdeles relevant i krisetider, og værktøjer som balanced scorecard og activity-based costing kan hjælpe med at optimere virksomhedens forsyningskæde. Manden bag de to metoder, Robert S. Kaplan, kommer nu til Danmark.
Robert S. Kaplan er professor ved Harvard Business School i USA og er sammen med David P. Norton manden bag balanced scorecard og activity-based costing. Koncepter og metoder som blev udviklet tilbage i 80erne, men som i den grad stadig holder vand og anvendes i mange virksomheder.
Metoderne er da også løbende blevet forfinet og videreudviklet. Kaplan har udgivet adskillige bøger om emnerne og produceret hundredvis af artikler. Senest er metoden simplificeret gennem anvendelse af forbrugt tid som fordelingsnøgle på omkostningerne. Denne afart af metoden kaldes time-driven activity-based costing.
Bløde og hårde data
Balanced scorecard er, som de fleste ved, en styringsmetode, hvor der både måles på økonomiske og ikke-økonomiske nøgletal. Formålet er at skabe en styringsmodel, som også tager højde for en række bløde eksterne parametre og dermed giver ledelsen et mere nuanceret billede af virksomhedens situation.
Forhold såsom kunde- og medarbejdertilfredshed er målepunkter, som ofte ses anvendt i balanced scorecard sammen med de faktuelle økonomiske nøgletal.
Udgangspunktet for opbygning af et balanced scorecard er virksomhedens overordnede strategi, der i processen nedbrydes til en række målepunkter, som alle skal kunne relateres direkte eller indirekte til strategien. Som regel afstedkommer det et hierarki af målepunkter i adskillige niveauer, hvorfor fornuftig systemunderstøttelse af processen og metoden er en bærende forudsætning.
Når balanced scorecard virker efter hensigten, er metoden i stand til at give ledelsen en række indikatorer, som ligger ud over den traditionelle styring på økonomiske nøgletal. Eksempelvis vil et fald i kundetilfredsheden være en alarmklokke, som bør afstedkomme proaktive handlinger, inden konsekvensen bliver et fald i ordretilgang eller endnu værre, at kunderne begynder at flygte.
Med andre ord giver metoden et tidsmæssigt vindue til ledelsen til at skride til handling og iværksætte de nødvendige tiltag, inden det får målbare økonomiske konsekvenser. Og her begynder koblingen til den aktuelle krise at vise sig. Det helt store aktuelle spørgsmål for mange ledere og suppy chain-folk er, hvilke indikatorer i markederne der vil vise, hvornår tingene vender, og kurven begynder at gå opad igen.
Synliggør profitabilitet
Activity-based costing drejer sig grundlæggende om at fordele de faste omkostninger ud på kunder, produkter og kundeordrer.
Baggrunden for ønsket om at fordele de faste omkostninger er, at de traditionelle regnskabssystemer indeholder en lang række forskellige omkostninger samlet under paraplyen faste omkostninger. Det være sig produktudvikling, produktionsplanlægning, varemodtagelse samt pakning og distribution af varer. Alt sammen omkostninger som reelt påvirker det enkelte produkts profitabilitet for virksomheden.
Således er formålet med at fordele de faste omkostninger ud på de enkelte aktiviteter at opnå et mere præcist og nuanceret billede af, hvilke produkter og kunder som reelt er profitable for virksomheden. Ofte viser det sig, at nogle af de kunder, vi hidtil opfattede som vigtige og meget lønsomme, rent faktisk kan være en underskudsforretning.
Årsagerne er som regel, at kunden kræver en masse specielle forhold såsom specielle indpakninger, reklamationer, mange besøg af servicefolk eller sælgere osv. Alt sammen aktiviteter og dermed omkostninger som påvirker den reelle lønsomhed på kunden.
Nuancer er nødvendige i kriser
Således er der tale om to styrings- og ledelsesværktøjer, som giver et udvidet og mere nuanceret billede af den økonomiske situation i virksomheden, hvilket i allerhøjeste grad kan være relevant og nødvendigt at have i meget turbulente og uforudsigelige perioder, som den vi befinder os i netop nu.
Så svaret på, hvorfor de mange topledere stimler sammen for at høre på Kaplan, må alt andet lige være forhåbningen om at få nogle metoder, tips og tricks til at styre deres virksomheder så sikkert som muligt gennem den resterende del af den aktuelle krise og ikke mindst blive i stand til at finde indikationer på, hvornår krisen slutter.
Økonomistyring optimerer værdikæden
Koblingen til supply chain management opstår i samme sekund, den øverste ledelse har besluttet at anvende metoder såsom balanced scorecard eller activity-based costing. Begge metoder favner den samlede værdikæde i virksomheden og er støtteværktøjer til optimering af virksomhedens supply chain.
Eksempelvis vil resultatet af at anvende activity-based costing som regel være, at virksomheden finder den reelle og virkelige lønsomhed for det enkelte produkt og den enkelte kunde, hvilket igen vil påvirke forhold såsom segmentering af varer og kunder og efterfølgende allokering af relevante servicegrader ud fra den reelle lønsomhed.
Endvidere vil denne form for økonomistyring også give relevant input til, hvor der skal sættes ind i optimeringen af værdikæden. For eksempel at omkostninger til håndtering af varer på lagrene er alt for store i forhold til den samlede lønsomhed på varen, hvorfor der enten skal reduceres omkostninger i håndteringen eller tænkes alternative tanker i form af outsourcing.
For at par år siden gennemførte vi et projekt omkring activity-based costing hos en stor fragtvirksomhed. Målet var overordnet set at skabe en indsigt i lønsomheden på kunderne og de forskellige fragtprodukter, som virksomheden tilbyder deres kunder.
Men en sidegevinst opstod, da det viste sig, at kvaliteten af data på ingen måde var i overensstemmelse med virksomhedens egen opfattelse af samme. Kunder og produkter var registeret ukorrekt og flere forskellige steder. Ligesom specifikationer af de enkelte produkter var forskellige, når man spurgte og kiggede forskellige steder i virksomheden.
Den overordnede mission med at skabe indsigt i lønsomheden lykkedes, men samtidig afstedkom projektet en grundigere rengøring i data og systemer.
Anvendelsen af disse former for økonomistyring er allerede vidt udbredt både internationalt og i Danmark. Både den offentlige og private sektor har gennem en årrække anvendt både balanced scorecard og activity-based costing som centrale elementer i deres styringsmodel og til at sikre eksekvering af strategien. Blandt andre er kommuner, banker, forsikringsselskaber samt service- og produktionsvirksomheder i dag flittige brugere af metoderne.
Fællesnævneren er interessen for at finde den reelle lønsomhed og skabe en nuanceret økonomisk styringsmodel, som i sidste ende har til formål at forbedre effektivitet og bundlinje.
