Få styr på Supplier Risk Management
Afdækning og håndtering af risici i forsyningskæden har været en vigtig og kendt disciplin gennem en årrække. Det samme har for så vidt været tilfældet, når det drejer sig om risici i leverandørdelen af forsyningskæden. Men det er de færreste selskaber, som går grundlæggende struktureret til værks og udnytter de mange muligheder for indsamling og bearbejdning af informationer om deres leverandørers risikoprofil.
Blandt de mest almindelige risici, som en virksomhed ønsker at afdække, er forsinkede eller mangelfulde leverancer. Men der er mange andre risici, som desværre ofte kan være svære at forudsige. Det kan være lukninger af fabrikker hos leverandører, kapacitetsproblemer, naturkatastrofer eller ændringer i politisk klima, som medfører ændrede forhold på arbejdsmarkedet hos leverandøren. Alt sammen forhold som før eller siden kan afstedkomme, at leverandøren i kortere eller længere perioder ikke er i stand til at honorere aftaler og forpligtelser over for deres kunder. Og forhold som gennem analytisk indsamling og bearbejdning af data i vid udstrækning kan forudsiges.
Tilsvarende er der 3 primære og naturlige årsager til at arbejde med leverandørrisici. For det første at fastholde den ønskede omsætning gennem sikring af leveringsevne over for kunderne. For det andet at bevare selskabet image i markedet og for det tredje at undgå påvirkning af selskabets værdi.
De fire faser
En mulig struktureret tilgang til at få styr på leverandørrisici er en firefaset model som skitseret i nedenstående figur. De indledende faser drejer sig først og fremmest om at skabe orden og overblik. Nøgleord er datakvalitet og gennemsigtighed. Mange virksomheder kæmper med dårlig datakvalitet, som eksempelvis kan være, at den samme leverandør figurerer flere steder i systemerne. Eller der forekommer flere forskellige kontrakter med den samme leverandør. En situation som ofte kan være til stor fordel for leverandøren.
Gennemsigtigheden har til formål at skabe et klart billede af, hvilke varer som købes hos hvilke leverandører. Det lyder banalt, men når antallet af leverandører tælles i hundreder eller tusinder begynder det i sagens natur at blive vanskeligt at have overblikket. Men netop dette overblik er en bærende forudsætning for efterfølgende at kunne udpege, hvilke leverandører som eksponerer virksomheden for de største risici.
I de to sidste faser er der så fokus på målinger og risici. Opstilling af nøgletal for leverandørernes performance på en række forskellige faktorer, der spænder fra overholdelse af terminer og komplette leverancer til kvaliteten af det leverede, er blot nogle af de målepunkter, som virksomheder med fordel kan foretage løbende målinger på. Og som et centralt element i den fjerde fase befinder sig leverandørrisici, hvor yderligere informationer fra leverandørerne indhentes og bearbejdes.
Risikomatrix
Professor Kevin McCormack fra North Carolina State University har gennem omfattende analysearbejde fundet frem til 38 centrale spørgsmål, som skal stilles til virksomhedens leverandører. Svarene på disse spørgsmål kan med 95% sandsynlighed afdække, hvilke leverandører som kommer til at fejle på den ene eller den anden måde. Træfsikkerheden er verificeret gennem en række omfattende analyser hos selskaber som Chrysler, Freightliner og ABB (for yderligere information se http://www.drkresearch.org.) Eksempler på spørgsmål kan være Planlægger leverandøren at udvide, indskrænke eller fastholde produktionskapaciteten over de kommende 12 måneder? eller Er virksomheden certificeret efter ISO 14000- standarden?.
Processen er enkel, men kræver et vist arbejde. De 38 spørgsmål sendes til alle de vigtige leverandører. Eventuelt kan spørgsmålene også sendes til leverandørens underleverandører for på den måde at dække længere ned i værdikæden. Den ideelle situation er i sagens natur, at alle led i kæden af leverandører bliver spurgt og analyseret.
Når svarene fra leverandørerne er kommet retur, sker der en omfattende analyse og kategorisering af svarene. Slutresultatet er, at alle leverandørerne kan placeres i den såkaldte risk matrix, som beskriver sammenhængen mellem sandsynligheden for, at en leverandør vil fejle og den deraf følgende påvirkning på omsætningen (se Figur 2).
Ved hjælp af ovenstående risk matrix opnår virksomheden et operationelt overblik over, hvilke leverandører som sandsynligvis vil fejle og får dermed også muligheden for at sætte proaktivt ind. Typisk vil en leverandør i det røde risikofelt afstedkomme, at virksomheden beslutter sig for at skaffe endnu en leverandør af det pågældende produkt eller tjenesteydelse. En åben dialog mellem kunden og leverandøren kan føre til en forbedret risikoprofil for leverandøren, hvis problemet eksempelvis er manglende kapacitet, og leverandøren har mulighed for at udvide denne.
Barrierer
At ikke alle virksomheder arbejder struktureret og systemunderstøttet med leverandørrisici er der en række naturlige årsager til. De to væsentligste er, dels at det kræver et stykke arbejde at indsamle, bearbejde og systemunderstøtte processen, dels at der ofte er et signifikant magtforhold mellem kunde og leverandør, som kan gøre arbejdet svært fremkommeligt. Første gang en virksomhed giver sig i lag med arbejdet, må der forventes omkring ½ dags arbejde per leverandør til at indsamle og bearbejde informationer. Hertil skal lægges arbejdet med at systemunderstøtte processen, hvilket dog i stort omfang kan delegeres eller outsources til tredjepart. Magtforholdet mellem virksomheder spiller som sagt også en rolle, f.eks. den lille producent som køber en vare hos en kæmpe producent, hvor hans aftræk kun udgør en mikroskopisk del af leverandørens afsætning. I den situation kan det være svært eller direkte umuligt at få leverandøren med på idéen om at udveksle yderligere informationer, hvoraf nogle er relativt nærgående i forhold til leverandørens interne forhold. I sådanne tilfælde kan svarprocenten på de spørgeskemaer, som sendes til leverandørerne, blive en begrænsende faktor for udbyttet.
En tredje barriere kan være, at det som regel er svært at beregne og vise return on investment af et sådant projekt. For hvad er værdien af at have informationer, som gør det muligt at undgå svigt i leverancer eller kvalitet? Der er ingen tvivl om, at når skaden sker, og en leverandør fejler eller totalt svigter, kan der være endog store summer på spil i form af mistet omsætning eller mistede kunder. Problemet er at foretage disse beregninger på forkant, så de kan indgå i en samlet vurdering af økonomien i projektet.
