Fragtfakturaen er værd at kontrollere: Her gemmer fejlene sig

For mange virksomheder er fragtfakturaen en af de svære fakturaer at kontrollere.

Hvor en almindelig faktura typisk kan matches mod en indkøbsordre og en varemodtagelse, kræver fragt en anden type kontrol. Den fakturerede pris skal blandt andet holdes op mod transportøraftalen, den konkrete forsendelse, vægt og volumen, eventuelle tillæg og leveringsdata.

Når fakturaen samtidig indeholder hundredvis eller tusindvis af linjer, bliver manuel kontrol hurtigt en stor opgave. Derfor ender mange virksomheder med kun at kontrollere de største poster, eller slet ikke kontrollere fakturaen i detaljer.

Små afvigelser kan blive til store beløb

I en live-demo af nShift Audit blev en fragtfaktura med 312 linjer analyseret automatisk. Systemet identificerede 41 potentielle problemer, hvoraf 36 var prisafvigelser.

Det kan eksempelvis være:

• en forsendelse, der er faktureret to gange
• en faktureret forsendelse, som ikke findes i virksomhedens forsendelsesdata
• forskel mellem faktureret og faktisk vægt eller volumen
• en pris, der ikke matcher den aftalte rate
• tillæg, der kræver nærmere kontrol.

Pointen er ikke nødvendigvis at bestride enhver mindre difference. Virksomheden kan selv sætte tolerancer, så kun relevante afvigelser kræver handling.

Fra stikprøver til systematisk kontrol

Automatisering ændrer dermed selve måden, fragtfakturaer kan kontrolleres på.

I stedet for at medarbejdere manuelt skal lede efter fejl, kan hver fakturalinje kontrolleres mod virksomhedens egne transportaftaler og forsendelsesdata. Systemet kan finde og forklare afvigelserne, mens medarbejderen fortsat vurderer, hvilke der skal accepteres eller bestrides.

Det gør fakturakontrollen mindre afhængig af stikprøver og giver samtidig bedre indsigt i virksomhedens samlede transportomkostninger.

Data fra fakturaerne kan eksempelvis vise gennemsnitspris pr. kilo, udviklingen i transportforbruget, hvilke tillæg virksomheden oftest betaler, og hvor de største afvigelser opstår.

Et enkelt sted at starte

Vil du vide, hvor stort potentialet er i din egen virksomhed, kan du begynde med den største fragtfaktura fra sidste måned.

Se, hvor mange af fakturalinjerne der faktisk blev kontrolleret både mod transportaftalen og den konkrete forsendelse.

Forskellen mellem det samlede antal linjer og dem, der reelt blev kontrolleret, giver et godt billede af, hvor stor en del af fragtregningen virksomheden i praksis betaler på tillid.

Vil du se, hvordan automatisk fragtfakturakontrol fungerer i praksis? Se nShifts webinar, hvor en fragtfaktura bliver gennemgået fra upload og kontrol til afvigelser og dispute.