Gør leverandøren til partner

Mange virksomheder står over for store vanskeligheder, når det kommer til at integrere leverandør og forsyningskædeaspekter i CSR-strategien. I en undersøgelse foretaget af FN's Global Compact og Accenture (juni 2010) af 766 CEO's fandt man frem til, at 88 procent mener, at de bør integrere bæredygtighed i deres forsyningskæde, men kun 54 procent siger, at dette bliver gjort i deres virksomhed. Det siger jo noget om, at der er et behov for at komme med konkrete bud på, hvordan man rent praktisk får bæredygtighed integreret samtidig med, at man fortsat har fokus på at levere resultater.

I det følgende vil jeg fokusere på, hvordan du kan komme i gang med at integrere dine leverandører i din CSR-strategi.

Se dine leverandører i et nyt perspektiv
Responsible Procurement handler om at indarbejde sociale og miljømæssige aspekter i indkøb og supply chain beslutninger og strukturer. Det kan ikke ske uden inddragelse af leverandørerne. Afhængig af din virksomheds status, kan det også betyde en udvidelse af dit syn på dine leverandører, så du ikke kun ser dem, som nogle du køber ting fra, men som faktiske eller potentielle partnere, som kan hjælpe dig med at opnå konkurrencefordele i forhold til dine konkurrenter.

I praksis betyder det, at området for interaktion udvides til ikke kun at være selve indkøbet og opfyldelsen af transaktioner, men at det også indebærer at tappe af deres ekspertise og kapacitet til at drive innovation, forbedre kvaliteten, udveksle indsigt om tendenser og meget mere.

Det betyder også, at man skal se forholdet til leverandørerne som et aktiv og håndtere dem i overensstemmelse hermed. I praksis vil det betyde: at udvikle tre til fem års forretningsplaner med de vigtigste leverandører og ajourføre dem hvert år, et tættere samarbejde med leverandører om aktiviteter fra produktudvikling til produktrevision og indføre dedikerede lederprofiler, der spotter nye muligheder for samarbejde med leverandører og indsætter de nødvendige ressourcer til at forfølge dem.

Sæt klare mål, og kommuniker dem
De fleste virksomheder undlader at definere og kommunikere virksomhedens mål for Responsible Procurement. Er det produkt- eller teknologiinnovation, man ønsker? Er det fordi man ønsker at få en bedre forståelse for de risici, der er involveret, eller er det, fordi man ønsker at drive omkostningerne yderligere ned? Det kan være alle disse ting og mere, selv om mulighederne kan variere fra den ene kategori af leverandør til den næste. Det centrale er, at definere målene klart og specifikt, og samtidig erkende, at mange af fordelene ved Responsible Procurement opnås ved at spore og måle på effekten af initiativerne.

De fleste virksomheder glemmer at få leverandørens input, når de fastlægger mål for Responsible Procurement. Hvis du ønsker at forbedre leverandørsamarbejdet med de vigtigste leverandører, dur det ikke at hive tre måneder ud af kalenderen for at definere et program uden at involvere dem. Mange organisationer gør det og ender med mål, som leverandørerne ikke helt forstår, og som de ikke ønsker at imødekomme. Desuden har mange organisationer afsat betydelige ressourcer til at nå deres mål, men glemmer at kræve at deres leverandører skal foretage gensidige investeringer. Det skal være en fælles indsats.

For det tredje, fokuserer de fleste virksomheder på at afholde leverandørmøder og indføre nye software-værktøjer til at muliggøre en mere effektiv udveksling af oplysninger med leverandørerne. De indfører Responsible Procurement som et ekstra lag i forhold til de eksisterende politikker, processer og incitamenter. Sådanne ændringer er ganske vanskelige at gennemføre, og de omfatter mange funktioner på tværs af virksomheden.

Leverandørerne skal se sig selv i et andet perspektiv
En succesfuld implementering af Responsible Procurement kræver også en anden tilgang fra leverandørerne. Oftest fokuserer de på kort sigtede ydelser og de negative konsekvenser af større, langsigtede muligheder. De opfører sig som almindelige leverandører, selvom de klager over, at de ikke behandles som troværdige partnere. Mange leverandører har svært ved at forstå kundernes strategiske prioriteter og udfordringer. Nogle siger endda: "Du skal bare fortælle os, hvad du ønsker, og så skal vi nok gøre det" - selv om de bliver bedt om åbenhjertigt at dele, hvad de ser som deres styrker, svagheder og muligheder i forhold til Responsible Procurement og med hensyn til at skabe en konkurrencemæssig differentiering.

En god øvelse er ofte at se i spejlet og spørge: På hvilke måder tilskynder vores organisation utilsigtet denne form for adfærd? Bevidst eller ej, virksomheder underviser deres leverandører i, hvordan man samarbejder med dem.

Succes kræver motivation og tillid mellem parterne
Desværre er der nogle virksomheder som har lanceret Responsible Procurement-initiativer uden at være rigtig indstillet på at ændre den måde, de arbejder med leverandørerne, og det har efterladt mange leverandører ganske skeptiske.

Vellykkede Responsible Procurement-programmer begynder normalt med en slags "leverandørens stemme" og en vurdering, der fokuserer på at afdække, hvordan de ser mulighederne for at skabe mere værdi for begge parter, og hvad, de mener, er nødvendigt at indføre med henblik på at opnå et mere effektivt samarbejde. I forhold til leverandørerne handler det altså om at fortælle dem, hvad du gør og hvorfor. Spørge til deres input, bede om deres råd, og så spørge dem, hvad de gør med deres øvrige kunder og derefter opbygge en tilgang til Responsible Procurement sammen.

Du skal også være vedholdende og forudsigelig i din kontakt med leverandørerne, ellers mister de tilliden til dig. Det handler også om at anerkende, at du ikke kan tage en taktisk eller kontraktlige tilgang til at forhandle med dine leverandører og derefter forvente at høste frugterne af tillidsfulde samarbejdsrelationer, efter kontrakterne er underskrevet. Responsible Procurement kan ikke ses som adskilt fra strategisk indkøb, men skal betragtes som et parallelforløb.

Det betyder ikke at man skal opgive bestræbelser på at reducere omkostningerne, ligesom det ikke betyder at leverandørerne ikke er ansvarlige for at levere en høj ydeevne. Det handler om at gøre en fælles indsats. Herunder reducere spild, reducere energiforbruget, redesigne specifikationer osv. snarere end blot at være afhængig af at presse leverandørens avancer.

Mål værdien
Der er ingen lette løsninger til hvordan man måler og præsenterer værdien af Responsible Procurement bestræbelserne. At anerkende dette er i virkeligheden ret vigtigt. Responsible Procurement er i sig selv en investeringsstrategi. Det er forskellen mellem at forfølge omkostningsreduktion, performance forbedringer og innovation ved at arbejde sammen med leverandørerne i modsætning til at jagte den laveste pris (billigste) gennem konstant udbud. Herunder at implementere leverandørresultaterne primært gennem truslen om at flytte forretning. Realværdien kommer over tid og kræver en betydelig indsats.

Mange organisationer lægger stor vægt på priserne og prisreduktion. Prisen er ofte en spektakulær dårlig proxy for de faktiske omkostninger, men det er attraktivt, fordi det kan måles så let, og med stor kvantitativ præcision. Det kan dog være svært at spore, hvordan disse besparelser rammer bundlinjen og bidrager til øgede investeringer i R&D , ny produktionskapacitet osv. Men der er mange andre måder, hvorpå nøgleleverandører kan bidrage til succes for deres kunder, såsom at nedbringe miljøbelastningen eller andre Responsible Procurement relaterede emner. Ingen vil hævde, at disse dimensioner af leverandørens ydeevne ikke er lige så vigtige som omkostninger, men intet kan måles med samme objektivitet og præcision som pris.

Så hvordan kan du faktisk måle? Eksempler: Antal af fælles projekter gennemført for at nedbringe miljøpåvirkningen og omkostningerne. Værdien af de investeringer eller lønomkostninger leverandørerne spenderer indenfor Responsible Procurement rammerne.

www.csr.dk/leverandørsamarbejde