Sådan lykkes I med jeres TMS-implementering - fra beslutning til go-live

En TMS-implementering er et forandringsprojekt

En vellykket TMS-implementering giver forretningen bedre kontrol over transporterne, færre manuelle arbejdsgange og bedre forudsætninger for at forbedre leveringspræcision, kapacitetsudnyttelse og kundeoplevelse.

Men en TMS-implementering handler om mere end at indføre et nyt system. Hvis projektet går for hurtigt, eller hvis ejerskab, processer og datakvalitet er uklare, er der risiko for, at gamle og nye arbejdsgange fortsætter parallelt, og at forretningen ikke får det fulde udbytte af sit TMS.

Derfor bør forretning og teknologi gå hånd i hånd gennem hele implementeringen. 

En erfaren TMS-partner som pinDeliver kan støtte gennem hele processen - fra kortlægning af arbejdsgange og behov til afklaring af tekniske forudsætninger, integrationer og idriftsættelse af løsningen. Ved at arbejde trinvist med tydelige beslutninger og leverancer i hver fase skabes bedre forudsætninger for en vellykket implementering.
 

1. Sæt målbare forretningsmål

Tag udgangspunkt i de problemer, I rent faktisk ønsker at løse. Det kan være kortere planlægningstid, færre manuelle arbejdsgange, højere leveringspræcision, bedre kapacitetsudnyttelse eller mere pålidelige transportdata.

Beskriv både den nuværende situation og den effekt, I ønsker at opnå. Et mål som ”reducere tiden til den daglige planlægning uden at forringe leveringspræcisionen” er mere anvendeligt end blot at angive, at I vil ”indføre ruteoptimering”.

2. Kortlæg det nuværende systemlandskab og fastlæg scope

Beslut tidligt, hvilke transportflows, geografiske områder, transportører, brugerroller og systemer der skal indgå ved den første idriftsættelse.

Den første version skal være omfattende nok til at skabe reel værdi, men samtidig tilstrækkeligt afgrænset til, at den kan testes grundigt. Funktioner, der ikke er nødvendige for kerneflowet, kan prioriteres som senere forbedringer.

Hos pinDeliver tilpasses implementeringen til forretningens kompleksitet. Et afgrænset flow kan implementeres i en mindre første fase, mens virksomheder med flere systemer, regler og interessenter kan have behov for et mere omfattende eller trinvist forløb.

3. Konfigurer systemet og byg integrationerne

Når arbejdsgange og behov er defineret, begynder TMS-partneren at konfigurere systemet ud fra forretningens behov. Det kan blandt andet omfatte roller og rettigheder, køretøjer, kapacitet, leveringsgrupper, tidsvinduer, statusser og andre forretningsregler.

Parallelt etableres de nødvendige integrationer til de øvrige systemer. Afhængigt af TMS'et og systemlandskabet kan det ske via API'er, færdige connectorer eller filoverførsel. Hos eksempelvis pinDeliver findes et stort antal færdige connectorer, der kan bruges som udgangspunkt, og integrationerne sættes op i samarbejde med de relevante systemleverandører.

4. Test hele transportflowet

Test ikke kun, om en ordre når frem til jeres TMS. Kontrollér hele kæden: at ordren kan oprettes, ændres, planlægges, sendes til den rette ressource, udføres af chaufføren og rapporteres korrekt tilbage.

Test også afvigelser, returer og omplanlægning. Det er ofte i disse situationer, at mangler i data, regler eller ansvarsfordeling bliver synlige.
 

5. Finjuster på baggrund af testresultaterne

Justér konfiguration og regler på baggrund af testresultater og brugernes feedback. Optimér integrationsflows, og gentest både ændrede funktioner og kritiske standardflows. Alle ønsker behøver ikke at være løst inden go-live; klassificér dem som blokerende, vigtige efter lancering eller fremtidige forbedringer.
 

6. Uddan brugerne ud fra deres roller

Uddannelsen skal tage udgangspunkt i de forskellige roller og deres arbejdsopgaver. Transportplanlæggere skal kunne planlægge, justere og håndtere afvigelser. For chauffører er det vigtigt hurtigt at kunne komme i gang med chaufførappen og forstå de funktioner, der bruges i det daglige. Derfor bør en chaufførapp være enkel og intuitiv at bruge. Kundeservice skal lære, hvor de hurtigt finder de rette oplysninger, så de kan give det rigtige svar til den rette person. På ledelsesniveau handler det i stedet om at få den rette opfølgning og data til at kunne træffe datadrevne beslutninger.

Nogle TMS-partnere som pinDeliver tilbyder uddannelse af jeres superbrugere som en del af implementeringen.
 

7. Planlæg en tydelig go-live

Inden go-live migreres den godkendte konfiguration til produktionsmiljøet. Fastlæg et tydeligt cutover: Hvornår ophører den gamle arbejdsgang med at være styrende, og hvornår tager jeres nye TMS over?

I den første periode bør projektteamet og leverandøren være tæt på for at sikre hurtig support og opfølgning. Nogle TMS-partnere, eksempelvis pinDeliver, arbejder med daglig opfølgning eller statusmøder efter behov og har support tilgængelig for at sikre, at alt fungerer som det skal.

Følg derefter op, når brugerne har haft mulighed for at møde de variationer, der opstår i den daglige drift, og justér arbejdsgange og prioriterede forbedringer på baggrund af fakta - ikke kun de første timer efter idriftsættelsen.
 

Datakvalitet: den mest almindelige skjulte risiko

Ruteoptimering, adviseringer og opfølgning bliver aldrig bedre end datagrundlaget. Adresser, koordinater, tidsvinduer, service- og stoptider, kolli, vægt, volumen, køretøjskapacitet og kundeoplysninger skal være tilstrækkeligt komplette og konsistente.

• Fastlæg, hvilket system der er master for hver datatype.
• Fjern dubletter, og standardisér formater inden migrering eller integrationstest.
• Test med repræsentative dage med høj volumen og reelle undtagelser - ikke kun nogle få perfekte eksempelordrer.
• Fastlæg, hvem der har ansvaret for den løbende datakvalitet efter go-live.
   

Sådan arbejder pinDeliver med TMS-implementering

pinDeliver følger kunden gennem hele implementeringen - fra de første workshops om processer og mål til integration, test, uddannelse, go-live og opfølgning.

pinDeliver kan anvendes som et komplet TMS eller integreres som en udvidelse af et eksisterende systemlandskab. Arbejdsformen og implementeringens omfang tilpasses kundens transportflows, systemmiljø og forretningsmål.

Det vigtigste er ikke at implementere så meget som muligt på én gang. Det handler om at skabe et robust kerneflow, som brugerne forstår, som understøttes af pålidelige data, og som forretningen kan måle og forbedre efter go-live.