Stadig stort potentiale på lagrene

En afledt effekt af den aktuelle krise har været ekstraordinært fokus på trimning og optimering af en række områder inden for virksomheders supply chain. Blandt andet har der hos mange været stor fokus på reduktion af arbejdskapital (net working capital). Lagrenes værdi er lig bunden kapital, hvorfor optimering og trimning af styringsprincipper for de forskellige varegrupper er en oplagt måde at få reduceret lagerets værdi og arbejdskapitalen på. Men også måden, som den fysiske håndtering af varerne foretages på, kan være et potentielt indsatsområde for en samlet optimering af lageret.

I grunden er det tankevækkende, at der stadig skjuler sig et stort potentiale i gennemførelse af lagerreduktioner. I alle de snart 20 år jeg har beskæftiget mig med logistik og supply chain management, har emnet været aktuelt. Men ofte skal der påvirkninger udefra, som nu en finanskrise, til for at motivere mange virksomheder til at tage skeen i den anden hånd og give forsyningskæden endnu en tur gennem optimeringsmaskinen.

Men hvor er det, fedtet gemmer sig på benet? Svaret er desværre kun entydigt, når lageret betragtes fra et meget overordnet perspektiv. Herfra er der to overskrifter, som i langt de fleste tilfælde er det rigtige udgangspunkt for optimering af lageret. For det første er der styringsprincipperne, som anvendes til at styre varerne. Hvor mange, hvor ofte, hvorhenne osv.? Og for det andet er der de arbejdsgange, som sørger for den fysiske håndtering af varerne på lageret.

Segmentér SKU’er
Dykker vi et par favntag dybere ned, tegner der sig et noget mere nuanceret billede af de håndtag, der kan drejes på for at optimere lageret. På spørgsmålet om hvilke styringsprincipper som skal anvendes i styringen af varerne, er det ofte fornuftigt at starte med relevante segmenteringer af den samlede mængde af SKU’er. En mulig segmentering er den klassiske ABC-analyse, hvor varernes volumenværdi beregnes, og efterfølgende kan der kobles forskellige styringsprincipper på de forskellige segmenter.

Varians og volumen godt grundlag
Alternativt kan det anbefales at rette sigtet ind på at finde de varer med størst varians i aftrækket fra lageret, da variansen har en meget direkte og målbar påvirkning på sikkerhedslageret og dermed på servicegraden, som kan præsteres over for kunderne. I samme segmentering har en række projekter vist, at varians sammenholdt med volumen giver et godt grundlag for at beslutte de rigtige styringsprincipper til de forskellige segmenter af lagerførte varer. Det siger næsten sig selv, at de varer med stor volumen og lille varians ikke kræver den store ledvogtereksamen at styre fornuftigt.

Til gengæld kan krudtet bruges på de segmenter med stor varians i aftrækket. Er der tale om varer med stor varians og lille efterspørgsel, bør det overvejes eller beregnes, om det overhovedet kan betale sig at lagerføre eller producere disse varer. Er variansen tilstrækkelig stor, vil sikkerhedslageret være tilsvarende stort, hvilket påvirker den samlede økonomi for varen. Alternativt kan det overvejes kun at være ordreproducerende af disse varer. Kan det ikke lade sig gøre, hvilket i den virkelige verden ofte er tilfældet, må jagten på variansen sættes ind.

Piskesmæld og prognosticering er syndere
Ofte er varians i efterspørgslen selvforskyldt. Er der tale om en længere intern forsyningskæde mellem forskellige enheder i en virksomhed, er den såkaldte piskesmældseffekt med sikkerhed en af de store syndere, når det drejer sig om at skabe varians i efterspørgslen. Årsagen til piskesmældseffekten gemmer sig i, at der ikke styres på den samlede forsyningskæde, men styres på de enkelte led i kæden. Andre syndere kan som regel findes i de prognoser på efterspørgslen, som virksomheden udarbejder. Er det sælgerne, som laver prognoserne, eller anvendes statistiske forecast? Er der kampagner på varerne, så efterspørgslen på varen svinger i takt med, at der lanceres kampagner i markedet? Jo bedre og mere præcise prognoser på efterspørgslen som kan skabes, desto mere simpelt bliver det at styre varerne på lageret på en optimal måde.

Præcision er også nøgleordet, når det drejer sig om varernes stamdata. I stort set alle optimeringstiltag ligger der nemme gevinster at høste ved at fokusere og rette op på stamdata omkring varerne. Eksempelvis har den leveringstid, som er registreret i virksomhedens ERP-system, en direkte påvirkning både på kapitalbinding og på servicegrad ud af lageret.

Pluk er gode pejlemærker
Retter vi blikket bort fra styringsprincipperne og i stedet hen på arbejdsgangene på lageret, er der som regel også en række områder, der indeholder potentiale for optimering. Grundlæggende er formålet med optimering af arbejdsgangene på lageret, at arbejdet med at plukke og ekspedere varerne skal kunne udføres af så få medarbejdere som muligt, under behørig hensyntagen til overholdelse af servicegraden. Og er det mere end 3 år siden, at der for alvor er gået til stålet med hensyn til at optimere arbejdet på lageret, er det så sikkert som amen i kirken, at der kan findes muligheder for at forbedre effektiviteten.

Inden arbejdet med at jage gevinster sættes ind, er det en god idé at sætte et par gode pejlemærker, som skal sikre, at kursen er den rigtige. Antallet af pluk per medarbejder per time, eller pluk per time for hele lageret, er gode målepunkter at have for øje, når effektiviteten skal forbedres.

Frem med Lean-værktøjskassen
Den fysiske placering af varerne eller lokationsstyringen er ofte en sikker vinder i optimeringsracet. På mange lagre spildes der umådelig meget tid på at flytte og plukke varer. Til at støtte den type af optimeringer er Lean-værktøjskassen et godt sted at søge inspiration. Det har vist sig, at de fleste Lean-værktøjer kan anvendes ved driftsoptimering på lageret. Fokusering på takt og flow er lige til højrebenet, når lagerdrift og bemanding hen over dagen, ugen og måneden skal optimeres.

Transport og ventetid er 2 af de 7 spildtyper, der arbejdes med inden for Lean. Og de vil ofte stå og blinke rødt, hvis der laves en value stream mapping på processerne på lageret. Og er det en rum tid siden, at lageret sidst har været igennem optimeringsmaskinen, vil farven skifte til højrød. Derfor er det oplagt at se på, hvordan varerne placeres for at opnå den mest effektive plukning og håndtering. Ligeledes er Lean-begrebet ’standardiseret arbejde’ flyttet ind på lageret, hvor der med fokus på spild, takt og flow dels elimineres ikke-værdiskabende processer, dels sker en opdeling af processer, eksempelvis mellem plukning, pakning og forberedelse af forsendelse. Dette skal sikre balance i ressourceforbruget mellem de forskellige områder på lageret.

God ledelse er grundsten
En grundlæggende præmis for at lykkes med denne type af optimeringer er ledelse. Dels den daglige ledelse af arbejdet, som skal sikre, at de forskellige plukkezoner er bemandet optimalt i forhold til dagens opgave, men også de mere bløde sider af ledelse, som drejer sig om kommunikation og information, er vigtige elementer at have for øje. Mange og valide erfaringer viser, at jo mere information og åbenhed omkring de igangværende initiativer, desto bedre bliver resultaterne i sidste ende. Daglige tavlemøder, hvor medarbejdere og ledere mødes omkring nogle visuelle tavler, der viser dagens opgave og resultatet af gårsdagens arbejde, er en god måde at synliggøre effekter og involvere medarbejderne på.

Sidst, men ikke mindst er det som altid vigtigt at sikre en løbende opfølgning på de effekter, som kommer ud af optimeringen. Dels i forhold til de opstillede KPI'er, men også i forhold til eventuelt ændrede arbejdsgange, som skal fastholdes i den ny og mere effektive facon.