Standarder sikrer strøm af søde sager

Hos Toms Chokoladefabrik i Ballerup bliver der produceret omkring 16.000 tons chokolade om året, primært til det danske marked. Desuden produceres cirka 10.000 tons sukkervarer om året på Toms fabrik i Avedøre Holme. Og yderligere 4.000 tons sukkervarer bliver fremstillet på fabrikken Habo uden for Jönköping i Sverige.

Derfor har Toms brug for stor lagerkapacitet til alle de søde sager. Et behov, der kun er blevet markant større med årene. Af effektiviseringshensyn opstod der et ønske om et fælles lager for alle virksomhedens enheder, men ingen af de tre fabrikker havde plads nok. Løsningen blev derfor en ekstern partner.

Digital styring sparer tid og arbejdsgange
”Da vi skulle outsource vores lager, fik vi brug for en måde at styre tingene på i samarbejde med den eksterne partner. Vi valgte at gøre al vores lagerlogistik elektronisk med integration baseret på GS1 EDI og GS1-128 palleetiketten”, fortæller Per Lerche Møller, IT Manager hos Toms.

Læs også: Driv lageret selv eller læg det ud

”Hvis alt forløber efter bogen, hvilket det gør for det meste, så er der i princippet ikke nogen hos Toms, der behøver at have noget fysisk eller manuelt med en vare at gøre, efter den er produceret, til den når vores kunde. Det hele foregår via elektroniske transaktioner. Tænk hvis vi skulle sidde og taste alle de ordrer og informationer ind manuelt. Den tid ville være dyrt betalt”, siger Per Lerche Møller og fortsætter: ”Det er selvsagt noget af en tillidssag og forudsætter, at vi til enhver tid har fuldt overblik over vores lager samt kan spore en levering, hvor den end befinder sig i systemet”.

Standarder giver gnidningsfri forsyningskæde
Siden 2005 har transport- og distributionsvirksomheden Frode Laursen stået for at bringe alle de søde sager fra Toms til kunder i hele Danmark og noget af Sverige.

”Frode Laursens chauffører kører rundt regnet 120.000-130.000 paller på lager om året fra vores tre fabrikker. Det hele forløber ret glat og kræver kun få ressourcer hos os. Vi har fået udviklet et system og en logistik, der fungerer, så vi hos Toms i dag har en oplevelse af at have samme føling med lagerstyringen, som hvis den var intern. Både Frode Laursen og Toms har efterhånden stor erfaring med GS1 EDI og GS1-128 palleetiketten, som er omdrejningspunkt for al den information, det kræver at få vores varer transporteret helt ud til kunden. Det er det fælles system, vi benytter, og som også vores store kunder, bl.a. Coop, SuperGros og Dansk Supermarked, anvender”, fortæller Per Lerche Møller.

Altid tjek på hvor varen er
Når en palle chokolade bliver pakket færdig i Toms’ produktion, påsættes den en GS1-128 palleetiket med information om fx antal kasser på pallen, varens udløbsdata og partinummer. Derefter går der automatisk besked til truckterminalerne, så en truck henter pallen. Når truckføreren scanner etiketten på pallen, får han at vide, om den skal køres til rankeområde eller lager.

Når lastbilen fra Frode Laursen ankommer, bliver hver palle skannet igen, så man kan sikre, at antallet af læssede paller stemmer overens med det aftalte. Derefter skifter status på produkterne hos Toms fra at være in-house til at være i Frode Laursens varetægt. Samtidig går der en elektronisk besked til Frode Laursen om, at varerne er i transit. På den måde har både Toms og Frode Laursen hele tiden et klart overblik over processen og kan følge varen og hvem, der har ansvaret her og nu. Alt sammen udelukkende via skanning og elektronisk dataudveksling.

God mærkningskvaliteten gennem hele kæden
På Frode Laursens lager skannes pallerne ind ved ankomsten. ”Så har vi alle informationer om pallerne og deres indhold i vores system. Herefter sender vi elektronisk informationer retur til Toms, så de ved, at varerne nu er på vores lager. Det vil sige, at Toms hele tiden har fuldt overblik over hvilke varer, de kan sælge, selvom lageret er eksternt”, forklarer logistikchef Søren Andersen fra Frode Laursen.

Læs også: Stregkodeløsning sætter tempo på lageret

Det gode og effektive samarbejde mellem Toms og Frode Laursen bunder blandt andet i, at Frode Laursen har en stor knowhow og erfaring med brug af GS1 Standarder:

”Vi bruger GS1-128 etiketten til alle vores kunder, fordi brugen af GS1 Standarden er garant for hurtig og læsbar information, som sikrer kvalitet og gennemsigtighed omkring varelevering. I dag er cirka 85 procent af de varer, vi får ind på vores lagre, mærket med GS1-etiket. Og det er den samme etiket, der er på, når varen går ud til kunderne. I de tilfælde, hvor vi får varer ind med en anden type etiket, kreerer vi en GS1-etiket og sætter på i stedet. Dermed sikrer vi kvaliteten af det, som bliver leveret fra Frode Laursen. Vi melder også tilbage til kunder og leverandører, hvis deres mærkning ikke lever op til GS1 Standarden, så systemet kan blive endnu mere udbredt til gavn for alle”, siger Søren Andersen.

Elektroniske data er basis for god kundeservice
Det sidste stykke vej fra lager til kunde understøttes også af elektronisk information.

”Så snart vi får en ordre fra vores kunder, får Frode Laursen automatisk besked om, hvornår ordren skal leveres. Frode Laursen sørger for plukning og levering. Efter leveringen bliver der givet besked til Toms, så vi kan fakturere kunderne”, siger Per Lerche Møller, der takket være den elektroniske transaktion også har mulighed for at give en bedre kundeservice: ”Kunden kan få at vide, hvornår en vare er fremme, fordi vi kan følge den hele vejen”, siger Per Lerche Møller.