ABC-analyse – den halve sandhed

KLUMMESKRIBENT: Peter Nielsen, Civilingeniør

I november udgaven af SCM blev artiklen ”Kortlæg varens adfærd – og tjen millioner” bragt. En besnærende titel, som med sit vigtige budskab burde motivere initiativrige medarbejdere til at foretage en kritisk gennemgang af deres lagervarer. For at sikre en fornuftig rentabel drift skal styring af varer løbende tilpasses, hvis ikke af andre årsager, så fordi varers betydning og sammenhænge ændrer sig over deres livscyklus. Derfor bør en virksomheds produktprogram udsættes for en kritisk gennemgang med faste intervaller. Hvis en klassificering kan bruges til at fintune styringen af varer, kan værdien af klassificeringen ikke overvurderes. Et klassisk værktøj til klassificering af lagervarer er ABC-analysen, hvor man inddeler varer i tre kategorier efter varekarakteristika. ABC-analysen skal dog bruges med forsigtighed.

Hvad er formålet med en klassificering?
I forbindelse med en klassificering er det afgørende spørgsmål: Hvad er formålet? Som produktionsingeniør med fokus på planlægning er svaret simpelt: Vi klassificerer varer for at opstille generiske styringsstrategier for varegrupper i stedet for enkeltvarer. Dermed er det muligt at fokusere energien på få kritiske varer. Klassificeringen af varer er altså ikke i sig selv et mål, men derimod et middel til at opnå en rationel rentabel styring. Første skridt før en klassificering af varer bør derfor være at afdække styringsbehovene for kritiske varer. Varer indgår i en række sammenhænge, og en vare kan indgå på mange niveauer i en stykliste. Hvis varen er en mellemvare, kan der altså være både direkte og indirekte behov (indirekte: Som delkomponent i produktion, direkte: Fx reservedelssalg). Mange virksomheder bruger en blanding af styringsprincipper (produktion til ordrer og til lager), da forskellige produkttyper og markeder ofte skal håndteres i samme produktion. Virksomheder har derfor forskellige typer af lagervarer: færdigvarer, halvfabrikata, indkøbte komponenter/råvarer osv.. Alle disse niveauer af lagervarer skal overvejes i en analyse og efterfølgende kategorisering.

Hvad er kritisk?
Kort beskrevet bruges en ABC-analyse til at opdele varer i prioriterede kategorier ud fra et eller flere karakteristika tilknyttet den enkelte varer. Kritiske varer i en virksomhed kan dog lige såvel være kendetegnet ved andre attributter, såsom deres rute igennem produktionen, som ved varespecifikke karakteristika som omkostninger, volumen, leveringstid osv. I virkeligheden vil det kritiske for styringen af varer i en virksomhed typisk være evnen til at håndtere:
- Skift i produktmiks
- Lagervarer på forskellige niveauer i styklisten
- Ændringer i varers opførsel over produktlivscyklus

Alt dette gør, at det ofte er lagervarers opførsel i forhold til andre varer, der er kritisk. Disse afhængigheder imellem varer er netop kernen i problematikken, da de interne bindinger imellem varer og disses flow igennem produktionen er afgørende for performance. Det tager en ABC-analyse ikke højde for og en klassificering af varer efter varekarakteristika kan derfor typisk ikke stå alene ved en inddeling af varer i styringsgrupper.

Eksempel på problematikken
For at illustrere nogle af faldgruberne, forbundet med klassificering af varer på baggrund af varekarakteristika, følger et eksempel til skræk og advarsel.
En virksomhed sælger færdigvarer fra lager. Da virksomheden er lagerproducerende er der særligt fokus på færdigvarernes lagerbindinger. Af denne grund vælges det at kategorisere færdigvarer ud fra produktionsomkostningerne (direkte løn + råvarer + indkøbte komponenter). Målet er at opstille styringskategorier, som tager højde for varernes vigtighed i forhold til lagerbindinger. ABC-analysen gennemføres og produkterne opstilles i kategorier, hvor A-varer har høje produktionsomkostninger og C-varer har lave produktionsomkostninger. A-varerne overvåges tæt, og der ønskes en lav servicegrad for at mindske bindinger. C-varerne overvåges sporadisk, og der ønskes en høj servicegrad, da lagerbindingerne er mindre kritiske.
Et produkt (produkt I) kategoriseres som A-vare, mens et andet produkt (produkt II) kategoriseres som C-vare. Problemet er nu, at hver gang der sælges 100 stk. produkt II sælges der ét stk. produkt I, og hvis kunderne ikke kan få produkt I, ønsker de heller ikke at købe 100 stk. produkt II. Det fanger ABC-analysens kategorisering dog ikke. Efter nogen tid indser virksomheden, at deres kategorisering ikke fanger alle kritiske aspekter af styringsproblematikken. Derfor besluttes det at tilføje en yderligere dimension: Salgsvolumen. Nu viser det sig, at produkt I er en C-vare på volumen, mens produkt II er en A-vare. Se figur 1.
For AC-varer (store produktionsomkostninger, lavvolumen) ønskes en yderst lav servicegrad, da der ellers er stor risiko for store lagerbindinger. For CA-varer (lave produktionsomkostninger, højvolumen) ønskes en høj servicegrad, da lagerbindingerne stadigvæk må forventes at kunne holdes lave. Problemet er, at virksomhedens kunder stadigvæk ringer og spørger om de kan få 100 stk. produkt II og ét stk. produkt I. De kan sagtens få produkt II fra lager, der er jo den høje servicegrad, men tit oplever kunderne, at de ikke kan få produkt I fra lager. Resultatet er, at de skuffede kunder finder en anden leverandør, som har forstået, at produkt II ikke kan sælges uden at have produkt I på lager.
Eksemplet kan godt virke karikeret, men det er pointen ikke! Konklusionen på eksemplet er nemlig simpel: Ligegyldigt hvad vil virksomheden, som alene anvender ABC-analysen, aldrig være sikker på at fange den afgørende nuanceforskel: Salget af det ene produkt afhænger af salget af det andet.
Mange vil tænke: "Jamen, den slags er vi opmærksomme på". Hvordan kan man være det, hvis man skal klassificere 100.000 varenumre? Og hvad med alle de andre typer af bindinger? Hvis man eksempelvis er helt eller delvis ordreproducerende, vil lagervarerne være halvfabrikata og indkøbte komponenter/råvarer. Hvis indkøbte komponenter/råvarer indgår både i lagerførte halvfabrikata og direkte i produktionen, bliver afhængighederne imellem lagerførte varer for komplekse til en ABC-analyse. I denne situation er der en stor risiko for, at resultatet af ABC-analysen vil være decideret misvisende med potentielt alvorlige konsekvenser for driften og rentabiliteten til følge.

Klassificering – død eller levende?
Det er ikke længere svært at identificere varer med samme karakteristika. Området er veldokumenteret, og der findes mange forskellige værktøjer til understøttelse af processen. Disse løsninger går fra sortering i et Excel-regneark til dedikerede softwarepakker og kunstig intelligens. Ligegyldigt hvor komplekse metoder og værktøjer der anvendes, er formålet stadigvæk det samme: At samle varer med samme karakteristika.
Fra et styringsmæssigt synspunkt svarer dette til, at en pilot forholdt sig til instrumenterne i cockpittet hver for sig. Forestil dig en køretur i bilen på landevejen med hastighed på 80 km/t. Umiddelbart ser alt rigtigt ud, lige indtil du undrer dig over, at omdrejningstælleren er i det røde felt, kigger ned og indser at bilen er i andet gear. Spørgsmålet er, hvornår man finder så simple forhold i virksomheder, at en ABC-analyse kan bruges til kategorisering?
I dag må man forvente, at konkurrencen i industrien vil kræve en højere kvalitet i styring, end det er muligt at opnå alene ved en ABC-klassificering. Hvad er så vejen frem? Når der opstilles varegrupper med forskellige styringsprincipper, bør man frem for en kategorisering på varekarakteristika lave porteføljemodeller. I en porteføljemodel kategoriseres varerne ikke kun efter karakteristika, men også efter deres sammenhæng med andre varer. Her vil det typisk være kritisk at identificere:
- Varer der indgår som komponenter eller råvarer i mange slutprodukter.
- Slutprodukter hvis aftræk er afhængigt af andre slutprodukters aftræk.
Porteføljernes sammensætning vil afhænge af varerne og disses kontekst. Porteføljerne kan samtidig prioriteres – præcist som i en ABC-kategorisering.
Betyder alt dette så, at ABC-analysen er et forældet værktøj, der bør lægges på hylden? Svaret er kort og godt: Nej! ABC-analyse har mange fornuftige anvendelsesområder og kan bruges til at opnå væsentlige fordele, men som med alle andre værktøjer i værktøjskassen skal det bruges med omhu. Vi kan sagtens bruge en hammer til at slå en skrue i med, men resultatet bliver ikke nødvendigvis særligt kønt.