AVK sætter pris på logistikken

Det er egentlig lidt af et mysterium, at så få virksomheder har sat priser på, hvad det koster for eksempel at specialindpakke en ordre i en papkasse, at foretage anbrud på en palle fremfor at levere en hel palle, at specialmærke varer, at specialfortolde en hasteordre, at sende små forsendelser direkte til slutkundens adresse etc.

Der kan være op til ti gange så stort et tidsforbrug på en ordre, som kræver specialhåndtering af en eller anden art, og dermed også stor forskel på, hvad det koster at håndtere forskellige typer ordrer.

”Det er mit indtryk, at mange virksomheder lukker øjnene for, hvad de forskellige logistikydelser koster i stedet for at kortlægge og synliggøre dem. Det er forståeligt, fordi det er en vanskelig og tidskrævende proces. Til gengæld er der rigtig mange gevinster forbundet med at få sat kroner og ører på disse ydelser”, fortæller Per K. Møller, der er commercial logistics manager i AVK International.

Han har ansvaret for distributionslageret og logistikken ud mod kunderne; herunder  det interne salg til AVK-koncernens mange selskaber rundt om i verden, der aftager cirka 60 procent af AVK Internationals salg. AVK International er en del af AVK gruppen, som i 2012 havde en omsætning på 3,2 milliarder kroner.

Ledelsen hos AVK International så nogle muligheder og ønskede øget fokus på området.  Per K. Møller tog sammen med sine folk i logistikken fat på at kortlægge arbejdsgangene og se nærmere på, hvad der udløste tidsforbrug og omkostninger på lageret og i distributionen. Processen med at kortlægge og sætte pris på arbejdsgangene har foreløbig taget et par år, hvor AVK International har indsamlet data, som Per K. Møller sammen med salgsafdelingen har bearbejdet til en prisliste over logistikydelser.

Det muliges kunst
”Vi kan ikke opnå 100 procents nøjagtighed, og det er heller ikke nødvendigt. Vi er nået frem til et  rimeligt niveau, som i stor udstrækning repræsenterer det muliges kunst. Prislisten er ikke et millimeterværktøj, men en guide, der viser noget om, hvordan forskellige ordrer og leveringsmønstre belaster omkostningerne i logistikkæden”, fortæller Per K. Møller.

Prislisten indgår i dag i aftalerne med kunderne. Flertallet af AVK Internationals kunder er faste kunder, som virksomheden forhandler aftale med én gang om året. Tilbud og fakturaer er som hovedregel splittet op i produkt, emballage og fragt, så det er synligt for alle parter, hvad det er, der betales for. Der er lande, hvor særlige regler gør, at det ikke kan lade sig gøre, og hvor AVK International så må synliggøre denne opsplitning af omkostninger i den øvrige kommunikation med kunden. Omkostningsfordelingen slår også igennem i AVK Internationals interne afregning til de øvrige AVK selskaber, hvor logistik lige pludselig ikke længere udelukkende genererer omkostninger, men også indtægter.

Kortlægningen har bidraget til at professionalisere logistikafdelingen og distributionslageret endnu mere, fordi afdelingen er blevet mere bevidst om og endnu skarpere på processer, standarder, ressourceforbrug og prioriteringer. Det har også givet anledning til en masse overvejelser og diskussioner om, hvor mange af en given vare der skal være på en helpalle, hvornår en palle er pakket helt færdig, hvad kravene til stamdata helt præcist er, og ikke mindst hvordan alle parter sikrer, at kravene til stamdata og stamdatakvalitet bliver fulgt hver gang.

Mange flere helpaller
En af effekterne af logistikprislisten er, at AVK International i dag sælger væsentlig flere helpaller end tidligere. ”Det er en fordel for alle parter”, fortæller Per K. Møller og lister eksempler på fordele:

• Alle får ryddet op i besværlige plukpalleleveringer, der både er krævende at plukke, fragte og modtage.
• Bedre udnyttelse af fragtkapaciteten og mindre CO2-udledning.
• Lavere omkostninger for både AVK International og kunderne.
• Hurtigere reaktionstid, fordi AVK Internationals lagerlogistik får frigjort ressourcer.
• Generelt bedre kundeservice, bl.a. fordi helpaller er lettere at modtage.
• Mere fokus på egne styrker, fordi lageret udfører specialopgaver og merværdiskabende ydelser.

”Den sidste pointe er faktisk væsentlig, fordi vi meget gerne påtager os opgaver, der tilfører merværdi til de forsyningskæder, vi er en del af. Men det skal være opgaver, som vi er bedre til end vores kunder eller leverandører, ellers giver det ikke mening. Og det er vigtigt, at vi synliggør værdiskabelsen igennem logistikprislisten”, fortæller Per K. Møller.

Styr på stamdata
Samarbejdet om logistikprislisten stiller store krav til integrationen af it-systemer, opsætningen af virksomhedens ERP og stamdatakvaliteten.

”Vores informationsflow skal være 100 procent digitalt, ellers begynder vi at bruge for lang tid på at hente og håndtere informationer, og der bliver for mange fejlkilder. Det betyder, at alle dele af AVK International skal være enige om, hvordan vi registrerer, at en given kunde skal have specialydelse/-service . Vi er meget afhængige af, at kunde- og ordrestamdata er korrekte og opdaterede”, fortæller Per K. Møller.

Han fortæller også, at virksomheden for nylig har indført nyt ERP-system, hvor de har brugt en del krudt på at sætte systemet op, så det kan registrere kundekrav til logistikken allerede ved ordremodtagelse. Det er for eksempel tydeligt for sælgeren, når en ordre bliver registreret i ERP-systemet, at en ordre, der medfører anbrud på en palle, medfører et gebyr. På samme måde er alle kundeaftaler også en integreret del af ERP-systemet, så de altid er lige ved hånden.

Fælles sprog på tværs
”Arbejdet med logistikprislisten har givet os et fælles sprog, som vi anvender på tværs af logistik, salg og kunder. Det er tydeligt, at vores tværgående samarbejde er blevet styrket. Salgsafdelingen var en smule skeptisk i starten, men jeg må sige, at sælgerne hurtigt har indset værdien af prislisten. De var meget overraskede over mange af de omkostninger, vores kortlægning synliggjorde, og de anerkender nu fuldt ud, at selv det at clipse en specialetikette på en papkasse tager tid og koster penge. Det er selvfølgelig salgsafdelingens opgave og ansvar at beslutte i hvor høj grad, dette skal implementeres i aftalerne med kunderne.”

”Vi får ikke penge for alle ekstraopgaver, men vi er nået et langt stykke. Vi har i dag meget synlighed i logistikarbejdet, og det har for eksempel fået os til at investere i en ny pakkelinje, som vi kan bruge, når vi har ordrer , der skal have en eller anden form for specialbehandling. Vi ville aldrig have investeret i den pakkelinje, hvis vi ikke havde haft logistikprislisten”, fortæller Per K. Møller. AVK International øger i disse år salg til nye økonomier uden for Vesteuropa, og det betyder også, at mængden af specialordrer stiger.

Næste trin i arbejdet med logistikprislisten er ifølge Per K. Møller at finjustere ERP-systemets evne til at få alt med, så ”logistikomkostningerne ikke kun figurerer på fakturaen, men også i resultatopgørelsen, så vi kan se, hvordan omkostningerne fordeler sig på distributionslageret, og i hvor høj grad vi evner at få betaling for de ydelser, vi leverer. Det bliver også at fokusere på det reelle behov for ekstraydelser, så logistikken bruger kræfterne der, hvor der bliver skabt den største værdi. Vi skal bruge logistikken til at flytte vores kunderelationer, så vi støtter og styrker vores kunder. Det er altid vigtigt at leve sig ind i kundens proces- og it-niveau, så vi kan designe den rigtige løsning. Kunderne er forskellige og skal også serviceres forskelligt”.