Betaler du for meget i fragt?
Fejl på fragtfakturaer kan være svære at opdage – især når tusindvis af fakturalinjer skal sammenholdes med komplekse transportøraftaler og faktiske forsendelsesdata. Men selv små afvigelser kan løbe op i betydelige beløb.
Foto: nShift
For mange virksomheder er fragt en betydelig omkostning. Alligevel bliver fragtfakturaen ofte godkendt uden en fuldstændig kontrol.
Det er ikke nødvendigvis, fordi virksomhederne mangler fokus på omkostninger. Problemet er, at fragt er usædvanligt komplekst at kontrollere.
Indkøb kan ligge inde med transportøraftalen, logistik har data om den faktiske forsendelse, mens økonomiafdelingen modtager fakturaen. Samtidig kan én enkelt fragtfaktura indeholde tusindvis af linjer med forskellige priser, vægtklasser, brændstoftillæg og øvrige gebyrer.
Små fejl kan blive til store beløb
Benchmarkdata viser, at én ud af fem fragtfakturaer indeholder fejl. Samtidig viser nShifts research blandt mere end 120 virksomheder, at omkring tre ud af fire kontrollerer deres fragtfakturaer manuelt eller slet ikke.
Publicerede benchmarks inden for freight audit peger desuden på, at fejlopkrævninger svarende til 3–7 % af det samlede fragtforbrug potentielt kan identificeres og tilbagebetales. For en virksomhed med et årligt fragtforbrug på 5 mio. euro svarer det til 150.000–350.000 euro.
Og fejlene handler ikke kun om en forkert pris.
En faktura kan eksempelvis indeholde en forsendelse, der efterfølgende blev annulleret, en anden vægt end den registrerede forsendelse eller et tillæg for en service, der aldrig blev anvendt.
Fra stikprøver til systematisk kontrol
En traditionel fakturakontrol ender derfor ofte med et regneark og stikprøver af de største poster. Men automatisering gør det muligt at sammenholde langt mere information.
nShift Audit kontrollerer eksempelvis hver fakturalinje på tværs af syv områder: om forsendelsen er gyldig, dobbeltfakturering, leveringsstatus, aftalt serviceniveau, vægt og volumen, pris samt gyldigheden af tillæg.
Når transportøraftaler, fakturadata, forsendelsesdata og leveringshændelser forbindes, bliver det muligt at kontrollere ikke bare, hvad transportøren har faktureret, men også hvad der faktisk skete med den enkelte forsendelse.
Se en fragtfaktura blive gennemgået live
Vil du se, hvordan det fungerer i praksis? Den 23. september kl. 13.00 afholder nShift et 30-minutters webinar “The invoice nobody checks”.
Her bliver en kompleks fragtfaktura kørt gennem nShift Audit fra start til slut. Du kan blandt andet se, hvordan hver fakturalinje sammenholdes med aftalte priser og de faktiske forsendelsesdata, hvordan afvigelser identificeres, og hvordan en konkret indsigelse kan oprettes med den nødvendige dokumentation.
Tilmeld dig webinaret gratis her →
Bedre grundlag for næste transportørforhandling
Systematisk fakturakontrol handler heller ikke kun om at få penge tilbage.
Når de samme afvigelser går igen på tværs af fakturaer, kan data give logistik- og indkøbsteams et langt stærkere faktagrundlag til at evaluere performance og gå ind i den næste forhandling med transportøren.
Spørgsmålet er derfor ikke kun, hvad du bruger på fragt – men om du faktisk betaler det, du har aftalt.
