Dårlig datakvalitet forhindrer effektiv risikostyring
Et fuldstændigt overblik over leverandørernes stærke og svage sider forudsætter præcise målepunkter, opstilling af nøgletal samt god datakvalitet. Man kan komme langt ved at fokusere indsatsen der, hvor der er størst sandsynlighed for at hændelserne vil indtræffe, mener Bjørn Strømboe Petersen, som gennem en årrække har beskæftiget sig med risikostyring. Desværre begynder mange virksomheder først at handle, når skaden er sket.
En lang række andre risici kan således føre til, at leverandøren i kortere eller længere perioder er ude af stand til at opfylde aftaler og forpligtelser over for kunden. Det kan eksempelvis være nedbrud på kritisk produktionsudstyr, og i supply chain sammenhæng risiko for at kunderne vælger virksomheden fra. Også lukninger af fabrikker hos leverandører, kapacitetsproblemer eller naturkatastrofer kan udgøre alvorlige risici. Kendetegnende for de fleste af disse er, at de umiddelbart synes uforudsigelige.
Management konsulent Bjørn Strømboe Petersen fra Implement Consultant Group har gennem en årrække beskæftiget sig indgående med risikostyring, og han er ikke i tvivl om, at mange kritiske parametre i vid udstrækning kan forudsiges. Det kræver imidlertid en analytisk indsamling og bearbejdning af data.
Der findes en række en række forskellige statistiske metoder. Fællesnævneren for disse er, at i det øjeblik, man har tilstrækkeligt store datamængder, er det mulig at lave prognoser vedrørende mulig fremtidig adfærd hos leverandørerne, forklarer Bjørn Strømboe Petersen.
Én af metoderne er f.eks. datamining, Med denne teknik kan man finde ud af, hvilken variabel, som har den største forklarende indflydelse på de hændelser, man ønsker at undersøge, og som er indtruffet historisk. Hvis det eksempelvis er en kritisk leverandørs manglende levering, man ønsker at finde forklaringen på, er det muligt at analysere ud fra en lang række variabler. Herved kan man få afklaret, om det f.eks. er transporttiden, som har påvirket leverandørens evne til at levere rettidigt.
Bjørn Strømboe Petersen vurderer, at det endnu er forholdsvis få danske virksomheder, som arbejder proaktivt med risikostyring. Ikke mindst mindre virksomheder vælger ofte først at tage hånd om problemerne, når skaden er sket, og han mener, at den sandsynlige forklaring er, at det indtil for få år siden var ret kompliceret at arbejde med data på denne systematiske måde.
Et spørgsmål om kompleksitet
Men i dag er der efterhånden udviklet IT, som gør arbejdet nemmere, siger han.
Samtidig har vi gennem de senere år kunnet spore en øget interesse for at få skabt den nødvendige gennemsigtighed, så man har bedre kontrol med den samlede forsyningskæde. Det gælder især store og komplekse produktionsvirksomheder. Grundlæggende handler det om at reducere kompleksiteten, og her udgør risikostyring en faktor, som i høj grad kan påvirke virksomhedens sammenhængskraft. Risikostyring kan med andre ord ikke opfattes som et isoleret og snævert begreb, men bør i stedet indgå som et led i den samlede forsyningskæde- og leverandørstrategi, mener Bjørn Strømboe Petersen.
Han nævner tre primære og naturlige årsager til, at virksomheder bør arbejde systematisk med leverandørrisici:
1. Dels handler det om at fastholde den ønskede omsætning gennem sikring af leveringsevne over for kunden.
2. Dels må virksomheden image ikke lide skade.
3. Endelig er det vigtigt at undgå, at virksomhedens værdi bliver påvirket.
Der findes så mange eksempler på, hvor hurtigt fejl i forsyningskæden kan påvirke en virksomheds omdømme. Tænk blot på de mange fødevareskandaler i levnedsmiddelindustrien. Disse svækker straks troværdigheden såvel hos producent som i detailleddet, og ofte skal forklaringen desværre søges i manglende risikostyring af varernes kvalitet eller den måde, de er transporteret på.
Opstilling af nøgletal
Den strukturerede risikostyring af leverandørerne handler grundlæggende om at skabe orden og overblik, og det er nødvendigt at danne sig et klart billede af, hvilke variabler som kan påvirke forsyningskæden. Det kan f.eks. være leverandørens transporttid, virksomhedens alder eller eventuelle handelsbarrierer i leverandørlandene.
Overblikket hæmmes desværre ofte ved, at virksomheder kæmper med dårlig eller utilstrækkelig datakvalitet, og det vanskeliggør muligheden for at få et klart overblik over hvilke varer, som købes hos hvilke leverandører. Et fuldstændigt overblik er jo forudsætningen for at kunne udpege, hvilke leverandører, som udsætter virksomheden for de største risici, siger Bjørn Strømboe Petersen.
Det er derfor en rigtig god idé - med udgangspunkt i en række målepunkter - at opstille nøgletal for leverandørernes performance, hvad angår alt fra overholdelse af termin og komplette leverancer til kvaliteten af de leverede produkter. Ligeledes kan det være en god idé at få afklaret, om leverandøren har de relevante certificeringer. En ISO-certificering giver således en sikkerhed for, at leverandøren overholder de nødvendige kvalitetsstandarder.
De 38 spørgsmål
Professor Kevin McCornich fra North Carolina State University har f.eks. gennem et omfattende analysearbejde fundet frem 38 centrale spørgsmål, som skal stilles til virksomhedernes leverandører. Svarene på disse spørgsmål kan med 95 procent sandsynlighed afdække, hvilke leverandører, som kommer til at fejle på den ene eller anden måde.
Et par af spørgsmålene kan f.eks. være: Planlægger leverandøren at udvide, indskrænke eller fastholde produktionskapaciteten over de kommende 12 måneder? eller Er virksomheden certificeret efter ISO 14000 standarden?
Hvis man vil være helt sikker i sin sag, kan spørgsmålene også sendes til leverandørens underleverandører, for på den måde at dække længere bagud i forsyningskæden. Afslutningsvis skal slutresultatet placeres i den såkaldte risiko-matrix, som beskriver sammenhængen mellem sandsynligheden for, at en leverandør vil fejle og den deraf følgende påvirkning af omsætningen. Denne matrix giver dels et operationelt overblik over, hvilke leverandører, som risikerer at fejle, dels giver den en indikation af, hvordan leverandørsvigt påvirker ens egen virksomhed.
Intet kan med garanti forudses
Sådanne analyser kræver naturligvis et meget stort arbejde, og det skal derfor også kun gennemføres inden for de områder, som er kritiske og ikke omfatte leverancer af papir og blyanter, som kan erstattes på 20 minutter, siger Bjørn Strømboe Petersen. Han erkender dog, at intet i denne verden naturligvis kan forudsiges med fuldstændig sikkerhed, så længe den menneskelige faktor spiller en rolle. Og det gør den som bekendt i en hvilken som helst forsyningskæde.
Imidlertid kan man komme meget langt ved at fokusere indsatser der, hvor der er størst sandsynlighed for, at hændelserne vil indtræffe, siger han.
