En digital forsyningskæde er bare bedre

Digitalisering af forsyningskæden giver adgang til en lang række fordele, som opstår, når man udskifter manuelle fysiske dokumenter med digitale strømme. Gennem ubesværet og øjeblikkelig udveksling af information med bl.a. kunder og leverandører kan man på en og samme tid dels forbedre bundlinjen gennem lavere omkostninger, dels øge toplinjen gennem et øget salg. Alt sammen kombineret med en højere service. 

Forsyningskæden
Betragter man en virksomheds normale forsyningskæde, består denne af tre primære strømme: Varer (eller serviceydelser), informationer og penge. 

Isoleret set består en forsyningskæde af en virksomhed, der typisk sælger en vare eller en serviceydelse. Når disse varer eller serviceydelser bevæger sig, kræver det, at information formidles - f.eks. gennem en ordre. For at der sker en betaling – penge bevæger sig – kræves også information f.eks. en faktura og en leveringsbekræftelse.  Princippet er derfor, at intet bevæger sig med mindre informationer udveksles.

Konsekvensen af manuel informationsudveksling
I mange forsyningskæder formidles information via manuelle og fysiske dokumenter f.eks. papir og e-mails med vedhæftninger, der skal printes ud. Det er et velkendt faktum, at det er manuelt og tidskrævende at sende f.eks. en faktura, da den skal printes, foldes, puttes i kuvert, frankeres og til sidst sendes. Det er med andre ord en omkostnings- og ressourcetung proces.

Mange virksomheder har valgt at outsource denne type opgave til servicecentre i lavtlønslande pga. de lavere omkostninger i disse lande. Men i dette tilfælde slækker virksomheden også på muligheden for at føre kontrol, og dermed er man mere udsat for fejl. En fejlbehæftet faktura (eller for den sags skyld alle andre dokumenter) kræver manuelt arbejde og koster dermed yderligere tid og penge. Konsekvensen af det manuelle flow, er en dårligere bundlinje pga. det højere omkostningsniveau.

Et andet eksempel findes i begyndelsen af forsyningskæden. En ordre modtages og registreres i modtagerens system – ordren modtages på papir eller e-mail gennem en manuel proces, der både er dyr og potentielt fejlbehæftet. I sidste ende kan det medføre fejllevering af varer. Når en kunde ikke modtager det bestilte, har det en negativ indflydelse på relationen mellem køber og sælger og dermed på salget – hvilket igen kan oversættes til en direkte negativ effekt på toplinjen.

Konsekvensen af manuelle informationsstrømme er altså både øgede omkostninger (bundlinje) samt dårligere kundeservice og dermed en negativ påvirkning af salget (toplinje).

Mange fordele ved en digital forsyningskæde
Ved at digitalisere flowet af information, dvs. udskifte manuelle dokumenter med digitale dokumenter, undgår man disse negative konsekvenser og store fordele kan høstes. En digitalisering af forsyningskæden vil både have positive direkte og indirekte effekter på både top- og bundlinje.

Forsyningskæden kan digitaliseres på flere måder alt efter, hvilke samarbejdspartnere virksomheden har. Fuld integration via EDI benyttes som oftest til de vigtigste samarbejdspartnere, mens mindre samarbejdspartnere typisk digitaliseres gennem f.eks. web-portaler.

På den måde opnås en forbedring af bundlinjen direkte ved en reduktion i omkostningsbasen gennem den målbare tidsbesparelse ved et digitalt informations flow. En anden positiv effekt på bundlinjen er højere datakvalitet, som betyder, at man skal anvende færre ressourcer til fejlretning – igen en målbar tidsbesparelse.

Toplinjen bliver forbedret ved et øget salg gennem et bedre og mere stabilt leveranceapparat – leverancepræcisionen øges. Når dokument flowet digitaliseres fjernes en stor del af de fejlbehæftede leverancer, der slider på kunderelationen. Det skaber fundamentet for et bedre kundeforhold, som igen giver bedre muligheder for et øget salg. Digitaliseringen vil også betyde hurtigere eksekvering af ordrer, korrekt lagerbeholdninger (vi leverer det, vi lover) og større fleksibilitet til at ændre ordrer.

De største fordele ved en digitalisering af forsyningskæden, skal dog findes i de indirekte fordele, der ikke direkte kan måles. Forsyningskæder er i dag udfordret af en verden i konstant forandring med ustabile politiske og økonomiske miljøer, naturkatastrofer og en markant større diversitet i forbrugernes mønstre. Der stilles helt konkrete krav til, at forsyningskæden skal kunne håndtere forandringer og samtidig operere billigt. Den mest effektive måde at skabe denne fleksibilitet på er at have det rette datagrundlag at træffe beslutninger ud fra og kunne kommunikere disse så hurtigt som muligt. Med en digital forsyningskæde vil datakvaliteten være høj, den vil være opdateret og det vil være muligt at kommunikere opdaterede planer uden forsinkelse. 

Den digitale forsyningskæde giver virksomheder en direkte konkurrencefordel ved:

• At reducere omkostningsbasen
• Øge salget
• Større fleksibilitet til at håndtere en verden i konstant forandring

Baseret på Evenex’ erfaringer er her tre gode råd, når rejsen for at digitalisere forsyningskæden begynder:

1. ?Klarlæg hvad jeres behov er og hvilke krav, jeres kunder og samhandelspartnere stiller til jer i dag og den kommende tid
2. Der er mange leverandører af EDI-løsninger – find én I stoler på og som har referencerne i orden
3. Lav en grundig økonomisk beregning på, hvilke besparelser i forventer at opnå. Det gør det nemmere at følge op på dem og ikke mindst realisere dem