Landbrugsstyrelsen: Fra politik til konkret handling

Af Anne Sofie Hylgaard og Tina Hjort-Ejlertsen, eksperter i agil transformation fra PA Consulting.

Landbrugsstyrelsen har en strategi om at levere brugervenlige løsninger til tiden til deres kunder, landbrugserhvervet og konsulentbranchen omkring landbrugserhvervet, men har haft svært ved at realisere strategien. Processen med at omsætte politik til handling tog simpelthen for lang tid. Det var naturligvis frustrerende for styrelsens brugere – som for eksempel de eksterne som landmændene og deres konsulenter, men også for de interne brugere i form af medarbejdere, der blev påvirket af de ineffektive og usammenhængende processer i forbindelse med udvikling af ny it-understøttelse.

Samtidig stod styrelsen over for større EU-reformer, hvor både lovgrundlag, regler og it-løsninger skulle genovervejes. For at forberede sig var styrelsen nødt til at ændre sine arbejdsgange og rutiner. Derfor rakte de ud til PA Consulting for i samarbejde med dem at udvikle en model for udvikling, som kunne tilpasse sig hurtigere til fremtidige ordninger, reformer og samtidig sikre hurtigere time-to-market.

De vigtigste gevinster ved den nye agile operationsmodel var:

• Ledelsens mulighed for bedre at prioritere initiativer på tværs af afdelinger
• Øget automatiseringsgrad for it-løsninger baseret på digitaliseringsklare regler
• Højere kvalitet og færre fejl i leverancer til brugere
• Forbedret medarbejdertilfredshed
• En bedre samarbejdskultur og mentalitetsændring på tværs af organisationen.

Lange leveringstider

Landbrugsstyrelsen er akkrediteret som den eneste danske myndighed til at administrere midlerne i EU's to fonde vedr. strukturudvikling i landdistrikterne og direkte støtte til landbrugserhvervene. Endvidere er danske og europæiske beslutninger på landbrugsstøtteområdet udmøntet i Danmark gennem styrelsens ordninger og regelsæt. Ansøgning og senere behandling af ansøgninger og administration i form af sagsbehandling, kontrol, udbetaling af midler etc. kræver it-understøttelse – både for at kunne automatisere og for at kunne rapportere korrekt til EU. Men det tog op til 18 måneder at gå fra politik, der var udviklet og vedtaget, til en ny hjemmeside var klar til brug. Styrelsen ønskede at reducere det til seks måneder for de enkle politiske beslutninger og dermed fremskynde time-to-market og gøre kunderne tilfredse.

Etablering af tværfunktionelle agile teams

PA Consulting hjalp Landbrugsstyrelsen med at ændre måden at arbejde på. Før passerede et projekt typisk gennem flere afdelinger én efter én, fra politikudvikling til it og sagsbehandleres test af løsningen. Hver afdeling trak det i forskellige retninger afhængig af deres synspunkt. Nu sidder alle afdelinger med en interesse i at omsætte politiske beslutninger til handling som en del af de agile teams eller fungerer som ”gæstespillere”. Ved at samle tværfunktionelle funktioner i ét team findes de rette kompetencer i teamet, og de kan bedre arbejde på det optimale produkt. Det vil sige, at alt fra politiske beslutninger, opsætning, krav, instruktioner til it-udvikling, test og integrationer bliver mere sammenhængende og har et bedre flow. Det reducerer initiativernes gennemløbstider, hvilket sikrer, at de lange ventetider og overdragelser mellem hver afdeling er en saga blot.

De tværfunktionelle teams sikrer et større samarbejde på tværs af værdikæden, hvilket giver mulighed for løsninger af bedre kvalitet med færre fejl og en bedre oplevelse for kunderne. Og det gør succes meget mere sandsynligt, uanset om det handler om, at landmændene får en overskuelig og brugervenlig hjemmeside, eller styrelsen bliver bedre til at kommunikere nye ordninger.

Sikring af større gennemsigtighed og forudsigelighed

For at understøtte de agile teams og styrke sammenhængen på tværs af værdikæden er alle relevante ledere nu involveret i at nedbryde leverancerne, som de agile teams kan arbejde på. Det har hjulpet styrelsen med at opnå gennemsigtighed i leverancerne i hele værdikæden, hvilket igen har gjort det lettere for interessenter at tilpasse sig og prioritere sammen.

Den fælles indsats for at prioritere på tværs af værdikæden er også med til at beskytte hver afdeling mod omprioritering, hvilket giver færre afbrydelser og mindre ekstraarbejde til alle. Desuden bliver hver afdeling nu enige om deres prioriteter med centrale interessenter i styrelsen, hvilket hjælper med at sætte forventningerne rigtigt og fører til færre ændringer i sidste øjeblik. Der interageres samtidig med interessenter på et mere kontinuerligt grundlag, så de kan demonstrere og implementere den nye it og andre leverancer løbende. Dette sikrer mere transparens i planlægningen for alle internt involverede, ligesom det også giver mulighed for at kommunikere en mere præcis plan eksternt og dermed sikre en bedre forventningsafstemning. Ligeledes giver den øgede transparens og involvering bedre løsninger, som flere er tilfredse med.

Ved at sikre, at styrelsen har større forudsigelighed i leverancerne og kan reagere rettidigt, er det derfor også nemmere at få kommunikeret i ordentlig tid til både kunder og det politiske landskab.

Hurtigere time-to-market og gladere kunder

PA Consultings eksperter i agil transformation arbejdede sammen med styrelsen om at implementere en agil operationsmodel og kombinere den med solid coaching for at sikre, at folk på tværs af organisationen forstod den nye måde at arbejde på. Den omfattende coaching af medarbejderne ift. de agile metoder og udviklingspraksisser gjorde, at man kunne støtte både enkeltpersoner og teams i at udføre deres nye roller og arbejdsopgaver bedst muligt.

Det var vigtigt for Landbrugsstyrelsen, at alt arbejdet blev udført i tæt samarbejde med Styrelsen for at sikre overlevering af både viden og ansvar i det rigtige tempo understøttet af coaching på alle niveauer i organisationen. Det betød også, at de involverede ledere og medarbejdere oplevede et reelt kompetenceløft, og at de i højere grad følte sig klar til at påtage sig de nye roller. Det bevirkede, at Landbrugsstyrelsen nu kan fortsætte omstillingen selv og realisere de langsigtede fordele.

Allerede nu fortæller ledelsen, at dialogen mellem afdelingerne er steget mere de sidste par måneder end de foregående to år. Styrelsen sigter mod at fremme kundetilfredsheden med 20% i 2022 og forventer at sænke time-to-market med to tredjedele.

”Vi er meget glade for overgangen til de agile arbejdsmetoder i styrelsen. Vi har været i gang et stykke tid nu, og vi kan mærke, hvor hurtigt vi udvikler os i det og bliver bedre til at få klarhed om kapacitet og planer. Det tætte samarbejde, hvor forretningen er direkte med i prioriteringen, flytter os og løfter os kompetencemæssigt, så vi nu har langt bedre forståelse for hinandens arbejde – hvad der tager tid, og hvorfor det gør det. Det betyder også, at produkterne er mere gennemarbejdede og i bedre kvalitet – til glæde for vores kunder”, siger Franci Johansen, it-underdirektør, Landbrugsstyrelsen.