Logistikvirksomhed henter innovation hos medarbejderne på gulvet
FREJA Transport & Logistics har etableret et struktureret innovationskoncept, der opfanger medarbejdernes idéer til små og store forbedringer og innovationer. Alle idéer bliver undersøgt, og nogle går videre til virksomhedens innovationscockpit. I 2019 endte 40 medarbejderidéer med at blive behandlet.
”Vores forretning består af systemer, men den består først og fremmest af mennesker, der får systemerne til at virke", fortæller Kenneth Sandgaard (th) - her i selskab med Ulrik Rasmussen, Group CEO. Foto: Freja..
Mail koblet sammen med booking
Speditør i FREJAs Taastrups afdeling Jan Hansen fik en idé om helt enkelt at koble en mail sammen med en booking, så alle relevante parter har adgang til den fornødne information. Et krav til funktionen var at oprettelsen skulle være hurtig og nem. ”Det har været spændende at deltage i hele processen fra den allerførste diskussion til, at idéen er gået igennem alle de nødvendige led i it-afdeling og forretningsudviklingsfunktioner. Det har taget cirka et år at udvikle funktionen, fordi det er en funktion, som alle i gruppen på tværs af afdelinger og lande skal kunne tilgå”, fortæller han og tilføjer: ”Gevinsten ved funktionen er, at vi har reduceret vores papirforbrug markant, at samarbejdet på tværs af afdelinger er blevet nemmere, og at det er meget nemmere ved sygdom at gå ind og hente informationer på en booking”.
Når en FREJA chauffør har færdiggjort en rundtur med vareleveringer, skal han eller hun gøre aktivitetsbasen op i en proces, virksomheden kalder ”sags luk”. Det foregår på en lille bærbar terminal, og processen krævede tidligere dataindsamling fra op til 10 forskellige datakilder fra underleverandører, færgeselskaber, betalingsvejoperatører etc. En medarbejder hos FREJA foreslog derfor i slutningen af 2018, at datakilder blev samlet i én kilde, som speditøren nemt kunne trække data fra til ”sags luk”-processen. Den idé er nu i et samarbejde mellem stabsfunktioner og eksterne konsulenter blevet til virkelighed, og resultatet er en hurtigere og nemmere administrativ proces.
Et andet eksempel er digitalisering af det fysiske fragtbrev, der følger en fysisk forsendelse. En FREJA-medarbejder foreslog en digitalisering af brevet, og efter en længere udviklingsproces har FREJA i dag et ændret workflow, der starter med at skanne fragtbrevet, så det tidligere analoge informationsflow er blevet til et digitalt informationsflow. Medarbejderen har været involveret i hele udviklingen og ikke mindst i træningen af kollegaer, vognmænd og chauffører i brugen af app’en.
Digitale fragtbreve
Speditør i FREJAs Taastrup-afdeling lancerede for lidt mere end tre år siden en idé om at digitalisere FREJAs fragtbreve for at skabe en lettere og kortere vej fra bil til speditør og videre til kunden. ”Det har været en længere og fascinerende proces, hvor idéen er gået fra at være blot en tanke til at blive et lokalt lukket projekt og videre til at blive et større projekt i hele FREJA, hvor vi har fået god hjælp udefra til at realisere løsningen”, fortæller han og supplerer: ”Det er personligt en glæde for mig at kunne hjælpe både mine kollegaer og hele FREJA til at få en nemmere og mere effektiv hverdag. Målet med projektet er, at alle fragtbreve skal digitaliseres, og det vil betyde bedre cash flow og kundeservice”.
Medarbejderidéer får struktur og nærvær
”Det er to eksempler på idéer fra driften, der er blevet til virkelighed, og som bidrager til, at virksomheden bliver mere effektiv og/eller mere værdiskabende for kunder og samarbejdspartnere. Det er meget vigtigt for os i FREJA, at vi får opfanget de gode idéer til forbedringer, som vores medarbejdere i driften får øje på. Ligesom det er vigtigt for os, at alle føler sig inddraget og involveret”, fortæller Kenneth Sandgaard, der er Head of Digital & Innovation.
Han supplerer: ”Vores forretning består af systemer, men den består først og fremmest af mennesker, der får systemerne til at virke. Alt starter med menneskene”.
Den formelle proces består af fem procestrin:
- Første screening: Medarbejderen præsenterer helt kort idéen på tavlemøde med nærmeste kollegaer. Alle medarbejdere er knyttet til et team, som afholder korte og højfrekvente møder i afdelingerne. Først screening fungerer som et ”sanity check”.
- Består idéen første screening, går den videre til yderligere modning, hvor idéen får et sagsnummer og bliver oprettet i et virtuelt miljø, hvor stabsfunktioner fra blandt andet it-afdelingen og innovationsteamet forholder sig til idéen.
- Tredje trin består af en ansigt-til-ansigt undersøgelse af idéen, der foregår sammen med den operationelle medarbejder. Undersøgelsen munder ud i en forretningsplan og en projektplan.
- Fjerde fase er tre minutters præsentation af forretningsplanen på den ugentlige virtuelle telekonference, hvor FREJAs projektteam deltager. Teamet kan bestå af medarbejdere på tværs af afdelinger og lande. Innovationsteamet forholder sig til kvalitet og realisme, og kvalificerer teamet idéen, bliver idéen en del af innovationscockpittet, som er et overblik over igangværende projekter.
- Femte fase er projektfasen, hvor idéen får en ”ejer” og bliver forvandlet til virkelighed.
Mere retvisende fakturaer
Speditør i FREJAs Taastrup-afdeling Lucas Nørskov Hansen bøvlede med fakturaer fra færgeselskaber på overfarter, hvor det var tidskrævende at finde frem til præcis de informationer, han havde behov for i arbejdet med at bogføre fakturaerne i FREJAs system. ”Det har været både spændende og overraskende at deltage i innovationsforløbet. Det overraskende består i, at jeg ikke havde forventet, det ville blive til så meget, og slet ikke at det ville ske så hurtigt, som det er. Det er meget tilfredsstillende at se en brugbar løsning, som kan gøre en forskel for mine kollegaer i Danmark, Norge, Sverige og Finland”, fortæller han. De nye fakturaer fra Scandlines indeholder på en meget tydelig måde præcis de informationer, Lucas Nørskov Hansen og kollegaer har brug for, så de kan spare tid og bøvl i hverdagen.
Forventer dobbelt så mange i 2020
”Vi etablerede processen i 2018, og i 2019 har vi som nævnt fået 40 idéer igennem konceptet. Vi har på den måde forsøgt at give en stemme til driften, og det er vigtigt for FREJA, fordi det er her, videnen ligger og den reelle værdi bliver skabt. Vi forventer dobbelt så mange medarbejderskabte og -drevede projekter i 2020”, fortæller Kenneth Sandgaard og tilføjer:
”Dette er forbedringer eller det innovationsfolk kalder for inkrementel innovation. Det er de små trin, der giver bedre processer og bedre kundeservice. Man kan også sige, at det er CI eller continuous improvement oversat til FREJAs verden”.
Det overordnede mål er ifølge Kenneth Sandgaard, at innovationerne gradvis kan frigøre tid og ressourcer i organisationen, så flere medarbejdere får tid til at fokusere på udvikling og forbedringer.
