Optimeret indirekte indkøb styrker bundlinjen

Fagkundskaben, med Kraljic’ porteføljemodel som ledende stjerne, har siden 80’erne advokeret, at indkøbsstrategier for indirekte varer og serviceydelser skal tilrettelægges med henblik at minimere ”maverick buying”  kombineret med et øget fokus på at redukcere transaktionsomkostningerne i søge og indkøbsprocessen, samt øge konsolidering af indkøb på tværs af funktioner og datterselskaber.

I dag tyve år senere bliver disse anvisninger sjældent praktiseret effektivt og resultatet er øgede omkostninger og uhensigtsmæssig disponering af indkøbsfunktionens tid. Indførelsen af elektroniske markedspladser og digitaliseringen af informations- og de finansielle flows mellem køber og leverandører er både effektive værktøjer og let tilgængelige løsninger til at bringe indkøbsprocessen up to date - meget hurtigt (3-4 måneder).

Indirekte indkøb har fået mange prædikater påhæftet sig. Disse inkluderer “Non-Production Related” (NPR), ”non-Bill of Materials” eller ”Maintenance, Repair and Operations” (MRO) varer.

Fælles for de mange betegnelser er for det første, at disse omhandler produkter og services, som hverken bliver brugt direkte i produktionen eller videresælges. For det andet dækker disse over et meget bredt og varieret sortiment af varer og ydelser, hvor indkøbsfunktionen ofte har vanskeligt ved at få indflydelse på leverandørvalg, aftaleoverholdelse (compliance) samt selve indkøbsprocessen.

KPMG har i 2012 udgivet en rapport med fokus på globalt indkøb. Heri fremgår det at 40 % af alle indkøb foretages udenom indkøbsfunktionen og/eller rammeaftaler. I den forbindelse er Henrik Nygaard (partner i KPMG) blevet spurgt om undersøgelsens resultat kan overføres til en dansk kontekst:

"Det gælder i høj grad også i Danmark. Der er en kæmpe udfordring med at få struktureret indkøbene hos danske virksomheder.. Mange virksomheder har desværre ikke en struktureret tilgang til deres indkøb og det kan betyde øgede udgifter. "

Konsekvensen heraf er tofoldig. For det første bliver indkøb af indirekte varer gennemsyret af ”maverick buying” og en ”ad hoc” tilgang hertil. Det er derfor vanskeligt at opnå en høj opfyldelsesgrad på indgåede indkøbsaftaler.

For det andet er det umuligt at skabe overblik over virksomhedens, eller koncernens, samlede indkøb på de enkelte varekategorier. Egentlige spend analyser kan derfor ikke udledes, hvormed et  vigtigt informationsgrundlag ifm. konsolidering af indkøb og udarbejdelse af rammeaftaler går tabt. Dette er problematisk siden indirekte indkøb primært vedrører ikke kritiske- eller taktiske varer, hvor en standardisering og konsolidering af sådanne indkøb bør være nøgleelementer i indkøbsstrategien.

Foruden compliance problematikken viser undersøgelser, at indirekte varer og ydelser ikke udgør mere end 20 % af en virksomheds indkøbsomkostninger, mens varetagelsen af disse indkøb ligger beslag på 80 % af indkøbernes tid (Macbeth, 2002). Skellet mellem de to procentsatser vidner om, at det ikke er tilstrækkeligt kun at se på de direkte omkostninger forbundet med vareindkøbene, men også de indirekte omkostninger i kraft af trækket på indkøbsfunktionens ressourcer. En måde at reducere dette træk på er at mindske transaktionsomkostningerne forbundet med søgeprocessen, samt en automatisering af informations- og de finansielle flows mellem køber og leverandører.

Til dette formål er e-procurement systemer blevet fremhævet som et effektivt redskab til at understøtte indkøbsstrategier som fokusere på at nedbringe transaktionsomkostninger samtidig med at compliance efterleves.

Et kvalificeret alternativ af sådanne systemer er køberstyrede katalogbaserede markedspladser. Disse markedspladser sikrer disponering og indkøb via en web-browser, som med et enkelt link er integreret med virksomhedens ERP system. Herved er det muligt at effektivisere indkøbsprocessen uden at skulle investere i dyre integrationsværktøjer til leverandørernes it-systemer.

Et af de væsentligste kendetegn ved køberstyrede markedspladser er, at kontrollen over systemet ligger ligger i den centrale indkøbsfunktion hos den købende virksomhed. Med kontrol menes, at der kun kan købes de varer, der fremgår af katalogerne på markedspladsen.  Katalogerne uploades af leverandørerne og indeholder nyeste information vedrørende produkter/ydelser. Herved undgås de administrative byrder ved at skulle opdatere stamdata. Aftale priserne, er godkendt af de indkøbsansvarlige inden frigivelse på markedspladsen.

Fordele ved katalogbaserede markedspladser

Operationelle fordele:

• Reduktion af transaktionsomkostningerne
• Øget transparens i indkøbsprocesserne
• Digital fakturering
• Frigørelse af ressourcer fra indkøsfunktionen

Strategiske fordele:

• Centraliseret kontrol med indkøb
• Konsolidering af indkøb 
• Forbedrede leverandørkontrakter
• Forbedret informationsmanagement  

De centralt regulerede kontrolmekanismer sikrer, at decentrale indkøb, gennemført af personer udenfor indkøbsorganisationen, er i overensstemmelse med organisationens politikker og leverandøraftaler. Hermed har man et redskab til at reducere de omtalte ”ad hoc” og ”maverick” indkøb. Dette er ikke blot på funktionsniveau, men kan også bredes ud til at omfatte rammeaftaler på koncernniveau.

Denne type markedsplads er derfor et effektivt værktøj til at styre konsolidering af virksomhedens samlede indkøb af de indirekte varer. Dette kan have betydning i forhandlinger med leverandører i relation til prisfastsættelse og udformning af rammeaftaler for indkøbet.

Indkøb via en katalogbaseret markedsplads medfører også en reduktion af transaktionsomkostningerne. Tiden anvendt i søgeprocessen i forbindelse med produkt- og leverandørvalget reduceres signifikant, da disse informationer er tilrådighed centralt i markedspladsen.

For det andet kan der opnås betydelige besparelser ved at sætte strøm på både informations- og de finansielle flows. Tidligere undersøgelser fra KPMG har påvist, at eksempelvis en digitalisering af indkøbsordrer reducerer tidsforbruget pr. gennemført transaktion med 7 minutter. Elektronisk informationsudveklsing mellem leverandør og køber er således en effektiv måde at effektivisere indkøbsprocessen – dette kan eks. ske via EDI.

At anvende e-procurement systemer kan derfor være en måde at overkomme problemerne ved håndteringen af virksomheders problemer med at effektuere indkøbstrategier som understøtter forholdende der gør sig gældende i relation til indirekte indkøb.