Post Danmark forbereder sig på en fremtid med endnu færre breve
Mængden af postforsendelser mindskes fra år til år, og finanskrisen har fået udviklingen til at accelerere yderligere. I 2000 - umiddelbart før internettets gennembrud - kulminerede mængden af post med 1,6 milliarder. I dag er tallet én milliard. Nye organisationsformer, effektiv logistik, bedre rutiner, nedbrydning af hierarkiske systemer og massive investeringer i automation skal derfor tilpasse virksomheden til helt nye vilkår. Men processen er svær.
Chefen for Produktion og Transport i Post Danmark, Henning Christensen, er helt på det rene med, at virksomheden, som for et år siden fusionerede med Svenske Post, ikke er nogen ukompliceret organisation at lede. Det er imidlertid ikke noget nyt problem. Postfragt har gennem tiderne været én af de vanskeligste logistiske discipliner, der findes.
Fusionen med det svenske postvæsen, som efter en lang planlægning blev gennemført sidste sommer, havde derfor først og fremmest til formål at skabe synergi inden for indkøb af IT og andre støttefunktioner. Filosofien er, at størrelse tæller, når det handler om at skabe rationaliseringsgevinster og dermed opnå en hurtigere, billigere og mere smidig postomdeling.
Virksomheden, som beskæftiger knap 50.000 medarbejdere, ejes af de to stater i fællesskab i størrelsesforholdet 60/40 procent. Omsætningen var sidste år 34 milliarder (heraf 11,5 milliarder i den danske del), og nettooverskuddet udgjorde to milliarder. Posten Norden, som virksomheden nu officielt hedder, er således - trods et fortsat faldende antal breve og pakkeforsendelser - en sund forretning.
I daglig tale omtales den danske del af koncernen dog fortsat ved sit hidtidige navn: Post Danmark. Her er der 15.000 medarbejdere, hvoraf Henning Christensen har ansvaret for de 4.000, som beskæftiger sig med intern logistik.
Gennem en årrække har Post Danmark arbejdet hårdt på at skabe øget kvalitet i de mange og stærkt forskelligartede processer. Hierarkiske systemer er blevet nedbrudt, og ansvaret er fordelt på flere hænder.
Lean og Kaizen
For ni år siden begyndte man at arbejde med Lean, hvilket bl.a. indebar oprettelsen af en lang række selvbærende teams samt udbredt brug af mål og -resultatstyring. Hermed lykkedes det bl.a. at gøre kål på de engang så mange flaskehalse i sorteringen.
Det var imidlertid kun ét af redskaberne i den værktøjskasse, som skulle effektivisere organisationen. TQM var et andet instrument, som skulle bidrage til at løfte kompetencerne og dermed gøre forsyningskæden og arbejdsprocesserne mere hensigtsmæssige. Derudover har man gennem den senere tid arbejdet med indførelse af en Kaizen-kultur, som er et meget målrettet værktøj, der kan bruges til at løse et konkret teknisk eller organisatorisk problem. I alt gennemføres der nu 50-75 Kaizen-events om året.
Mindre rokering
Vores mål har gennem de senere år været, at forandringsprocessen aldrig må stoppe, og at nye metoder konstant bør prøves. Derfor er vi nu også begyndt at arbejde med et værktøj, som hedder GEMBA, forklarer Henning Christensen.
Kort fortalt handler det om, at lederne og medarbejdere - ud fra et fast observationspunkt - skal studere arbejdsprocessen samt stille spørgsmål - uden at drage konklusioner på baggrund af det, de ser. Herved kan vi f.eks. vurdere, hvilke arbejdsrutiner og processer der med fordel kan forbedres. Målet skulle gerne være en forbedret planlægning, færre skift og bedre operatøradfærd. Allerede i dag er det lykkedes os at få mere styr på planlægningen, bl.a. i form af bedre rokeringsplaner. Nøglepositioner er nu helt fritaget for rokering. Kvaliteten er øget, og den samlede produktivitet er steget med 20 procent på tre år. Omkostningerne er derfor blevet tilsvarende reduceret, siger Henning Christensen.
Stadig færre breve
Den stærkt øgede brug af E-mails, internet og anden elektronisk kommunikation har medført, at postmængden i Danmark er reduceret med en fjerdedel på kun tre år. I dag sendes der således kun én milliard forsendelser pr. år. I 2000 kulminerede mængden af forsendelser med 1,6 milliarder.
Henning Christensen erkender, at denne udvikling tvinger Post Danmark til at anskue sin egen fremtidige rolle på en helt ny måde.
Vi har hidtil mistet tre-fire procent af postmængden hvert år. Men efter finanskrisen begyndte, er faldet accelereret med godt ni procent om året, og det bekymrer os naturligvis.
Det offentlige har selv skubbet på den elektroniske udvikling. Formularer fra stat og kommuner kan nu i vidt omfang hentes via nettet. Samtidig har finanskrisen sat virksomhedernes traditionelle markedsføring på vågeblus. I stedet synliggør de sig nu via internettet, hvilket er både billigere og nemmere. For at drøje på udgifterne har Post Danmark ofret milliarder på automatisering. For tre-fire år siden blev 70 procent af forsendelserne sorteret automatisk. I dag er tallet 90 procent, og virksomheden har derfor afskediget flere tusinde medarbejdere gennem den seneste halve snes år.
Lang rejse mod standardisering
Den gradvise indførelse af Lean, som begyndte i 2001, er fortsat én af de organisatoriske hjørnestene i Post Danmarks bestræbelser på at effektivisere driften.
Gennem det seneste halve år har vi arbejdet på at opbygge en egentlig Lean-kultur, siger Henning Christensen.
Vores medarbejdere ved jo udmærket, at de forsendelser, vi har mistet på grund af internettets udbredelse, ikke kommer tilbage. De er derfor også klar over, at antallet af arbejdspladser i Post Danmark vil falde yderligere i fremtiden. Når vi derfor beder dem om at være endnu mere effektive, kan de jo godt se skriften på væggen. Under de vilkår er det en meget vanskelig ledelsesmæssig opgave at gennemføre en Lean-kultur. I et vækstmarked ville det være meget lettere. Endnu er Lean derfor ledelsesdrevet. Ikke alle medarbejdere ændrer på eget initiativ deres rutiner. Men udviklingen går den rigtige vej. Desværre er der endnu et godt stykke vej, til vi har nået den nødvendige standardisering af de mange processer. Der er utrolig mange skift undervejs, når et brev skal bringes fra Skagen til Købehavn, siger Henning Christensen.
Alligevel forventer han, at produktiviteten inden for de nærmeste år kan hæves med yderligere 20 procent. For forbrugerne skal konsekvensen gerne blive, at portopriserne ikke stiger så hurtigt.
Marginalerne tæller
Logistikkæden er da også meget stram, når sorteringen gennemføres om aftenen og natten, og det er i ekstrem grad blevet marginalerne, som tæller. En postbil, som er mere end fem minutter forsinket, opfatter vi f.eks. som et problem. Derfor har vi nu taget et avanceret software i brug, som kan forudse vejret. En kraftig vind fra øst eller vest kan for eksempel betyde op til 10 minutters længere kørsel på strækningen mellem Fredericia og København.
Henning Christensen tror ikke på, at brevmængden nogensinde stiger igen. Han er dog overbevist om, at kurven på et tidspunkt flader ud og stabiliseres. Indtil videre må Post Danmark dog blive ved med at tilpasse sine opgaver og omkostninger efter det fortsat vigende marked.
Vores undersøgelser viser i øvrigt, at 74 procent af danskerne fortsat foretrækker at få et fysisk brev frem for elektronisk post, og denne kendsgerning er da interessant at have med i overvejelserne, når vi skal planlægge vores fremtidige strategi.
Fra funktion til proces
De kommende år vil der årligt blive investeret for ca. en halv milliard kr. i ny teknologi, primært IT og robotteknologi.
Post Danmark var indtil for få år siden en udpræget funktionel organisation. Men gradvist er den blevet - og skal fortsat udvikle sig til - en langt mere procesorienteret virksomhed, siger Henning Christensen, som vurderer, at virksomheden om kun to-tre år er blevet så gennemautomatiseret, som det overhovedet er muligt.
Vores filosofi er, at vi skal være i stand til - såvel produktionsteknisk, organisatorisk som logistisk - at tilpasse os markedet, uanset hvilke vilkår vi vil blive budt i fremtiden. Vi arbejder da også med scenarier, som tager højde for, hvordan vi skal tilpasse virksomhedens organisation, hvis mængden af post fortsætter med at falde i det hastige tempo, vi har oplevet de sidste 24 måneder. I så fald bliver vi på et tidspunkt en meget mindre virksomhed, hvilket bestemt ikke mindsker behovet for nytænkning. Tværtimod, siger han.
