Sales and Operations Planning er en ledelsesdisciplin
Der er stadig mange virksomheder, hvor ambitionerne om Sales & Operations Planning (S&OP) ikke bliver indfriet, fordi processen ikke virker i praksis, eller det er svært at måle effekten. Det er kritisk nødvendigt at have et hurtigt og effektivt gennemløb af S&OP-processen, ellers vil beslutningstagerne konstant være på bagkant med virkeligheden.
Tre hjørnesten i et styringskoncept
Grundlæggende drejer S&OP sig om at finde den rigtige balance mellem udbud og efterspørgsel, supply & demand. Det entydige karakteristika ved S&OP er, at der skal være en veldefineret proces, som afstemmer supply og demand, og som leverer det nødvendige beslutningsgrundlag til virksomhedens ledelse, så der kan træffes rettidige og relevante beslutninger om produktionsmængder og nødvendig kapacitet. I den ene ende af processen er kunden, som genererer den efterspørgsel, der skal leveres af virksomhedens produktionsapparat, hvad enten dette apparat producerer fysiske produkter eller services. For at skabe denne balance er det nødvendigt at have kontrol med de tre hjørnesten i S&OP-processen: prognoser på efterspørgslen, virksomhedens kapacitet og til sidst leveringsevnen ud mod kunden. Disse tre elementer skal fungere som tre velsmurte tandhjul, hvor gearingen er afstemt og giver den rigtige takt gennem virksomhedens supply chain.
Den motor, som de tre tandhjul indgår i, er det styringskoncept, som lægges ned over virksomhedens samlede supply chain. Hvilke varer skal styres på hvilken måde? I langt de fleste projekter viser det sig, at en stor gruppe af varerne har et fuldstændig jævnt og forudsigeligt aftræk, hvorfor der ikke bør bruges mange kræfter på at planlægge og styre dem. Derimod kan der med fordel anvendes cyklisk planlægning hele vejen ned igennem supply chain for sådanne varer.
Hurtig S&OP-proces er kritisk
Den olie, som smører de tre tandhjul, er arbejdsgangen eller processen i virksomheden. En af de væsentligste udfordringer med at få processen til at fungere i praksis i en ofte kompleks organisation er tid og mennesker. Så der er ikke noget nyt under solen her. Tid forstået således at den cyklus, som en S&OP-proces gennemløber, ofte bliver så lang, at der undervejs når at komme forstyrrende elementer ind. Eksempelvis går der i de fleste virksomheder nemt flere uger, før der foreligger et færdigt månedsregnskab for den foregående måned. Netop denne opgørelse er en forudsætning for S&OP-arbejdet, da regnskabet indeholder mange oplysninger om temperaturen i forsyningskæden.
Så vi er altså hurtigt et par uger inde i den nye måned, før arbejdet med at afbalancere supply og demand kan tage sin begyndelse. Dette arbejde kræver, at der bringes yderligere informationer om tilgængelig kapacitet og forventet efterspørgsel i form af prognoser. Ofte kræves der nogle iterationer, der alle tager tid, inden det færdige beslutningsoplæg kan forelægges virksomhedens ledelse. Alt afhængig af hvilken cyklustid, der arbejdes med i S&OP-processen, kan en ikke uvæsentligt del af tiden være brugt på det operationelle arbejde baseret på historiske data, alt imens den virkelige verden ændrer sig dag for dag.
Pointen er, at det er kritisk nødvendigt at have et hurtigt og effektivt gennemløb af S&OP-processen, ellers vil beslutningstagerne konstant være på bagkant med virkeligheden. Med andre ord skal S&OP-processen være synkroniseret med den operationelle planlægningsproces, som upåagtet buldrer af sted i forhold til de mere langsigtede betragtninger, som pågår i S&OP-processen. Dermed er også sagt, at en af nøglerne til den effektive proces er, at der ikke forekommer unødvendige ophold eller anden form for spild i processen, hvilket ganske naturligt leder tankerne hen på Lean. Og det kan med fordel overvejes at anvende nogle at de klassiske Lean værktøjer såsom Value Stream Mapping, når den fremtidige S&OP-proces skal designes.
Nødvendige målinger
At mange S&OP-initiativer stopper, før de er blevet fuldt implementeret, skyldes, at virksomheden ikke har en fælles og klar forståelse af, hvilken værdi S&OP tilfører. Og med værdi menes i bogstavelig forstand kroner og ører, som kan måles og vejes. Det er nødvendigt at gøre sig klart, hvad der forstås ved en effektiv S&OP-proces. Målinger bør deles op i to grupper.
For det første er der nøgletal, som viser effektiviteten i de tre hjørnesten: prognoser, kapacitet og leveringsevne. Her er der tale om klassiske nøgletal såsom forecastpræcision, kapital bundet i lagre og lagerets servicegrad.
For det andet bør der etableres nøgletal, som måler på effektiviteten af selve processen. Det kan eksempelvis være gennemløbstiden af processen eller antallet af timer, som medgår til udførelse af det operationelle arbejde i processen. Øvelsen med at etablere disse målinger er som sådan ikke videre kompliceret, når først ledelsen er nået til enighed om, hvordan og hvor ofte målingerne skal foretages. Det afgørende er at få det gjort og samtidig få generering af nøgletal automatiseret, så virksomhedens ledelse løbende kan følge udviklingen i nøgletallene. Ikke desto mindre er etablering af disse målinger som regel et projekt i sig selv.
Ledelse og klar proces
Implementering af S&OP er mere end noget andet en ledelsesopgave. Det nytter ikke noget, at topledelsen først træder ind på scenen, når den stakkels supply chain-chef er ved at blive buhet ud af publikum, fordi han af en række naturlige organisatoriske årsager ikke er i stand til at gennemføre de nødvendige tiltag og beslutninger på tværs af organisationen. En af grundfilosofierne i S&OP er da også, at virksomhedens øverste ledelse skal være en del af det Executive Board, som træffer de endelige beslutninger og prioriteringer i processen. Det er bydende nødvendigt, at topledelsen understøtter de nødvendige ændringer i processerne og opnår den nødvendige indsigt i egen butik til at kunne slå disse streger på optimal vis, således at den operationelle proces bliver klar og tydelig for alle involverede parter. Men alt for ofte er dette desværre ikke tilfældet, hvilket med sikkerhed er den væsentligste årsag til den lave succesrate i denne type af projekter.
