S&OP: Det er som at få briller på

Succes i forretning handler i bund og grund om én ting: At balancere udbud og efterspørgsel. Derfor er sales & operations planning-processen en central disciplin for mange virksomheder.

Det er også den erkendelse, som har fået Cobham SATCOMs operations-team til at investere tid og ressourcer på at få en bedre, mere datadrevet og mere struktureret sales & operations planning-proces (S&OP), der har en stærkere forankring i hele virksomheden.

S&OP-processen gør, at Cobham SATCOM nu har tæt indsigt i, hvad virksomheden skal levere de næste fem måneder, og det gør virksomheden i stand til i detaljer at balancere udbud og efterspørgsel.

”På længere sigt vil S&OP gøre os i stand til at styre vores lager, leveringer og ikke mindst samarbejde med leverandører mere præcist. S&OP styrker vores interne forsyningskæde, men det vil også på længere sigt styrke vores udvidede forsyningskæde med leverandører og kunder”, siger Charlotte Steiness, der er VP Global Supply Chain. Hun er sammen med Director, Global S&OP Astrid Birk Nicolajsen ansvarlig for at drive den globale S&OP-proces.

S&OP er et fyrtårn
Cobham SATCOM opererer i et marked, hvor der foregår en masse disruption fra nye teknologier og nye aktører. S&OP-processen skaber højere speed og transparens, og det gør virksomheden langt mere reaktionsstærk over for de mange ændringer, der sker.

”S&OP gør os i stand til at agere baseret på fakta og være outside-in frem for at være inside-out. Man kan sige, at det gør det muligt for os at danse med markedet, fordi vi hele tiden opfanger alle de små signaler fra kunderne, som vi lynhurtigt oversætter til konsekvenser for os, for hvordan vi skal reagere”, fortæller Charlotte Steiness og tilføjer:

”S&OP er som et fyrtårn, der kan se det hele på tværs af virksomheden. S&OP gør hele virksomheden i stand til at forstå behovet for balance, og også forstå hvordan de forskellige dele af virksomheden kan bidrage til balancen. Jeg vil sige, at S&OP er forudsætningen for at kunne foretage den rette kunderejse, ligesom det er forudsætningen for at kunne vælge den rette forretningsudvikling”.

Proces i fire gear
Cobham SATCOMs rejse for at etablere S&OP startede i august 2017. S&OP hos Cobham SATCOM er en månedlig cyklus, der består af fire niveauer, nemlig:

1. Sales sign-off
2. Supply sign-off
3. Pre-S&OP
4. Executive S&OP

”Processen minder om en strategieksekvering. Der skal først fakta på bordet, og derefter kan man foretage en kvalificeret beslutning og vælge mellem A, B eller C. S&OP er blot en løbende proces, hvor vi hele tiden ser nærmere på, hvordan balancen mellem udbud og efterspørgsel skal justeres”, siger Astrid Birk Nicolajsen og tilføjer:

”De første tre niveauer handler om at indsamle data, validere, analysere og afstemme. Målet er at levere en kerne af data, som topledelsen på Executive S&OP så kan forholde til virksomhedens strategi og foretage de strategiske valg”.

Første niveau hedder sales sign-off, og bliver udført af salgsafdelingen, men faciliteret af operations. Et forecast danner grundlag for en demand plan, og operations’ rolle er at sikre fokus på de rette data samt udfordre salgafdelingen på forecast- og demand plan-dataene. Resultatet af sales sign-off er en afstemt og konsolideret demand plan for de næste 12 måneder.

Andet niveau er supply sign-off, og opgaven er her at se nøje på om supply understøtter demand. Der er ofte et gab mellem demand plan og supply plan, fordi der i Cobham SATCOMs verden sker hyppige ændringer. Ændringerne har ofte rod i det meget store antal produktvarianter, virksomheden tilbyder kunderne.

”Vi oplever også, at naturkatastrofer et sted i verden skaber et akut og stort behov for eksempelvis en bestemt antenne, og det kan betyde, at behovet for antenner pludselig stiger med en faktor 10. Det kan være meget svært at imødekomme den slags udsving i behov. Jo tættere vi er på kunderne, jo hurtigere får vi indblik i den slags sidste øjebliks ændringer, og jo bedre er vores mulighed for at reagere”, forklarer Astrid Birk Nicolajsen.

Resultatet af supply sign-off er en afstemt supply plan for de næste 12 måneder og et overblik over flaskehalse i den interne forsyningskæde.

Tredje niveau er pre-S&OP, hvor formålet er, at salgs- og operationsafdelingerne korrigerer og afstemmer demand planen. Demand planen danner grundlag for en finansiel plan, der identificerer, hvordan demand planen påvirker virksomhedens finansielle situation.

De første tre niveauer er alle understøttet af dynamiske cockpits, der på en meget visuel og pædagogisk måde tilbyder overblik til mødedeltagerne.

”Det kan for de fleste mennesker være vanskeligt og tidskrævende at trække et overblik ud af en stak Excel ark. Vi ønsker, at 80 procent af mødetiderne skal fokusere på at se ind i fremtiden og geare virksomheden til at blive mere skarp frem for at bruge tid på historik og datatolkninger. Vi har derfor udarbejdet et sæt standard dashboards eller cockpits, der kan præsentere data på en let overskuelig måde”, fortæller Astrid Birk Nicolajsen.

Det fjerde niveau er executive S&OP, hvor målet er at topledelsen på et faktuelt grundlag kan foretage strategiske beslutninger om, hvordan virksomheden skal balancere efterspørgsel og udbud eller supply og demand. Resultatet af executive S&OP er en endelig S&OP, der så igen indgår i næste måneds cyklus.

En skræddersyet proces
De to ledere fra Cobham SATCOM lægger ikke skjul på, at de anser S&OP-processen for at være en kongeproces i virksomheden – og at det særligt gælder i en verden præget af disruptions.

”S&OP er grundlæggende for, at vi kan drive en succesfuld forretning. Den tvinger hele organisationen på tværs af afdelinger til at anlægge et forretningsblik på alt, hvad der sker. Vi har for eksempel et mål om, at vi skal gøre vores kunder i stand til at reducere og sommetider halvere deres lager. Det er et strategisk mål, som vi kan se har stor betydning for, hvor attraktive vi er over for kunderne og også har stor betydning for den samlede værdikædes performance. Det er simpelthen mere effektivt, at vi lagerfører frem for, at vores kunder lagerfører. S&OP gør os bedre i stand til at tage højde for det strategiske valg”, siger Charlotte Steiness og tilføjer:

”Vi ser og forventer mange store ændringer i teknologi og marked i vores verden. S&OP er vores vigtigste virkemiddel til at reagere tilstrækkelig hurtigt på radikale forandringer og disruptions – fordi processen går på tværs af alle dele af forretningen, og fordi processen gør os i stand til at koble makroniveauet i strategien til mikroniveauerne i driften”.

Astrid Birk Nicolajsen understreger, at Cobham SATCOMs S&OP-proces er en skræddersyet proces, der passer til virksomhedens organisation, marked og ikke mindst produktmix med et stort antal produkter, mange varianter og relativ lav volumen på mange varenumre.

”Jeg mener, at S&OP- eller S&OP-processen vil være meget forskellig fra virksomhed til virksomhed. Processen skal være en skræddersyet proces, der passer til den specifikke virksomhed”, fortæller hun.