Chr. Hansen digitaliserer indkøb og styrker vækststrategi

En krone sparet, er en krone tjent, lyder et gammelkendt ordsprog. Det kan passende dække over, at en virksomheds vækst ikke kun stammer fra øget omsætning, men i høj grad også fra en velsmurt håndtering af de millioner af transaktioner virksomheder gennemfører årligt.

Forrester Research spåede forrige år, at markedet for eIndkøb (eProcurement) ville stige med 12 procent i 2010 til godt 20 milliarder kroner på globalt plan. Og det er der en god grund til.

”De virksomheder, der skaber de bedste resultater, formår at reducere omkostninger ved indkøb ganske gevaldigt, og de performer derfor bedre end deres konkurrenter. Research på indkøbsområdet viser, at de virksomheder, der skaber de bedste resultater i form af besparelser også er dem, der er mest ambitiøse og nytænkende i deres brug af e-indkøb. Når de investerer i systemer og værktøjer, er afkastet meget ofte positivt. De er generelt i stand til at skabe årlige besparelser, der er ti gange større end deres driftsomkostninger,” forklarer Charlotte Wedell-Neergaard, øverste chef for Basware i Danmark og henviser her til en undersøgelse gennemført af Accenture.

Den globale biotekvirksomhed Chr. Hansen er et eksempel på, hvordan digitalisering af indkøbsprocesserne har styrket virksomhedens vækst.

Chr. Hansen booster vækst med e-indkøb
Med en organisk omsætningsfremgang på 12 procent for regnskabsåret 2009/10 oplevede den globale biotekvirksomhed Chr. Hansen med dansk base, over 2.200 ansatte i mere end 30 lande, endnu et år med stærk vækst. Væksten tilskrives omsætningsfremgang, produktivitetsforbedringer og skalering af omkostningsstrukturen.

Som en del af Chr. Hansens vækststrategi har fokus været på at strømline indkøbsprocesserne.  Det digitaliserede indkøbssystem, Baswares Purchase Management, har givet Chr. Hansen store fordele:

”Indkøbssystemet er et styringsværktøj, der hjælper os med at få et langt bedre overblik over alle vores indkøb, hvor vi får mulighed for at høste en lang række effektiviseringsfordele,” forklarer Camilla Gerløv, Operations Manager i Global Sourcing, Chr. Hansen, og fortsætter:

”Med det nye indkøbssystem har vi kunnet digitalisere vores indkøbsprocesser endnu mere og har automatiseret rigtig mange af de tidskrævende processer forbundet med indkøb og fakturering. Alt i alt har vi fået bedre aftaler med vores nu væsentligt færre leverandører og bedre processer, der gør, at både indkøb og fakturaer kører væsentligt hurtigere igennem huset end tidligere.”

Globalt styringsværktøj
”Det har været vigtigt for Chr. Hansen at finde et værktøj som ud over at være let tilgængeligt, også er globalt. Systemet, som i Chr. Hansen hedder C-buy, er udrullet globalt og tjener det formål at regulere vores kollegaers indkøbsadfærd,” siger Camilla Gerløv, der uden en central indkøbsfunktion har lagt halvdelen af virksomhedens samlede indkøb ud til de enkelte medarbejdere. Hun fortsætter:

”Vi kan nu sikre, at vi betaler den rigtige pris hos den rigtige leverandør, og systemet sikrer til stadighed, at ingen leverandør kan hæve prisen, uden vi er bekendt med og accepterer dette. Vi oplevede tidligere, at priserne ’lige så stille’ steg. Det er effektivt stoppet nu, og enhver prisstigning forhandles.”

Færre leverandører giver signifikante besparelser
Chr. Hansen har skaffet signifikante besparelse ved at kunne garantere en leverandør en bestemt omsætning ved at samle flere ordrer på færre leverandører. Hvor de før havde 10 leverandører, har de nu to.

”Den øgede ordrevolumen har vi konsolideret på færre leverandører. Vi er ved at nedbringe antallet af leverandører fra 25.000 til 5.000 i fem af vores største selskaber. Vores gevinster er prisreduktioner på typisk 20 procent, bedre betalingsbetingelser og en stærk reduktion af ressourceforbruget på håndtering af indkøb. De udvalgte leverandører oplever nu ofte væsentligt større ordrevolumer og sparer selv ressourcer på salgs- og ordrehåndteringsprocessen,” siger V.P. Global Sourcing Steen Peitersen.

Nem og elegant ordreafvikling
Vibeke Lyngbak, Category Manager for MRO (Maintenance, Repair & Overhaul) understreger succesen med det elektroniske indkøb:

”Før skulle jeg manuelt lave efterkalkulationer på de reservedele, vi havde købt, og har flere gange fundet, at leverandøren havde ’glemt’ at sætte prisen ned efter en forhandling. I dag har vi implementeret et Kanban-system til at styre reservedelene og et stregkode-system, så når vi når vores minimumslager, tager vi stregkodekortet og ”bipper” det ind i vores indkøbssystem via en stregkodelæser, godkender ordren, og så er det gjort. Ingen fejl og ikke så meget snak. Det er smart, og det virker. Vi er i dag i en situation, hvor vores vedligeholdelsesafdeling ’skriger’ efter at få flere varer ind i systemet.”

Automatiseret elektronisk fakturaflow henter alene gode besparelser
Chr. Hansens fakturaflow er også blevet rationaliseret ved indførelse af indkøbssystemet. Endnu flere af faktureringsprocesserne er blevet digitaliseret, og visse endda også fuldt automatiserede:

”Er ordren i overensstemmelse med fakturaen, så går den nu automatisk til betaling. Før skulle de fleste fakturaer sendes ud til godkendelse, enten manuelt ved hjælp af cirkulationskuverter eller via et elektronisk godkendelsesflow, hvor fakturaen først skulle scannes ind. Alt sammen noget, der tager tid og derved koster penge. Et teoretisk regnestykke vil give en besparelse på mellem ½ til 1 million kr. årligt alene på flow-delen,” slutter Steen Peitersen.