Digitalisering drukner i drift og brandslukning

De fleste virksomheder ser i dag digitalisering som en forudsætning for øget konkurrenceevne, og diskussionen handler sjældent om, hvorvidt der skal investeres, men snarere om hvor meget, hvornår og hvordan. It-virksomheden I NORRIQ har for nylig taget temperaturen på digitaliseringen i danske SMV’er.

”Det er positivt. Men vores måling viser også, at formålet med digitalisering ofte opfattes forskelligt afhængigt af, hvor man sidder i organisationen. Topledelsen ser typisk digitalisering som en nødvendig investering i driftseffektivisering med fokus på produktivitet, leverancesikkerhed og omkostninger, hvorimod ledere tættere på forretningen i højere grad ser digitalisering som et middel til vækst, innovation, bedre kundeoplevelser og differentiering”. Det fortæller Thomas Harboe Hald, Director Commercial Excellence, NORRIQ.

Han understreger, at begge perspektiver er legitime. Problemet opstår, når digitalisering både skal frigøre tid i driften og skabe vækst i forretningen – og særligt når begge ambitioner konkurrerer om de samme ressourcer. Det ser han og hans kollegaer ofte i små og mellemstore virksomheder, som ender i en klassisk brandslukningsfælde, hvor hverdagens driftsudfordringer stjæler opmærksomheden fra de digitaliseringsprojekter, der ellers skulle skabe den fremtidige kapacitet.

Vi skal lige….

Ledelsen kan som regel godt pege på de processer, der er ineffektive, de data, der mangler, og de systemer, der ikke taler ordentligt sammen. Men der er altid noget mere akut: En stor ordre, der skal håndteres. En nøglemedarbejder, der er syg. Et regnskab, der skal lukkes.

Virksomheden stopper ikke nødvendigvis med at digitalisere. Man sætter stadig mindre initiativer i gang, men de afgørende greb bliver udskudt: standardisering af stamdata, modernisering af kerneprocesser, kompetenceudvikling og brugeradoption. Det samme mønster ser vi i mange AI-projekter, hvor små forsøg og eksperimenter aldrig for alvor bliver bragt ind i kerneprocesserne eller koblet til konkurrenceevnen.

Resultatet er, at virksomheden kan føle sig godt i gang med digitaliseringen uden reelt at komme tættere på de mål og gevinster, man satte sig for.

Der er ifølge Thomas Harboe Hald især tre tegn på, at SMV’er kan være fanget i brandslukningsfælden:

1.Jeres indsats
I arbejder hårdere og hårdere uden proportionel effekt. Ordrebunken vokser, og I ansætter måske en ekstra medarbejder eller indfører et nyt værktøj til at tjekke ordrerne frem for at standardisere processen. Fejl i rapporteringen opstår måned efter måned, men I bruger tiden på at rette dem frem for at finde årsagen. Her er rådet at sætte struktureret tid af til procesforbedringer, nye værktøjer og uddannelse.

2.Jeres kapabilitet
Processerne vokser ukontrolleret, og systemerne bruges kun halvt. Der opstår hele tiden nye undtagelser og work-arounds, men de gamle fjernes aldrig. Systemet, I implementerede for et halvt år siden, bruges måske stadig kun af halvdelen af teamet og kun til en del af de tiltænkte funktioner. Her bør man løbende definere, hvad gode kompetencer er, hvad minimumstræning er, og hvordan forbedringer bygges ind i den digitale strategi.

Læs også: Hver anden virksomhed nedprioriterer AI-træning

3.Jeres performance
Nye ressourcer giver lavere og lavere effekt. It-systemet er implementeret, godkendt og teknisk i orden, men seks måneder efter go-live har medarbejderne stadig Excel-ark kørende ved siden af, fordi det føles hurtigere og mere sikkert. Her kræver det en aktiv indsats at forankre den digitale strategi i organisationen, så medarbejderne både forstår, bruger og bidrager til at udvikle løsningerne.

”Betyder det, at man skal vælge mellem effektivisering og vækst, når man digitaliserer? Tværtimod. Digitalisering kan og skal levere på begge dagsordener. De virksomheder, der lykkes bedst, arbejder med begge spor samtidig. Nogle initiativer skal skabe hurtige driftsgevinster og frigøre tid og ressourcer. Andre skal omsætte den frigjorte kapacitet til udvikling, innovation og vækst”, lyder det fra Thomas Harboe Hald.

Derfor anbefaler han, at SMV’er:

• arbejder med både proceseffektivisering og vækst som én samlet digital dagsorden
• måler på forretningseffekter som kvalitet, gennemløbstid, kundetilfredshed og beslutningskraft – ikke kun sparede timer
• starter med få, konkrete initiativer, der hurtigt skaber synlige resultater og retning
• beslutter på forhånd, hvordan frigjorte ressourcer skal bruges, så de ikke opsluges af nye driftsopgaver