E-indkøb – den nødvendige automatisering

”Det handler om at være klar til næste step, om at skabe løsninger på nogle andre præmisser, om at transformere indkøb fra en sur pligt til en god opgave via gode KPI’er og om at spare tid og penge samtidig.”

Læs også: Basware hædret for supply chain-finansiering

Sådan siger adm. direktør for Basware, Henrik Stanley-Madsen, om den udvikling, der i hans øjne lige nu sker på e-indkøbsområdet. Hans virksomhed udvikler og sælger løsninger til netop e-indkøb og e-fakturering, og har derfor et solidt indblik i det digitaliseringsskift, der er ved at ske på området.

Det grundlæggende mål for virksomhederne er at kunne optimere deres processer og dermed højne serviceniveauet og fleksibiliteten i deres drift på indkøbsområdet. Her er automatisering et centralt redskab, og et af de vigtige værktøjer, der kan sikre en endnu bedre integration mellem virksomhed og leverandør.

Det er specielt de store virksomheder, der ifølge Henrik Stanley-Madsen, i stigende grad vil stille krav om e-fakturering, elektronisk og automatisk behandling af ordrer osv. Det inkluderer i høj grad den offentlige sektor, hvilket er blandt de afgørende tunger på vægtskålen.

”Når staten og kommunerne begynder at kræve fuldt elektroniske transaktioner, fakturaer og indkøbsordrer, så bør alle interesserede virksomheder reagere i en fart, for ellers vil de blive tvunget til det senere, hvis de vil være med. De virksomheder, der tror de har et valg i den forbindelse, tager fejl, og de, der handler og går forrest, vil være dem, der vinder”, siger han.

Ud med papir, øget effektivitet
For at understøtte den proaktive dagsorden, har Basware selv udviklet løsningen WeProcurement, der kan give virksomhederne både besparelser, strategiske muligheder og konkurrencemæssige fordele. Det skal også gøre investeringen spiselig for mindre virksomheder.

”Det kan virke som en svær proces at kaste sig ud i som SMV, men udgifterne falder hurtigt, og som sagt, så er det i vores øjne absolut et nødvendigt skridt. Øget effektivitet gavner alle parter, vi får afskaffet nogle forældede papirgange og det giver bedre end-to-end-adgang til information, og dermed bedre transaktionsmuligheder”, siger Henrik Stanley-Madsen, og peger på en undersøgelse man har foretaget sammen med Mastercard der viser, at 82 procent er klar til at give kontantrabatter ved hurtigere betaling.

Et af de firmaer, der rådgiver virksomheder verden over på netop e-procurementområdet, er det engelske konsulenthus Efficio. Her har man blandt andet øje for det langsigtede perspektiv, og at sikre forbedringer, der er levedygtige og håndterbare for den enkelte virksomhed. Det arbejde starter allerede i planlægningsfasen.

”Fra første færd er det vigtigt at forstå det aktuelle behov hos virksomheden, for at være sikker på, at der rent faktisk er brug for den løsning, man har i sigte. Bare fordi noget er tilgængeligt, betyder ikke at det er rigtigt. Derfor skal businesscasen være sund, processer og policies skal være på plads, og der skal være opbakning fra topledelsen, ellers så falder det til jorden”, siger Christo Zeller, der er blandt Efficios seniorrådgivere med mange års erfaring på indkøbssiden.

Et andet forhold, virksomheder med digitaliseringsplaner ifølge Zeller bør forholde sig til, er at det nye værktøj skal understøtte og udvikle de processer, der allerede finder sted.

”Det er vigtigt, at man som virksomhed først får styr på sine eksisterende forretningsgange, så man kan målrette og simplificere sine krav den vej rundt. Ved at have den bedst mulige forståelse for de kommercielle forsyningsmodeller, kan man fremtidssikre sin platform optimalt”, siger han.

Brugervenlighed bliver afgørende
Jesper Schade leder Efficios nordiske kontor i København, og han fremhæver de forhold omkring driften af et nyt system, som selskaber, uanset størrelse, bør være opmærksomme på ved investering i automatiseringsløsninger.

”Man skal sørge for, at man køber en service og ikke bare noget software. Noget der er let at integrere, som er device and user friendly, agilt og fleksibelt. Det er lettere sagt end gjort, men vinderen er dem, der formår dette og sikrer en solid implementering,” siger Jesper Schade.

Netop brugervenlighed vil være et afgørende parameter i fremtiden, spår både Christo Zeller og Henrik Stanley-Madsen. Det gælder nemlig også for den professionelle verden om at flytte den positive oplevelse, langt de fleste af os har, når vi handler online personligt, over til erhvervsindkøbssfæren.

”De gamle programmer var svære at anvende, og her skal de nye værktøjer være meget lettere og mere interaktive. Det er kravene fra forbrugerverdenen, der er rykket ind i forretningscirklerne, og derfor er det også vigtigt, at virksomhederne forstår deres behov, så det ikke bliver unødigt kompliceret for dem”, siger Christo Zeller.

Læs også: Samarbejde giver grøn medicin

Det perspektiv er Henrik Stanley-Madsen enig i, og han er samtidig optimistisk på virksomhedernes vegne.

”Som sagt, så mener jeg ikke, at virksomhederne har et reelt valg, når det kommer til automatisering på det her område, så deres mindset skal være på plads. Men masser af eksempelvis ERP-leverandører er godt i gang, og generelt er der en positiv hype omkring mulighederne i stedet for fokus på de potentielle trusler. Så med de kommende krav fra det offentlige, så skal det nok komme”, slutter Henrik Stanley-Madsen.