Indkøb i krisetider – sådan gør du

Tre ugers leveringstid er blevet til 15 uger, og man kan næsten ikke købe den samme vare til samme priser i to bestillinger i træk - hvis det overhovedet er muligt at bestille den, fordi leverandøren også oplever de samme udfordringer fra sine egne leverandører. Kender du til situationen?

”Ikke to virksomheder ens, men alligevel findes der indkøbstekniske muligheder for hvordan, man kan tilpasse sit indkøb i disse meget volatile tider”, fortæller Philip Tokmark, der er lektor på Zealand – Sjællands Erhvervsakademi. Han har derfor udarbejdet en generisk vejledning i form af et flowdiagram til indkøb i krisetider, se figuren ”How to deal with supply chain disruptions”. ’Generisk’ betyder, at den er generel samt overordnet og kan bruges på tværs af brancher og sektorer.

”Computer-genererede prognoser bliver tit utilstrækkelige, fordi prognose-modellerne er baseret på fortidens data og antager, at fremtiden bliver mere eller mindre, som det før har været.  Når hverken prisen eller leveringstiden holder vand, og ikke mindst når efterspørgslen er blevet til noget andet end, det man var vant til at se, bliver hele beregningsgrundlaget ’falsk’”, fortæller han og supplerer:

”Derfor bliver man nødt til at overskrive system-genererede beregninger og tilpasse dem til dagens og den nærmeste fremtids behov, hvis man ønsker at undgå tomme eller overfyldte lagre, der ikke kan servicere interne og/eller eksterne kunder”.

Læs også: Pandemien har foreløbig ikke ændret væsentligt på indkøbsadfærd

Tilpas model til virkelighed
Som nævnt, er flowdiagrammet generisk. Det vil sige, at det er noget overordnet, noget der ikke er case-specifik, og noget der skal tilpasses til den enkelte virksomhed.

”Som jeg altid understreger i min undervisning på flere niveauer, skal man huske at tilpasse modellerne og værktøjerne til sin virksomhed, og ikke at prøve at tilpasse virksomheden til modellerne”.

I denne generiske vejledning har Philip Tokmark taget udgangspunkt i prisstigninger og prisvolatilitet samt varens tilgængelighed (og dermed leveringstider). Fordi vejledningen handler om forstyrrelserne i forsyningskæden, tager man ikke højde for nogen udsving i efterspørgsel-siden; hvilket kan give udfordringer til indkøberen.

Undtagen de ”ukritiske” varer i indkøbsporteføljen, for alle strategiske varer, volumen-varer og flaskehalsvarer er det nødvendigt at finde et fælles fodfæste med salg & marketing, så man ikke ignorerer, hvad der foregår i nedstrøms aktiviteterne.

Læs også: Startup vil strukturere bæredygtigt indkøb

Philip Tokmark anbefaler at anvende kvalitative prognoseteknikker noget mere i det omfang, det giver mening, og i det omfang det er rentabelt, og det kan lade sig gøre. Fordi kvalitative prognoseteknikker er tidskrævende, uanset der er involveret en eller to eller flere medarbejdere i processen.

Hvornår begynder man ’at hamstre’?
Hvornår må eller skal man begynde at ’hamstre’ og opbygge et større sikkerhedslager? ”Det er et emne, som er forholdsvis mindre akademisk og fordrer mindre stueren taktik, men det kan i desto mindre vise sig at være livreddende under bestemte forhold. Det, der skal tages højde for, er ens lagerrente og ikke mindst plads”, fortæller han.

I flere steder i flowet anbefaler Philip Tokmark at udvikle bedre og mere opdaterede formler og algoritmer til de basale regnestykker, man anvender i virksomheden - lige fra sikkerhedslager, genbestillingspunkt og økonomisk ordrestørrelse.

”Der er ligeledes gode muligheder til at udvikle algoritmer til at vurdere forskellige fremtids-scenarier ved at inddrage flere parametre end dem, der allerede findes i de sædvanlige beregninger, man anvender”, fortæller han of afslutter:

”Jeg vil gerne understrege behovet for forsigtigheden, når man anvender andres værktøj”.