Logistikselskab får reelt indblik i, hvad de enkelte ydelser koster

Som den eneste importør af originale reservedele og tilbehør til Peugeot og Citroen i Danmark, Sverige og Baltikum er K. W. Bruun Logistik en meget kompleks logistikvirksomhed. Alt i alt håndterer virksomheden årligt mere end 2,1 millioner ordrelinjer fordelt på 40.000 varenumre og 350 leveringsadresser i de fem lande. Hidtil er alle administrationsomkostninger forbundet med bestilling, lagring og levering af reservedele på helt traditionel vis blevet samlet i én pulje og er herefter fordelt mellem kunderne.
Den metode har imidlertid vist sig ikke længere at være holdbar. Kundernes brug af virksomhedens serviceydelser og dermed ressourcer varierer stærkt, og én kunde, som betaler sin arbitrære andel, kan således meget vel trække på relativt flere ressourcer hos K. W. Bruun end andre kunder!

Derfor har virksomheden nu valgt en helt ny tilgang til omkostningsstyring og kundeservice. Med brug af Activity Based Management (ABM), altså aktivitetsbaseret omkostningsstyring, er det på få måneder lykkedes at opnå et mere klart billede af, hvordan omkostningerne reelt fordeler sig på hver enkelt ordrehåndtering, lige fra bestilling af reservedele hos den centrale leverandør i Frankrig og til det tidspunkt, hvor varerne leveres til den enkelte kundegruppe.

Samtlige omkostninger brydes i dag ned per aktivitet, og opdeles i hovedaktiviteter og underliggende støtteaktiviteter som fx indkøbsordrer. Det skaber gennemsigtighed i dækningsbidraget for hver enkelt ordrehåndtering. Dermed opnås et præcist indblik i, hvad kundeservice egentlig koster.

”Vores ABM model, som er udviklet i samarbejde med SAS Institute, fungerer som en dynamisk opbygget model, der kan støtte os i den daglige drift”, forklarer General Manager Michael Dahl, som allerede sidste forår - i fællesskab med den øvrige ledelse - lavede en prototype af ABM modellen.

Skal inspirere kunderne
”Hvis vi anskuer vores serviceydelser i et partnerperspektiv, skal vi i fremtiden formå at rådgive og inspirere kunderne til selv at spare omkostninger samt optimere deres interne indkøbsprocesser, så de trækker mindre på vores ressourcer. Det handler ganske enkelt om at opnå omkostningseffektivitet i partnerskab med kunden samt at synliggøre, hvordan vores omkostningsbase er skabt”, mener Michael Dahl.

K. W. Bruun Logistiks General Manager har erkendt, at der er et stigende behov for omkostningsgennemsigtighed, og ser det som et strategisk værktøj med stor betydning for den fortsatte udvikling af virksomheden. Samme synspunkt og vision deles af virksomhedens økonomichef Jens Bay, og begge er derfor stærkt optaget af, hvordan der kan skabes værdi for såvel deres egen som kundernes virksomhed i form af et effektivt logistikapparat og en fornuftig omkostningsstyring.

At finde ”cost to serve”
”Vi er en virksomhed i vækst og overvejer derfor en række nye services. Det kunne eksempelvis være afhentning af varer, returemballage og automatisk genforsyning. Sådanne opgaver forudsætter imidlertid, at vi kender omkostningerne til bunds, og dermed kan prissætte ydelserne, så vi kun satser på de lønsomme aktiviteter. Og det er netop, hvad ABM kan hjælpe os med”.

En lille kundevendt serviceaktivitet kan sagtens være forbundet med meget større omkostninger til ”støtteaktiviteter” end, man umiddelbart ser. Vi har vænnet os til at sige ”det ordner vi lige”, men vi kan jo se, at det koster mange penge,” konstaterer Michael Dahl, der som eksempel nævner, at det koster tre gange så meget at fremskaffe et sæt nye nøgler som at levere en lagervare.

Under implementeringsfasen med ABM har ledelsen i K. W. Bruun Logistik også fået et nyt og værdifuldt indblik i, hvordan virksomheden kan optimere sine interne processer, som f.eks. varemodtagelse og plukkeprocesser. Generelt er det lykkedes at afdække en lang række omkostninger, som er forbundet med manuel håndtering.

Benchmarking
”Vi er begyndt at benchmarke landene op mod hinanden og kan nu se, at nogle processer er forskellige fra land til land. En service kan f.eks. være inkluderet i den samlede pris i Sverige, men ikke i Danmark. Via ABM får vi derfor et faktuelt fundament for at diskutere rundt om ledelsesbordet, hvordan prisskelettet helt præcist skal opbygges, så det bliver ens på tværs af landene. Og med en mere ensartet datastruktur får vi også et mere ensartet beslutningsgrundlag”. I år 2009 etablerede vi et selvstændigt selskab i Sverige til at håndtere kunderne i både Sverige og Baltikum. Dermed fik vi et øget behov for at kunne redegøre for transfer pricing mellem selskaberne, og her udgør ABM tilgangen også en styrkelse. De seneste år har vi investeret i lagerautomatisering, WMS (Warehouse Management System) til elektronisk håndtering af de fysiske vareflows og senest et nyt ERP. Således er der rigtig god systemunderstøttelse for datafangst til ABM analyserne.

Michael Dahl erkender, at K. W. Bruun har haft en tendens til at opfatte sig selv som en virksomhed med en relativt enkel forretningsmodel, der køber varer et sted og sælger dem et andet sted. ”Men det er en stærkt forenklet udgave af virkeligheden, og derfor er det en stor hjælp for os, at vi nu har opbygget en model, der understøtter kompleksiteten i vores forretning”, siger han.

I begyndelsen ville vi vide alt
Det er imidlertid langt fra ukompliceret at indføre ABM. Eksempelvis kræver det tid at opbyge et skelet for modellen, lige som der skal arbejdes hårdt på at sikre kvaliteten i datafangst. Endelig kræver det som bekendt altid tålmodighed at skabe store organisatoriske forandringer i enhver virksomhed.

”Alligevel er vi i løbet af kun få måneder kommet langt. I begyndelsen begik vi den store fejl, at vi ville vide alt og pille samtlige processer fra hinanden, men det har intet med værktøjerne at gøre. I dag er vi blevet mere præcise og systematiske i vores registreringer og målinger, og det giver resultat. Vores erfaring er, at man skal have alle med på ABM-rejsen, så det ikke bliver supply chain- eller økonomiafdelingens udvidede regnemaskine, og vi er overbevist om, at såfremt man har det ledelsesmæssige mod til at drage konsekvenserne af den indsigt, man får, er det også muligt at nå langt med ABM.”

”Hvilke råd vil du give til andre virksomheder, som overvejer at indføre Activity Based Management?”
”For at forberede sig ordentligt vil det være nyttigt at møde referencevirksomheder og sætte sig ind i, hvilke erfaringer og udfordringer andre fx brancherelaterede virksomheder har haft i forbindelse med indførelse af ABM. Derudover skal man starte med at bygge en prototype, der kan fungere som en udramatisk ”tumleplads. Her kan virksomhedens ledelse og medarbejdere få sat form og struktur på det, som det hele går ud på”, siger Michael Dahl.