Sådan opnår du hurtig RoI på WMS

ROI er en bogstavsforkortelse, der er meget nyttig at kende til, når lager- og logistikledelsen kommunikerer med CEO og CFO. De tre magiske bogstaver står for Return on Investment og dækker i al enkelthed over, hvor lang tid der går, før en investering har betalt sig selv hjem igen i form af høstede gevinster. I tilfældet med WMS er de typiske gevinster færre omkostninger, højere effektivitet og bedre pluk- samt leveringskvalitet.
Den amerikanske leverandør af it-systemer til lager og logistik High Jump har i et white paper skitseret fire trin, der kan hjælpe lagerledelsen til hurtigt og sikkert at implementere et nyt WMS samt opnå en passende tilbagebetalingstid.

1.trin: Sammensæt et vinderhold
Et implementeringshold med de rette medarbejdere er den vigtigste og mest fundamentale forudsætning for succes. Implementeringsholdet skal ikke samtidig have hovedansvar for den dagloge drift. Drift og projekt skal skilles ad. Mangel på rette kompetencer og ressourcer i implementeringsprocessen vil ifølge High Jump medføre stor risiko for en fejlslået implementering. Det er væsentligt, at implementeringsholdet indeholder et bredt sæt af kompetencer, så holdets kompetence ikke bliver for snæver. Størrelsen på holdet og holdets forskellige roller vil variere afhængig af projektets omfang samt formål og virksomhedens størrelse samt type. High Jump fremhæver fire kritiske roller for holdet:
1) Projektsponsor der kan sikre rette kompetencer og ressourcer i hele implementeringsprocessen. Sponsoren skal også skærme holdet for politisk-organisatoriske distraktioner, ligesom han/hun skal definere samt kommunikere mål og fremdrift for projektet til den øvrige organisation.
2) Projektleder der kan sikre fremdriften for daglige og ugentlige aktiviteter ved at løse operationelle problemer, løbende følge på delmål og kommunikere projektstatus.
3) Drift eller brugergruppe der skal teste brugervenligheden af systemets funktioner, træne brugerne i systemanvendelsen og gennemføre den fysiske forberedelse af lageret til implementeringen.
4) IT der håndterer de tekniske aspekter af projektet såsom fx opsætning af hard- og software, udvikling af passende brugergrænseflader, etablering af back-up og genoprettelsesprocedurer etc.

2. trin: Træn holdet
Når holdet er samlet, vil der være en naturlig tilbøjelighed til at gå i gang med implementeringen med det samme. Det er dog afgørende, at holdets deltagere er trænet til at udføre den rolle, vedkommende skal udfylde i implementeringen, før startskuddet lyder. I de fleste tilfælde vil holddeltagerne ikke have tilstrækkelig viden og forståelse for WMS, da indførelse og brug af et WMS sandsynligvis netop er nyt for den pågældende virksomhed. Det vil oftest være en dårlig idé at bede holddeltagerne gennemføre et strømlinet projekt samtidig med, at de skal lære et nyt it-system at kende. Det vil indebære store risici for forsinkelser og bøvl. Det er derfor væsentligt, at hver deltager gennemfører den træning, der er nødvendig for at udføre sin rolle, før projektet går i gang. Mange leverandører af WMS er i dag meget opmærksomme på træningsdimensionen og tilbyder glimrende online træning.

3. Skab en stærk problemløsningsproces
Der vil næsten altid opstå barrierer og udfordringer undervejs, når et lager skal have implementeret et nyt it-styresystem. Det vil være en stor fordel på forhånd at etablere en fastlagt detaljeret procedure for, hvordan man griber problemer an. Når der opstår et problem, vil det være vigtigt at fastlægge:
• Hvem er ”ejeren” af problemløsning?
• Hvornår skal problemet være løst for, at implementeringsplanen ikke mister momentum?
• Hvilke ressourcer kræver problemløsningen? Hvad er ”løsningsejeren” behov for at kunne løse problemet i form af medarbejdere, tid, teknologi, information etc.?

Hvis et problem trods løsningstiltag truer projektets fremdrift, er det nødvendig at involvere relevante seniorledere, så problemet kan blive adresseret med det samme. Det er en stor fordel at operer med en åben problemliste, der er online tilgængelig, så alle berørte parter til enhver tid kan se status på projektfremdrift og problemløsninger.

4. Etabler en stærk forandringsledelsesproces
Lige meget hvor grundig og detaljeret kravspecifikationen er udført, er det ikke muligt at kende til og kortlægge alle aspekter på forhånd. Der vil altid opstå overraskelser, fordi indførelse af et nyt it-system uundgåeligt vil skabe forandringer af processer, vaner, kultur etc. Det vil derfor være væsentligt på forhånd at have etableret en stærk forandringsledelsesproces, der adresserer aspekter som fx:
• Styring af risici, kortlæg og vurder risici samt gevinster ved at gennemføre en given forandring.
• En bevidst indsats for at styrke kommunikationen og synliggørelsen, så alle berørte parter bedre kan forstå, acceptere og støtte forandringen.
• Dokumenter forandringerne så tydeligt og præcist som muligt, så både leverandører, medarbejdere og ledergruppe har de samme forventninger.