Forandringsledelse og involvering er nøglen til succes med splinternyt DC

Sveriges førende elgrossist Elektroskandia går benhårdt efter at styrke lønsomhed og effektivitet i kundernes indkøbs- og salgsorganisationer, og det kræver logistik i verdensklasse. Derfor gravede entreprenøren mandag den 30. november 2015 de første huller i jorden til det, der i løbet af 2016 bliver til Elektroskandias splinternye og moderne distributionscenter (DC) i Örebro.

Det nye topmoderne DC skal afløse det eksisterende DC, som efter mange års tro tjeneste har udtjent sin værnepligt. Elektroskandia har allieret sig med Langebæk A/S som rådgiver på hele projektet, der omfatter alt fra forstudier i 2013, leverandørkontrakter, bygninger, lagerdesign, teknologi, it, uddannelse og processer til flytteprocessen i 2017.

Det nye DC bliver placeret på en grund uden for Örebro med mindre end 20 kilometers afstand til det eksisterende DC, og det er en helt bevidst beslutning. ”Det begyndte at være vanskeligt at opretholde den høje effektivitet, vi stræber efter, i vores gamle DC, fordi de fysiske rammer er utilstrækkelige. Men vi har en stærk og rutineret medarbejderstab på cirka 250 funktionærer og lagermedarbejdere, som vi meget gerne vil fastholde. Vi er derfor glade for, at det kan lade sig gøre at bygge nyt DC så tæt på det gamle DC, og vi prioriterer højt at involvere medarbejderne i alle faser af flytteprocessen”, fortæller logistikdirektør Peter Landenberg.

Supply chain innovation
Elektroskandia er ligesom alle grossistled i stort set hele verden presset af digitaliseringen og de ændringer i markedsdynamik, som bliver skabt af internettet og den øgede transparens. ”Vores kunder forventer hurtigere leveringer, og vi leverer derfor i dag ordrer, der er bestilt inden kl. 18 senest kl. 12 dagen efter i hele Sverige bortset fra den allernordligste del af landet. Vi udvikler også hele tiden nye value added services som projektpakning og specialmærkning af produkter, ligesom vi arbejder med lagerkoncepter som vendor managed inventory og consignment stock for vores store kunder. Logistikservices er en hjørnesten i vores værditilbud til markedet, og vi investerer derfor mange udviklingsressourcer i supply chain innovation”, fortæller Peter Landenberg.

Det nye DC får et foot print på 38.000 m2. Det meste af lageret bliver med 12 meter til loftet, og det bliver suppleret af et højlager med 30 meter til loftet. Højlageret bliver et højautomatiseret og kranbetjent helpallelager. Det nye DC kommer også til at indeholde et avanceret OSR Shuttle-anlæg leveret af Knapp og vil generelt i høj grad være baseret på goods-to-man frem for man-to-goods. Det vil spare mange skridt, kørte truckkilometre og plukkertid spenderet på transport på lagergangene. Elektroskandia vil også tage et nyt WMS i brug på det nye DC. Her er valget faldet på Astro WMS fra Consafe Logistics.

Stor forandringsopgave
”Det er på alle måder en kæmpestor forandringsopgave, vi har taget hul på. Vi forandrer både de fysiske rammer, teknologien, it-styringen og processer, så forandringen kan næsten ikke blive mere omfattende. Det har naturligvis skabt uro og bekymring blandt ledere og medarbejdere, og vi har fra dag ét fokuseret massivt på at kommunikere åbent og ærligt om alle planer”, fortæller Peter Landenberg.

Elektroskandia har nedsat en change management-gruppe på fire specialister, der skal sikre, at forandringen kommer til at foregå så smertefrit som muligt. Gruppen består af en HR-konsulent, en kommunikationskonsulent og to såkaldte kulturbærere, der er erfarne medarbejdere, som har god kontakt til organisationen.

”90 procent af forandringsopgaven består i at indgå i dialog med organisationen. Vi har fra starten af sørget for et omfattende informationsflow og for at tage alle parter med på råd. Vores mål er, at alle kan føle sig så involverede og trygge som muligt”, fortæller han.

Virksomheden planlægger et grundigt træningsprogram i både systemer og processer for udvalgte superbrugere, der så igen skal træne og støtte resten af organisationen.

Flytter kun én gang
Hele projektet med at planlægge, bygge og flytte til det nye DC vil efter planen tage sammenlagt tre år, og de nye bygninger vil stå klar ved årsskiftet 2016/17. Varelageret på pt. 42.000 lagervarer og i alt 250.000 skaffevarer vil efter planen blive flyttet i efteråret 2017.

”Virksomheden flytter kun DC én gang i en overskuelig tidshorisont, så for organisationen er flytteprocessen en helt ny oplevelse. Langebæk A/S udfører denne slags flytninger om ikke dagligt så i hvert fald regelmæssigt og har derfor naturligvis en helt anden ekspertise i, hvad der skal til”, fortæller Peter Landenberg og supplerer:

”Det er væsentligt for os at have en rådgiver med, der kan tilføre kompetence, sikkerhed og tryghed til etablerings- og flytteprocessen. Det gælder hele vejen rundt fra økonomi og kontrakter til bygninger, teknologi, processer og uddannelse”.