Planlæggerens tre vigtigste opgaver er kommunikation, kommunikation og kommunikation

”Vores største udfordring er ikke længere at beregne efterspørgslen, men at formidle, forstå og skabe fælles ejerskab på tværs af organisationen,” fortæller han.

For bare få år siden bestod Magnus Hauges arbejdsdag primært af otte timer i APO og Excel. I dag er hans rolle radikal forandret. ”Med værktøjer som SOPHub og Power BI er den tekniske del blevet nemmere. Nu handler det om at være en slags intern tolk – mellem salg, produktion og økonomi”, forklarer han. Den digitale transformation har automatiseret mange af de manuelle processer, men den har også afdækket et endnu større behov for klar, målrettet kommunikation. ”Vi kan have verdens bedste data, men hvis ikke vi formår at formidle dem rigtigt til de rette mennesker, er de absolut intet værdi”, pointerer han.

Det gør han med afsæt i otte års erfaring som en del af demand planning-holdet i Royal Unibrew. I skrivende stund er han netop skiftet til at arbejde med planlægning i forsyningskæden for Christiania Bike, men denne artikel er baseret på hans erfaringer fra tiden i det store bryggeri.

Royal Unibrew opererer i over 70 lande med et bredt udvalg af øl, sodavand og alkoholfrie drikke, er et klassisk eksempel på en virksomhed, hvor siloer mellem afdelinger kan true effektiviteten. Her er demand plannerens rolle ifølge Magnus Hauge ikke længere kun at levere tal, men at bygge bro mellem ikke mindst følgende tre forskellige verdener: 

• Salgets fleksible, kundefokuserede tilgang, 
• produktionens stramme planlægning og 
• økonomiens krav om præcision.

Tre nøgleprincipper for effektiv kommunikation

1. Fælles forståelse undgår konflikter

”Ingenting dræber en diskussion hurtigere end personangreb, eller når folk tager kritik personligt”, siger Magnus Hauge. I Royal Unibrew er alle data internt tilgængelige – ingen information er skjult, men udfordringen ligger i at filtrere og formidle det relevante. ”Vores prioritering skal være klar: Hvad sker der i produktionen? Hvad sker der på markedet? Og hvordan påvirker det os?”

Han understreger vigtigheden af:

• Transparens: Alle ved, hvad der foregår, og ingen problemer fejes ind under gulvtæppet. ”Hvis vi har solgt over prognose, handler det ikke om at pege fingre, men om at finde en løsning og høste læringen, så vi bliver klogere og bedre”.
• Ejerskab: Salg ejer prognosen, produktion ejer planen. ”Når ansvaret er tydeligt, undgår vi misforståelser”.
• Struktur: Faste møder som Supply Status (ugentligt), S&OE (ugentligt) og Demand Review (månedligt) sikrer, at alle er på samme side. ”Vi mødes fysisk en gang om året og prøver at indføre månedlige opfølgninger. Det er afgørende for at bryde siloerne”.

2. Fælles ansvar skaber resultater

Når udfordringer opstår – for eksempel kapacitetsmangel eller forsinkelser – er tidlig og ærlig kommunikation afgørende. ”Hvis vi ved, at vi kommer til at mangle lager af en ny produktvariant, informerer vi salg med det samme. Så kan vi sammen finde en løsning”, siger Magnus Hauge.

Et konkret eksempel er prioriteringen af produktionskapacitet: ”Vi kan producere X antal dåser – lad os tale om, hvornår og hvor meget af hver variant”. Ved at involvere salg i prioriteringen skabes der fælles ejerskab til beslutningerne.

3. Tilpas sprog og tilgang til modtageren

En demand planner taler med mange forskellige typer mennesker – og her er det ifølge Magnus Hauge vigtigt at tilpasse kommunikationen til den personlighedstype, man kommunikerer med. ”Det er min erfaring, at personlighedstest udført sammen med kollegaer kan være en rigtig god idé, fordi de giver indsigt i forskellige menneskers forskellige behov for kommunikationsform”, fortæller han og lister et par (anonymiserede) eksempler:

• Over for produktion – for eksempel ’Mads, 49 år, erfaren planlægger’:
  • Giv præcise data og SKU-numre.
  • Vær rimelig og konkret i dine ønsker.
  • Hjælp med at prioritere, og spørg i stedet for at kræve.
• Over for salg - for eksempel ’Svend, 42 år, salgsdreven’:
  • Vær fast, men ikke stivsindet.
  • Forklar hvorfor og hvordan – salg tænker i kunder, ikke i tal.
  • Skjul ikke dårlige nyheder. ”De hader overraskelser.”
• Over for økonomi - for eksempel ’Elisabeth, 28 år, finansiel controller’:
  • Tal i tal og data – ikke anekdoter.
  • Respekter hierarkiet og inkluder salgsrepræsentanter i forklaringerne.
  • Vær direkte – ”fortæl, omskriv ikke”.

Læs også: Fremtidens supply chain starter med enkelhed – ikke AI

Når kommunikationen fejler

Selv de bedste intentioner kan gå galt. Magnus Hauge nævner to klassiske faldgruber:

1. Tekniske fejl ødelægger tilliden: Hvis et system som Power BI går ned, kan det tage måneder at genopbygge tilliden til dataene. ”Pludselig hører man hele tiden: ’Er tallene korrekte?’”
2. Forkert kommunikation til forkert målgruppe: ”At vise 50 tabeller for CFO’en, når han egentlig vil have et overskueligt regnskab, er spild af tid.”

En anden udfordring er misforståelser, der ikke rettes op. ”Hvis finansafdelingen fortsat bruger betegnelsen ’SOPHUB’ i stedet for ’prognose’ eller ’forecast’, viser det, at vi ikke har formået at skabe en fælles forståelse”.

Succes kræver mere end tal

Magnus Hauges erfaringer peger på, at den moderne demand planner skal være lige så god til psykologi som til logistik. ”Vi bruger 90 procent af tiden på at håndtere mennesker og 10 procent på teknik. Det er ikke længere nok at være god til Excel – du skal kunne læse mennesker, forstå deres motiver og tilpasse din kommunikation.”

Hans råd til ledere i forsyningskæden er klart:

• Invester i relationer mellem afdelingerne. Fysiske møder og uformelle samtaler (”social runs”) er lige så vigtige som de formelle processer. ”Jeg småsnakker med sælgere, produktionsfolk og økonomimedarbejdere mindst ’en gang dagligt: Hvordan gik det med padel i går? Hvordan har din hund det? Hvad skete der til forældremødet i din søns børnehave forleden? Det er ikke så vigtigt, hvad snakken indeholder, det handler om at etablere forbindelse, ro, tillid og tryghed”, fortæller han.
• Træn medarbejderne i kommunikation. Personprofilering kan være et nyttigt værktøj til at forstå, hvordan forskellige kollegaer bedst modtager information. ”Har min samtalepartner forstået det rigtigt? Tjek det ved at stille spørgsmål – gerne på forskellige måder”, lyder hans råd.
• Gør data tilgængelige, men også forståelige. Det nytter ikke at have avancerede dashboards, hvis ikke folk ved, hvordan de skal bruge dem.

Mennesker før maskiner

Royal Unibrews rejse viser, at selv i en datadrevet verden er menneskelig interaktion den afgørende faktor for succesfuld demand planning. ”Teknologien hjælper os med at se mønstrene, men det er først, når vi formår at kommunikere dem effektivt, at vi skaber værdi”, slutter Magnus Hauge.

For ledere i forsyningskæden er budskabet fra Magnus Hauge tydeligt: ”Prioriter kommunikation som en kernekompetence. Uden den risikerer vi, at selv de mest avancerede planlægningsværktøjer ender som dyre papirvægte”.