Strategisk indkøb på DTU flytter millioner over i forskning
De sidste fem år har indkøbsafdelingen på DTU haft vokseværk og skabt flercifrede millionbesparelser, som kommer forskningen til gode. Men ambitionerne er endnu større. Ledelsesinformation og e-handels-system skal give nye effektiviseringer.
SAS læser varelinjerne i tusindvis af modtagne fakturaer. Denne viden bliver delt med institutledelser og indkøbere i hele koncernen for at skabe størst mulig transparens, siger koncernindkøbschef Rasmus Kaae Bauer fra DTU. Foto: Torben Nielsen..
DTU uddanner fremtidens ingeniører og leverer forskning i international skala. Jo færre omkostninger DTU har til indkøb, jo flere midler har DTU til at forske og uddanne.
Det er filosofien bag den centrale økonomiafdelings indkøbsfunktion, som siden 2007 er gået fra en-mandshær til ti indkøbsmedarbejdere. Ti årsværk er i sig selv en omkostning, kunne man indvende, men gevinsterne ved koordineret indkøb og proceseffektiviseringer flytter årligt flytter mere end 50 millioner kroner fra indkøb til forskning.
Vi samkører i højest mulig grad vores indkøb på tværs af organisationen. Det handler især om de områder, hvor vi indkøber tilbagevendende og standardiserede varer og serviceydelser. Men vi gør det nu også på de mere forskningsrelaterede områder, hvis vi kan se et potentiale, siger koncernindkøbschef Rasmus Kaae Bauer fra DTU.
Overblik over indkøb
Det altafgørende for at kunne agere strategisk er overblik. Da jeg startede på DTU for fem år siden var den største opgave at få overblik. Jeg havde adgang til regnskabsdata på kontoplanniveau, men regnskabsdata og data til brug for indkøbsanalyse er to forskellige størrelser. I indkøbsanalyse er det nødvendigt at have adgang til præcise fakturadata i en kategoriseret orden, der tager udgangspunkt i en indkøbslogik. Det er forudsætningen for at kunne identificere og realisere gevinstpotentialer, siger Rasmus Kaae Bauer.
Han tilføjer: Nu har vi SAS indkøbsanalyse, som giver os rige analysemuligheder. Løsningen læser maskinelt varelinjerne på alle DTUs elektroniske fakturaer og placerer dem i indkøbskategorier. Nu ved vi med stor nøjagtighed, hvad vi rent faktisk køber inden for forskellige indkøbskategorier, og hvor dygtige vi er til at bruge vores indkøbsaftaler, og vi ved, hvor mange indkøb, der ikke er omfattet af indkøbsaftaler.
Indkøb bliver en sport
Vi har sat som mål, at vi gennemsnitligt skal udnytte vores indkøbsaftaler i 80 procent af tilfældene. En afgørende faktor for at lykkes med dette er, at de mere end 1.500 rekvirenter og 150 indkøbskoordinatorer i koncernen kender aftalerne og ved, hvordan de skal bruge dem".
<p>Nu ved vi med stor nøjagtighed, hvad vi rent faktisk køber inden for forskellige indkøbskategorier </p>
Rasmus Kaae Bauer, koncernindkøbschef på DTU
"Det er også vigtigt, at lokale indkøbsansvarlige og indkøbskoordinatorer kan få overblik over enhedens indkøb og følge brugen af aftalerne. Vi nåede målet i 2011, men forventer, blandt andet som følge af stigningen i indkøbsvolumen, at vi lander på cirka 75 procent i 2012. Derfor sætter vi ind med bedre ledelsesinformation til organisationen, så DTU kan flytte endnu flere millioner fra indkøb til forskning, siger Rasmus Kaae Bauer.
Et nyt internt e-handels-system med et varesortiment bestående af godkendte varer fra aftale-leverandører skal også gøre det endnu nemmere og mere tilgængeligt for alle at købe ind på den rigtige måde.
Artiklen er skrevet i et samarbejde med journalist Sven Hauge fra www.trialog.nu.
