Sukkerfabrikker har raffineret indkøbet af værktøj

”Vi skal producere 12 måneders omsætning på fire måneder, så der er ikke noget, der må gå galt. Det er vigtigt, at vi har får de ting, vi skal bruge, når vi skal bruge dem, så vi ikke får pauser eller stop i produktionen af sukker”.  

Sådan lyder det fra Ole Eichner-Larsen, der er indkøbschef i Nordic Sugar med ansvar for at servicere sukkerkoncernens to fabrikker i Nakskov og Nykøbing Falster med alt, hvad der skal bruges af værktøj, reservedele, tekniske artikler samt serviceydelser.   

Han forklarer, at fabrikkerne kører i døgndrift alle ugens syv dage fra sukkerroerne høstes medio september og cirka fire måneder frem. Resten af året går med at rengøre, efterse, vedligeholde og forbedre produktionsudstyret og installere nye anlæg. 

Tidskrævende skruenøgleforhandlinger
Ole Eichner-Larsen har, siden han kom til koncernen for 15 år siden, arbejdet på at effektivisere indkøbsprocessen blandt andet ved at samle indkøbene på færre leverandører. Forbedringspotentialet var stort, fortæller han: ”Vi havde 250 leverandører af værktøj og tekniske artikler. Så der var nogen, jeg ringede til, mens kollegaen ved skrivebordet to meter væk ringede til nogle andre. Det var tidskrævende, og vi skulle forhandle priser hver gang”.

Det var med andre ord ikke særlig rationelt – men det er der blevet rettet op på siden. I dag er de 250 leverandører reduceret til en 20-30 stykker, hvor Lemvigh-Müller leverer størstedelen af det værktøj og de tekniske artikler, der bliver brugt til den almindelige drift og vedligeholdelse af fabrikkerne: ”Det kører meget nemt. Vi bestiller varerne elektronisk, og får det vi skal bruge til tiden. Vi har en samhandelsaftale med Lemvigh-Müller, så priserne ligger fast, og mine medarbejdere skal ikke bruge tid på at ringe rundt og spørge om prisen på en skruenøgle,” siger Ole Eichner-Larsen.

Fra 12 til syv medarbejdere
Strategien med at samle indkøbene hos så få leverandører som muligt har givet synlige besparelser. Blandt andet er de gået fra 12 til syv medarbejdere i indkøbsafdelingen: ”To af de medarbejdere, jeg sparede væk, sidder faktisk hos Lemvigh-Müller i Slagelse. Det er en stor fordel, at de kender os indefra. Hvis vi sender dem et billede af et produkt, og spørger om de kan skaffe det, så gør de det – og de ved, at hvis vi siger, det haster, så er det alvor”, siger Ole Eichner-Larsen.

Automatiseret indkøb – med gode billeder
Som hovedregel foregår indkøbet dog ikke på den ’håndholdte’ måde, hvor Nordic Sugar sender produktbilleder til Lemvigh-Müller med elektronisk post. Tværtimod er indkøbsprocessen digitaliseret. Nordic Sugar kører nemlig EDI, også kaldet elektronisk samhandel, og har en løsning, hvor ordreafgivelse og ordrebekræftelse foregår helt automatisk ved, at Nordic Sugars økonomisystem udveksler data med Lemvigh-Müller.

Det sparer Ole Eichner-Larsens medarbejdere for noget tastearbejde – og samtidig minimerer det risikoen for, at der sker fejl, fordi medarbejderne ikke skal taste lange varenumre ind, når de køber varer.

Herudover har Nordic Sugar også ’punchout’, en løsning hvor Nordic Sugars ERP-system er integreret med Lemvigh-Müllers webshop. Indkøberne får på den måde hele webshopoplevelsen - komplet med billeder, priser, lagerstatus, produktdata og varebeskrivelser, men ordrerne bliver automatisk overført til deres eget system.

Især det med billederne er Ole Eichner-Larsen glad for. For det er nemt at forholde sig til:

”Tit kommer folk fra produktionen og siger, at de skal bruge tekniske artikler, og så kan vi hurtigt søge billeder frem i webshoppen og sige ’der er de her fire muligheder, hvilken skal det være?’”.

Løsningsorienteret leverandørsamarbejde
EDI, punchout og andre e-handelsløsninger er afgørende for Nordic Sugars valg af leverandører. De skal ikke bare kunne levere en vare, men også være i stand til at håndtere elektronisk samhandel – og generelt være løsningsorienterede:  

”Vi har opbygget et virkelig godt samarbejde med Lemvigh-Müller gennem årene og får en god service. Hvis tingene brænder på, finder vi altid en løsning sammen”, slutter Ole Eichner-Larsen.